Comment faire un organigramme sur Excel en quelques manipulations

Si vous avez déjà travaillé avec Excel sur une version antérieure à 2007, vous vous souvenez sans doute de la complexité de créer un organigramme.

Nous devions alors créer des formes, les dimensionner à la bonne taille, les aligner correctement, positionner le texte correctement et nous passions un temps considérable à effectuer toutes ces actions.

Depuis la version 2007, Microsoft Office a créé une nouvelle fonction permettant de réaliser facilement et rapidement un organigramme grâce à une nouvelle fonctionnalité appelée SmartArtet que nous allons découvrir ici.

Vous trouverez cette fonctionnalité dans l’onglet Insertion, et dans le groupe Illustrations.

En cliquant sur cette fonction, une nouvelle fenêtre s’ouvre alors avec toutes les possibilités que nous offre les graphiques SmartArt.

Comme nous souhaitons créer un organigramme, nous allons sélectionner Hiérarchie où Excel nous proposera plusieurs dispositions possibles.

Prenons tout simplement la première disposition pour notre exemple.

 

Le modèle vierge s’insère dans notre feuille Excel. Celui-ci est composé de 5 blocs sur 3 niveaux et d’une fenêtre à sa gauche pour saisir notre texte et organiser nos blocs.

Nous pouvons voir également qu’Excel nous a créé un nouvel onglet nommé  Outils SmartArt et composé d’un onglet Création et un onglet Format et qui nous permettrons de personnaliser notre organigramme.

Pour saisir notre texte, nous pouvons soit utiliser la fenêtre de gauche, soit le saisir directement dans le bloc voulu.

Commençons donc par saisir nos données dans les blocs du modèle.

Vous verrez qu’en saisissant nos textes, la taille de notre police s’adapte automatiquement au bloc qui le contient.

Imaginons que nous souhaitons ajouter sous la responsabilité directe du P.D.G., Madame DURAND Martine, Directrice Administrative.

Nous allons dans un premier temps, nous positionner sur le bloc du P.D.G. et dans l’onglet Création de l’outil SmartArt et le groupe Créer un graphique, nous pouvons voir la fonction Ajouter une forme.

 

En cliquant sur la flèche permettant de dérouler le menu, nous avons plusieurs possibilités.

Dans notre exemple, nous souhaitons ajouter un bloc sous la responsabilité du P.D.G. et nous allons donc cliquer surAjouter la forme en dessous. La forme s’insère automatiquement sous la responsabilité de DUPONT Nicolas.

Procédez de la même façon pour chaque ajout et n’hésitez pas à redimensionner votre organigramme pour que cela soit plus lisible si vous avez beaucoup de niveaux.

Une fois votre organigramme créé, vous pouvez facilement le personnaliser.

Vous pouvez par exemple, déplacer les blocs, promouvoir ou abaisser un bloc de niveau par le groupe Créer un graphique.

 

Vous pouvez aussi en changer la disposition à l’aide du groupe Dispositions avec un modèle prédéfini.

Vous pouvez en modifier le Style dans le groupe Styles SmartArt ou encore en modifier les couleurs.

Une fois votre organigramme crée, vous pouvez ne plus afficher la fenêtre de gauche, soit en cliquant sur une cellule en dehors de votre organigramme soit en cliquant simplement sur la croix de cette fenêtre.

Pour la faire réapparaitre, il vous suffira de cliquer sur la flèche suivante.

Un nouveauté d’excel 2010, la création de graphique sparklines

Nouvelle fonctionnalité d’Excel depuis sa version 2010, les graphiques sparklines permettent d’afficher les tendances des données.

Bien plus petit qu’un graphique Excel traditionnel, les graphiques sparklines s’insèrent dans une cellule de la feuille de calcul afin d’afficher une représentation illustrée de ses données.

Prenons un tableau suivant de suivi des ventes des commerciaux pour le trimestre 1 :

Dans la colonne H, vous pouvez voir que j’ai intitulé ma colonne Tendance pour afficher la tendance pour chaque commercial.

Pour cela, nous allons nous positionner dans la cellule H4 correspondant au Commercial 1 et dans l’onglet Insertion, nous pouvons voir le groupe intitulé Graphiques Sparklines.

Pour insérer une tendance sous forme de courbe, nous allons donc tout simplement cliquer sur cette fonction

Une nouvelle fenêtre s’ouvre pour que nous puissions sélectionner les données pour lesquelles nous souhaitons une courbe de tendance. Il nous suffit alors de cliquer sur l’icône de gauche pour choisir nos cellules.

La seconde partie de cette fenêtre, nous demande de sélectionner la cellule où nous voulons que notre graphique sparkline s’affiche ; Comme nous nous étions déjà positionné dans la cellule choisie, Excel nous indique automatiquement son emplacement, à savoir H4 dans notre exemple.

Sélectionnons la plage de données voulue qui dans notre exemple concerne les valeurs contenues dans les cellules B4 à G4.

On clique sur Ok et notre graphique sparkline s’affiche dans notre cellule.

Pour les cellules suivantes, il ne nous reste plus qu’à recopier le contenu de la première cellule vers le bas en sélectionnant le coin en bas à droite de la cellule.

Cela nous permet d’avoir une représentation graphique qui rend tout de suite les données chiffrées bien plus « parlantes » que de simples nombres.

En vous positionnant sur n’importe quelle cellule comprenant un graphique sparkline, vous pouvez observer qu’Excel nous a créé un onglet supplémentaire « Outils sparkline » qui nous permettra de modifier rapidement le style si celui-ci nous convient pas, de modifier les couleurs, de modifier les données si nécessaire, etc.

Nous pouvons notamment, par exemple, afficher le point le plus haut (le montant des ventes le plus élevé pour notre exemple) et le point le plus bas pour chacun des commerciaux en cochant simplement les cases dans le groupe Afficher de cet onglet.

Pour bien différencier les deux points, n’hésitez pas à modifier leur couleur à l’aide de la fonction Couleur de marqueur.