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Cacher une colonne ou une ligne sur Excel

Certaines fois, lorsqu’on reçoit un fichier excel, on peut se rendre compte que certaines lignes ou certaines colonnes sont manquantes. En réalité, la plupart du temps elles sont cachées, elles sont masquées. C’est ce que nous allons voir, comment masquer et démasquer des colonnes sur Excel. Si l’autre possibilité peut être de figer une colonne ou une ligne sur excel, on utilise très souvent le masquage pour avoir une vue plus synthétique.

Comment masquer une colonne sur Excel?

C’est une opération très pratique lorsque les tableaux présentent trop de données. Sans pour autant créer un nouveau tableau ou supprimer définitivement des données, c’est une façon de les mettre de côté. Cette mise de côté est très utiliser. Mais le problème réside dans les fichiers partagés. (typique pour les utilisateurs de la suite Microsoft 365)
En effet, celui qui masque une colonne ou une ligne oublie souvent de la reposer. Ce qui créé des mauvaises surprises pour celui qui ne sait pas masquer ou démasquer une colonne. Voilà donc pourquoi il faut comprendre comment ça marche !

Pour masquer une colonne sur excel, il faut d’abord sélectionner la colonne en question. Dans l’exemple ci-dessous, nous avons sélectionner la colonne D.

Ensuite, il faut faire un clic droit sur le haut de la colonne, au niveau de la sélection. Le menu contextuel apparaît, ce qui vous permet de voir en bas : « Masquer ».

Il ne reste plus qu’à cliquer pour valider votre choix et la colonne disparaîtra. Du moins, elle va être masquée.

En effet, en regardant de plus prêt on voit que la colonne « D » n’est plus visible, la colonne de texte dans lequel nous avions posé le mot « test » a disparu. Mais le fait de voir que les noms de colonne passent directement de C à E, montre que la colonne est juste mis de côté.

Cacher une ligne sur excel : procédure identique que pour une colonne.

En effet, rien de compliqué. Pour cacher une ligne sur excel, c’est la même procédure. C’est quelque chose qu’on utilise moins puisque la plupart des tableaux excel sont créés avec les catégories en colonnes.

Par conséquent, comme pour la colonne, il faut sélectionner la ligne en premier. Ensuite, faire un clic droit à la base de la ligne. Sélectionner « Masquer ». Et cliquer dessus pour faire disparaître provisoirement la ligne.

Faire réapparaître une colonne ou une ligne Excel après qu’elle ait été masquée.

A nouveau, rien de compliqué ! Et c’est quelque chose que vous pouvez appliquer à tous les tableurs. Vous pourrez même utiliser cette technique sur l’intégration de tableau dans un CMS ou un éditeur de texte, ce qui est bien pratique.

Pour retrouver ce que vous avez caché au préalable, il faut faire la même procédure. La différence sera qu’il faut placer votre souris entre les deux colonnes. Votre souris va alors se transformer en « double flèche ».

Ensuite il faut cliquer sur le clic droit de votre souris. Le menu contextuel apparaît à nouveau. Vous choisirez « afficher » et alors, la colonne va à nouveau apparaître.

C’est la même procédure pour la ligne. Pour la faire réapparaître, il suffira juste de placer la souris en bon endroit et de cliquer sur afficher dans le menu contextuel.

La correction automatique sous Excel 2007

Vous ne le savez peut-être pas mais par défaut, Excel est déjà configuré pour corriger automatiquement certaines données. Par exemple, Excel supprimera automatiquement la 2ème majuscule d’un mot ou encore ajoutera une majuscule aux noms des jours.

Vous pouvez personnaliser cette fonction en ajoutant des mots à corriger si régulièrement vous faites des fautes de frappe sur un même terme ou encore ajouter des abréviations ou acronymes que vous utilisez régulièrement.

Pour accéder à cette fonction, vous devez aller chercher dans les options d’Excel.

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En cliquant donc sur « Options Excel », une nouvelle fenêtre va s’ouvrir et en cliquant sur « Vérification », vous accéderez aux options de correction automatique.

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En cliquant sur « Options de correction automatique », vous verrez apparaître dans une nouvelle fenêtre les corrections qui sont déjà activées par défaut et dont on a parlé plus haut et si vous utilisez la liste déroulante, vous pourrez voir que de nombreux termes sont déjà corrigés par Excel lui-même.

Imaginons que vous faites systématiquement la même faute au mot « données » et que vous oubliez à chaque fois le dernier « e ».

Dans ce cas, il vous suffit d’indiquer dans « Remplacer » le mot sur lequel vous faites la faute et d’indiquer dans « Par », le bon terme. Vous cliquez ensuite sur « Ajouter » et Excel vous corrigera automatiquement ce mot.

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Vous pouvez également par le même principe ajouter des symboles ou acronymes, comme par exemple, demander à Excel qui, quand vous tapez USA, vous le corrige ainsi : U.S.A.

Créer une base de données Excel pour faire un publipostage avec Word

Préparer une base de données de nom sur Excel et s’en servir ensuite sur Word

Pour envoyer un courrier à plusieurs destinataires où seuls les coordonnées et quelques informations diffèrent, nous allons voir comment créer une base de données sous Excel et utiliser cette même base pour faire un publipostage avec Word.

Pour réaliser un publipostage, nous devons dans un premier temps créer une base Excel qui comportera toutes les informations nécessaires pour réaliser notre fusion.

Nous créerons par la suite notre courrier type sur Word en utilisant la fonction publipostage afin que Word puisse aller chercher toutes nos données dans notre base Excel.

Imaginons que nous devons envoyer un courrier à tous les parents d’une classe de 5ème pour les informer des résultats scolaires de chacun des élèves.

Nous allons donc commencer par ouvrir Excel et créer la base qui nous servira de source de données en indiquant toutes les informations dont nous aurons besoin sur notre courrier.

Attention, la première ligne de votre base doit uniquement indiquer les en-têtes de vos colonnes.

Si vous souhaitez ajouter un titre à votre tableau, utiliser la fonction En-tête dans l’onglet Insertion mais vous ne devez pas ajouter de ligne entre votre ligne comportant les titres de vos colonnes et la première ligne de votre tableau.

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Notre tableau comportera ainsi toutes les coordonnées des parents, le prénom de l’élève, les notes obtenues ainsi que sa moyenne et les commentaires éventuels des professeurs.

Il ne nous reste plus qu’à saisir nos informations :

liste word pour publipostage

Nous avons terminés sur Excel et il nous suffit maintenant d’enregistrer notre fichier à l’emplacement souhaité et à le fermer.

Dans la seconde étape, nous allons travailler sur Word pour créer notre courrier type et insérer nos champs de fusion correspondant à notre fichier Excel et pouvoir ainsi effectuer notre publipostage.

Une fois saisie l’expéditeur, le lieu et la date, nous devons dans l’emplacement « Destinaire » que je vous ai indiqué par un carré rouge, devoir insérer les champs de fusion correspondants aux intitulés de nos colonnes de notre fichier Excel et pour cela, nous allons travailler avec les fonctions de l’onglet Publipostage de Word.

base de donnée excel pour publipostage

 

La première fonction Démarrer la fusion et le publipostage nous permet d’indiquer sur quel type de document nous travaillons.

Par défaut, Word nous indique Document Word normal. Pour notre exemple, s’agissant d’une simple lettre, nous pouvons soit laisser ce type de document, soit sélectionner Lettres mais ce qui est intéressant, c’est que nous voyons que nous pouvons également faire des publipostages sur des étiquettes ou des enveloppes par exemple en fonction de nos besoins.

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Une fois le type de document sélectionné, nous allons lier notre document Word à notre base Excel et pour cela nous allons utiliser la fonction Sélection des destinataires et sélectionner Utiliser la liste existante étant donné que nous avons créé notre base Excel contenant les informations dont nous avons besoin.

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Une nouvelle fenêtre Sélectionner la source de données s’ouvre alors et nous allons rechercher notre fichier Excel à l’emplacement où nous l’avons enregistré.

Ensuite, soit vous double-cliquez sur votre fichier soit vous le sélectionnez et cliquer sur le bouton Ouvrir qui se trouve en bas à droite de la fenêtre.

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Une fois votre fichier ouvert, vous voyez apparaître une nouvelle fenêtre Sélectionner le tableau  vous permettant de sélectionner la feuille de votre classeur Excel qui contient les données que vous voulez utiliser pour votre publipostage. Un petit conseil, nommer vos feuilles pour vous y retrouver plus facilement sinon par défaut Excel les nommera Feuil1, Feuil2, Feuil3, etc.

Je sais que mes données se trouvent sur la feuille que j’ai nommé en amont Notes du 1er trimestre, je la sélectionne et utilise le bouton Ok pour valider.

Vérifiez toujours que la ligne qui indique « La première ligne de données contient les en-têtes de colonnes » soit bien cochée ; Elle l’est normalement par défaut mais un petit coup d’œil ne sera pas superflu car c’est une fonction important car c’est ainsi que vont être nommés nos champs de fusion.

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Une fois mon fichier et ma feuille sélectionnés, nous pouvons voir que de nouvelles fonctions sont maintenant utilisables dans le bloc Champs d’écriture et d’insertion de mon onglet Publipostage, ce qui n’était pas le cas avant, ces fonctions étant grisées et inaccessibles.

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La fonction qui va nous intéressée ici est Insérer un champ de fusion et en cliquant dessus, je vois que je retrouve toutes les en-têtes de mes colonnes de ma base de données Excel.

Nous nous positionnons donc là où nous souhaitons insérer nos champs de fusion et nous les indiquons un par un.

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Dans notre encart où nous devons indiquer le destinataire, nous insérons donc les champs « Titre », « Nom », « Adresse », « Code_Postal » et « Ville ».

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Nous pouvons maintenant continuer notre courrier et insérer au fur et à mesure nos champs de fusion là où c’est nécessaire, toujours en utilisant la fonction Insérer un champ de fusion.

Notre courrier est terminé !

Je vous conseille d’enregistrer votre lettre type avant de démarrer le publipostage. Ainsi, dans notre exemple, nous pourrons utiliser la même lettre pour envoyer les notes du second  trimestre et il ne nous restera juste à sélectionner une autre feuille de notre classeur ou un autre fichier grâce à la fonction Sélection des destinataires et à modifier notre source de données.

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Pour la dernière étape, il nous reste à fusionner nos lettres et pour cela, nous allons utiliser la fonction Terminer & fusionner de l’onglet Publipostage.

Si nous cliquons sur la flèche permettant de dérouler toutes les options, nous voyons que nous avons plusieurs possibilités : Modifier des documents individuels, Imprimer les documents, Envoyer des messages électroniques.

Avant d’imprimer, nous voulons être sûr de ce que donne nos courriers, nous allons donc sélectionner Modifier des documents individuels

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Une fois que vous avez cliquez sur Modifier des documents individuels, vous pouvez voir une nouvelle fenêtre apparaitre intitulée Fusion avec un nouveau document et par défaut, Fusionner les enregistrements, le choix  « Tous » est coché.

Pour notre exemple, nous allons laisser ainsi mais vous pourriez tout à fait ne fusionner que certaines lignes avec le choix « De :          A :        »

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Nous validons avec la touche Ok et un nouveau fichier s’ouvre alors avec toutes nos lettres personnalisées ; Tous les champs de fusion que nous avions inséré dans notre lettre type ont été remplacés par les données de notre fichier Excel.

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Insérer une ou plusieurs feuilles dans un classeur avec Excel 2010

Quand vous ouvrez un nouveau document avec Excel, votre classeur est, par défaut, composé de 3 feuilles, nommées Feuil1, Feuil2, Feuil3

Inserer feuille - 1

Pour insérer une nouvelle feuille à votre classeur, vous avez plusieurs possibilités :

Si par exemple, nous voulons insérer une nouvelle feuille entre la Feuil2 et la Feuil3, nous allons dans un premier temps cliquer sur le Feuil3 et dans le groupe Cellule qui se trouve dans l’onglet Accueil, nous pouvons voir la fonction Insérer.

Inserer feuille - 2

En cliquant sur la petite flèche de la fonction Insérer et qui nous permet de dérouler les actions, nous voyons que nous avons la fonction Insérer une feuille et nous n’avons plus qu’à cliquer dessus.

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Une nouvelle feuille s’insère entre la feuille 2 et la feuille 3.

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Par défaut, celle-ci est nommée Feuil4, mais vous pouvez la déplacer en la glissant avec votre curseur ou la renommer soit en faisant un clic droit sur cette feuille ou en utilisant la fonction Format du groupe Cellules.

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Comme indiqué plus haut, nous avons plusieurs possibilités pour insérer une feuille.

Comme pour la plupart des actions que nous souhaitons effectuer dans Excel, nous avons toujours une façon de faire en passant par le ruban Excel et une façon rapide d’effectuer cette même action.

Pour gagner du temps, vous pouvez donc tout simplement cliquer sur le symbole suivant pour insérer automatiquement une feuille à la suite des précédentes.

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Ou encore, pour insérer une feuille entre deux déjà existante, vous pouvez simplement faire un clic droit sur la feuille et vous retrouvez la fonction Insérer que nous avons vu en passant par le groupe Cellules.

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Comme vous pouvez le voir, vous pourrez également Supprimer une feuille, Renommer une feuille ou encore Déplacer ou copier une feuille.

Le clic droit est un gain de temps extraordinaire et deviendra vite un automatisme mais il est toujours bon de savoir où nous pouvons effectuer cette même action en passant par le ruban Exel.

 

Pour insérer plusieurs feuilles simultanément, vous effectuerez les mêmes actions mais en amont vous devez, en maintenant enfoncé la touche Maj de votre clavier, sélectionnez le nombre d’onglets de feuille existantes correspondant au nombre de feuilles que vous souhaitez insérer.

Créer un organigramme avec Excel 2010

Comment faire un organigramme sur Excel en quelques manipulations

Si vous avez déjà travaillé avec Excel sur une version antérieure à 2007, vous vous souvenez sans doute de la complexité de créer un organigramme.

Nous devions alors créer des formes, les dimensionner à la bonne taille, les aligner correctement, positionner le texte correctement et nous passions un temps considérable à effectuer toutes ces actions.

Depuis la version 2007, Microsoft Office a créé une nouvelle fonction permettant de réaliser facilement et rapidement un organigramme grâce à une nouvelle fonctionnalité appelée SmartArtet que nous allons découvrir ici.

Vous trouverez cette fonctionnalité dans l’onglet Insertion, et dans le groupe Illustrations.

SmartArt - 1

En cliquant sur cette fonction, une nouvelle fenêtre s’ouvre alors avec toutes les possibilités que nous offre les graphiques SmartArt.

SmartArt - 2

Comme nous souhaitons créer un organigramme, nous allons sélectionner Hiérarchie où Excel nous proposera plusieurs dispositions possibles.

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Prenons tout simplement la première disposition pour notre exemple.

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Le modèle vierge s’insère dans notre feuille Excel. Celui-ci est composé de 5 blocs sur 3 niveaux et d’une fenêtre à sa gauche pour saisir notre texte et organiser nos blocs.

Nous pouvons voir également qu’Excel nous a créé un nouvel onglet nommé  Outils SmartArt et composé d’un onglet Création et un onglet Format et qui nous permettrons de personnaliser notre organigramme.

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Pour saisir notre texte, nous pouvons soit utiliser la fenêtre de gauche, soit le saisir directement dans le bloc voulu.

Commençons donc par saisir nos données dans les blocs du modèle.

Vous verrez qu’en saisissant nos textes, la taille de notre police s’adapte automatiquement au bloc qui le contient.

SmartArt - 6

Imaginons que nous souhaitons ajouter sous la responsabilité directe du P.D.G., Madame DURAND Martine, Directrice Administrative.

Nous allons dans un premier temps, nous positionner sur le bloc du P.D.G. et dans l’onglet Création de l’outil SmartArt et le groupe Créer un graphique, nous pouvons voir la fonction Ajouter une forme.

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En cliquant sur la flèche permettant de dérouler le menu, nous avons plusieurs possibilités.

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Dans notre exemple, nous souhaitons ajouter un bloc sous la responsabilité du P.D.G. et nous allons donc cliquer surAjouter la forme en dessous. La forme s’insère automatiquement sous la responsabilité de DUPONT Nicolas.

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Procédez de la même façon pour chaque ajout et n’hésitez pas à redimensionner votre organigramme pour que cela soit plus lisible si vous avez beaucoup de niveaux.

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Une fois votre organigramme créé, vous pouvez facilement le personnaliser.

Vous pouvez par exemple, déplacer les blocs, promouvoir ou abaisser un bloc de niveau par le groupe Créer un graphique.

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Vous pouvez aussi en changer la disposition à l’aide du groupe Dispositions avec un modèle prédéfini.

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Vous pouvez en modifier le Style dans le groupe Styles SmartArt ou encore en modifier les couleurs.

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Une fois votre organigramme crée, vous pouvez ne plus afficher la fenêtre de gauche, soit en cliquant sur une cellule en dehors de votre organigramme soit en cliquant simplement sur la croix de cette fenêtre.

Pour la faire réapparaitre, il vous suffira de cliquer sur la flèche suivante.

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Copier – Coller plusieurs éléments avec le Presse papier de Excel 2010

Pour tout utilisateur régulier des logiciels du pack office, nous connaissons tous les fonctions copier – coller.

Mais nous avons aussi dans Microsoft une fonction nommée Presse-papiers qui est d’ailleurs sous-utilisée et pourtant est des plus pratiques pour copier-coller plusieurs éléments dans Excel ou tout autre logiciel de la suite office.

Dans l’onglet Accueil, groupe Presse-Papier, il vous suffit de cliquer sur la petite icône en bas à droite pour afficher le volet Presse-Papier.

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En cliquant sur cette icône, une nouvelle fenêtre s’affiche à la gauche de votre classeur.

 

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A partir d’ici, vous pouvez copier le nombre d’éléments que vous souhaitez. Ils s’afficheront au fur et à mesure dans la bibliothèque du Presse-Papier.

Je prends un exemple tout simple mais valable même pour un grand nombre de données que nous souhaitons copier et coller.

Comme vous pouvez le voir plus haut, mon premier onglet « Factures 2013 » comporte le montant total des factures par mois, et mon second d’onglet, une représentation graphique de ces données.

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Je souhaite copier la donnée du montant total de mes factures pour l’année se trouvant dans le premier onglet et mon graphique de mon second onglet dans un nouvel onglet pour regrouper les deux.

Je pourrai bien sûr aller copier ma première donnée et aller la copier dans ma Feuil3 puis aller copier mon graphique et aller le copier dans ma Feuil3 mais si nous avons beaucoup de données à des emplacements différents, cela peut vite devenir long et fastidieux.

D’où tout l’intérêt du Presse-papier.

Je me positionne dans ma première feuille, sélectionne ce que je souhaite et copie ces données (Ctrl + C en raccourci pour gagner du temps). Je vois de suite que ce que j’ai copié, c’est de suite ajouter dans le presse-papier.

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Je fais de même avec mon graphique qui se trouve dans le second onglet qui s’ajoute également dans la bibliothèque du Presse-Papier.

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Je vais maintenant dans ma Feuil3 et il ne me reste plus qu’à cliquer sur les éléments que je souhaite coller ou cliquer sur le bouton Coller tout si je veux toutes les données copiées.

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Le presse-Papier peut être très pratique pour copier des données d’Excel et aller les coller dans Word ou tout autre logiciel du pack Office.

Par exemple, j’ouvre un nouveau document Word et je retrouve mon volet Presse-papier avec mes données Excel et il ne reste plus qu’à cliquer sur Coller tout.

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La valeur cible avec Excel 2007

La fonction valeur cible a pour utilité de rechercher une valeur par rapport à un objectif défini: Voici comment l’utiliser.

La valeur cible sur Excel est un système de calcul qui permet de partir d’un résultat pour obtenir l’une des parties de notre calcul. Bien pratique pour des crédits ou des soldes par exemple : Voici une exemple de la vie pratique qui vous permettra de bien comprendre la notion de valeur cible.

Imaginons que nous devions changer de canapé. Nous souhaitons l’acquérir à crédit et nous nous sommes fixés au départ un budget de 1800 euros.

Nous souhaitons un remboursement sur un an en 12 mensualités et le magasin où nous souhaitons l’acheter propose un taux de remboursement de 3,5 %.

Nous avons donc toutes les informations nécessaires pour saisir nos données.

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Dans un premier temps, je dois calculer le montant de mon remboursement et pour cela, je vais utiliser une fonction financière, nommée VPM qui me permettra ce calcul.

Profitons-en pour voir cette formule en détail :

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Mon premier argument sera mon taux d’intérêt ramené à ma périodicité ; Dans notre exemple, 3,5%/12

Mon second argument sera le nombre total de remboursement soit dans notre exemple, 12 (ma périodicité)*1 (ma durée)

Mon troisième argument sera le prix de mon canapé.

Attention, pour obtenir un résultat positif, je dois mettre un devant ; C’est une question de somme algébrique. Ce qui donnera dans mon exemple, -1800

Ce qui me donne la formule suivante (sans oublier de séparer chacun de mes arguments par des ; )

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Je valide et j’obtiens le montant de mon remboursement pour chaque période, soit mensuellement comme j’ai choisi un remboursement sur 12 mois :

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Je dois donc rembourser 152,86 euros par mois pour cet achat.

Le problème est que j’avais prévu dans mon budget de ne rembourser que 120 euros par mois au maximum.

La question que je me pose donc est à quel prix dois-je acheter mon canapé pour avoir un remboursement égal ou inférieur à 120 euros par mois dans ces mêmes conditions ?

Pour cela, nous allons donc utiliser la valeur cible et pour trouver cette fonction, je vais aller dans l’onglet Données où je vais trouver l’icône Analyse de Scénarios qui se trouve dans le groupe Outils de données.

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Je clique dessus pour ouvrir les différentes options et je découvre la fonction Valeur cible

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Je clique sur Valeur cible et une nouvelle boite de dialogue fait son apparition

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Nous avons 3 paramètres à renseigner :

  • La cellule à définir, c’est-à-dire l’objectif que je me suis défini.

Comme j’étais positionné dessus, Excel m’indique bien la cellule B7 soit le montant de mon remboursement.

Attention, cette cellule doit obligatoirement comporter une formule au sens large du terme. Elle peut contenir aussi bien une fonction d’Excel qu’une formule simple comme une valeur multipliée par une autre.

 

  • La valeur à atteindre, c’est-à-dire l’objectif que je me suis fixée. Je ne souhaite pas un remboursement supérieur à 120 euros et je vais donc entrer cette valeur.

 

  • La cellule à définir, c’est-à-direla cellule à modifier en fonction de mon objectif ; Dans mon exemple, ce sera la cellule B2 soit le prix de mon canapé.

 

Ce qui nous donne :

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Je valide en cliquant sur Ok et Excel m’indique qu’il a trouvé un résultat.

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Je valide à nouveau et je sais maintenant que je ne peux pas dépasser 1 413,07 euros pour l’achat de mon canapé en ayant les mêmes conditions.

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Dans mon exemple, ce qui m’intéressait c’était de connaître le prix d’achat maximum de mon canapé en ayant un remboursement de 120 euros sur 1 an en 12 mensualités avec un taux d’intérêt de 3,5 % mais j’aurai pu également garder mon prix d’achat initial et avec les mêmes conditions, savoir sur quelle durée, je devrais emprunter.

Dans ce cas, la cellule à renseigner aurait été B3, soit ma durée et je peux ainsi rapidement savoir que pour un achat de 1800 euros avec un remboursement de 120 euros par mois, mon remboursement serait de 1 an et 3 mois.

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Nommer une feuille ou un classeur sur Excel

Nommer une feuille et faire appel à une feuille différente sur excel.

Nommer une feuille sur Excel n’a rien à voir avec renommer la feuille sur laquelle on travail.

nommer-feuille-excelPour donner un nom sur la feuille du classeur sur laquelle on travail, il suffit de faire un clic droit sur l’image et de cliquer sur renommer.

Mais renommer la feuille ne vous permettra pas d’aller la chercher, pour cela il faut au delà de son nom, expliquer à excel ce que c’est.

Un feuille se nomme de cette façon : « nomfeuille!« . C’est le point d’exclamation à la fin du nom de la feuille qui indique qu’il s’agit bien d’une feuille.

Pour un classeur, c’est pareil, il faudra le nommer à la façon excel : En l’occurrence, avec des crochets de cette façon [classeur1].

Ces éléments inquiètent souvent à tort ceux qui souhaitent travailler avec Excel. C’est en tout cas le seul moyen d’aller chercher des autres tableaux, des autres feuilles ou des autres classeurs.

ecriture-feuilleEn revanche, à défaut de l’écrire, en allant chercher votre cellule directement dans la feuille citée, vous aurez l’écriture du chemin qui se fera tout seul, comme par exemple :

Actualiser son tableau croisé dynamique sous Excel 2007

Si la base source de votre Tableau Croisé Dynamique se trouve dans le même classeur Excel, il vous est sans doute arrivé d’ajouter des données à votre base source et de ne pas réussir à actualiser votre tableau croisé dynamique.

Nous allons voir pourquoi et comment y remédier.

Pour exemple, nous allons imaginer qu’occasionnellement, nous vendons des fleurs sur un marché et que nous faisons un suivi de nos ventes, comme le présente le tableau ci-après :

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Les données telles quelles sont difficilement exploitable et nous avons donc généré un Tableau Croisé Dynamique :

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Pour rappel :

Pour générer le Tableau Croisé Dynamique, vous devez vous positionner dans une cellule à l’intérieur de votre tableau source puis dans l’onglet Accueil, vous trouverez la fonction Tableau Croisé Dynamique.

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Maintenant, essayons d’ajouter une ligne à notre base source :

Le 30 mai 2014, j’ai décidé d’ajouter des Mimosas à mes ventes et j’en ai vendu 112.

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Je retourne sur l’onglet de mon Tableau Croisé Dynamique et aucun changement ; Mon tableau est toujours identique et mes Mimosas n’apparaissent nulle part.

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Dès l’instant que je clique à l’intérieur de mon Tableau Croisé Dynamique, nous pouvons voir que l’outil Tableau Croisé Dynamique est apparu et que nous avons accès à deux nouveaux onglets : Option et Création

Nous allons donc essayer en passant par l’onglet Option où nous avons la fonction Actualiser

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Je clique sur Actualiser et … rien ne se passe ! Mes Mimosas n’apparaissent toujours pas.

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Pourquoi ?

Rappelez vous, quand vous générez votre Tableau Croisé Dynamique, Excel vous défini votre base source qui comprend vos données initiales, à savoir dans notre exemple, de la cellule A1 à la cellule C47.

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Par conséquent, en ajoutant une ligne en dessous de notre base source définie initialement, Excel ne peux pas la prendre en compte.

Deux solutions dans ce cas là :

1- Soit vous ajouter votre ligne supplémentaire à l’intérieur de votre tableau. Peu importe où mais la ligne ajoutée doit impérativement être inséré entre la première et la dernière ligne de notre base source initiale.

Par exemple, j’insère ma ligne « Mimosas » en date du 30/05/2014 entre les Roses et les Orchidées, comme ci-après :

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Maintenant, si je retourne dans la feuille de mon Tableau Croisé Dynamique et que je clique  sur la fonction Actualiser qui se trouve dans l’onglet Option, je vois bien mon Tableau à jour avec les Mimosas qui ont été ajoutés.

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2- Si par contre, votre suivi est comme dans notre exemple, c’est-à-dire afficher par date et que vous ne souhaitez pas à avoir à chaque fois à re-trier vos données parce que vous avez dû insérer vos lignes à l’intérieur de votre tableau initial, nous allons donc devoir cette fois-ci redéfinir notre base source.

Imaginons que le 03/06/2014, nous faisons un nouveau marché et que nous ajoutons donc ces nouvelles données à la suite des précédentes.

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Si nous essayons par la fonction Actualiser, nos nouvelles données étant en dessous de la base source initialement définie, celles-ci ne seront pas prises en compte.

Nous allons donc devoir changer notre base source et la redéfinir.

Pour cela, nous allons simplement dans la feuille où se trouve notre Tableau Croisé Dynamique, utiliser la fonction Changer la source de données qui se trouve également dans l’onglet Option de l’outil Tableau Croisé Dynamique.

(Attention, à bien toujours vous positionner à l’intérieur de votre tableau pour qu’apparaissent ces outils).

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Une fois que vous avez cliquez sur la fonction Changer la source de données, vous êtes automatiquement rebasculer dans la feuille contenant votre base source et la fenêtre Modifier la source de données du tableau croisé dynamique s’affiche alors.

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Il ne vous reste donc plus qu’à redéfinir votre zone en sélectionnant les données ajoutées et à cliquer sur Ok.

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Votre tableau croisé dynamique est alors mis à jour et toutes les nouvelles données prises en compte.