Créer une base de données Excel pour faire un publipostage avec Word

Préparer une base de données de nom sur Excel et s’en servir ensuite sur Word

Pour envoyer un courrier à plusieurs destinataires où seuls les coordonnées et quelques informations diffèrent, nous allons voir comment créer une base de données sous Excel et utiliser cette même base pour faire un publipostage avec Word.

Pour réaliser un publipostage, nous devons dans un premier temps créer une base Excel qui comportera toutes les informations nécessaires pour réaliser notre fusion.

Nous créerons par la suite notre courrier type sur Word en utilisant la fonction publipostage afin que Word puisse aller chercher toutes nos données dans notre base Excel.

Imaginons que nous devons envoyer un courrier à tous les parents d’une classe de 5ème pour les informer des résultats scolaires de chacun des élèves.

Nous allons donc commencer par ouvrir Excel et créer la base qui nous servira de source de données en indiquant toutes les informations dont nous aurons besoin sur notre courrier.

Attention, la première ligne de votre base doit uniquement indiquer les en-têtes de vos colonnes.

Si vous souhaitez ajouter un titre à votre tableau, utiliser la fonction En-tête dans l’onglet Insertion mais vous ne devez pas ajouter de ligne entre votre ligne comportant les titres de vos colonnes et la première ligne de votre tableau.

Image1

Notre tableau comportera ainsi toutes les coordonnées des parents, le prénom de l’élève, les notes obtenues ainsi que sa moyenne et les commentaires éventuels des professeurs.

Il ne nous reste plus qu’à saisir nos informations :

liste word pour publipostage

Nous avons terminés sur Excel et il nous suffit maintenant d’enregistrer notre fichier à l’emplacement souhaité et à le fermer.

Dans la seconde étape, nous allons travailler sur Word pour créer notre courrier type et insérer nos champs de fusion correspondant à notre fichier Excel et pouvoir ainsi effectuer notre publipostage.

Une fois saisie l’expéditeur, le lieu et la date, nous devons dans l’emplacement « Destinaire » que je vous ai indiqué par un carré rouge, devoir insérer les champs de fusion correspondants aux intitulés de nos colonnes de notre fichier Excel et pour cela, nous allons travailler avec les fonctions de l’onglet Publipostage de Word.

base de donnée excel pour publipostage

 

La première fonction Démarrer la fusion et le publipostage nous permet d’indiquer sur quel type de document nous travaillons.

Par défaut, Word nous indique Document Word normal. Pour notre exemple, s’agissant d’une simple lettre, nous pouvons soit laisser ce type de document, soit sélectionner Lettres mais ce qui est intéressant, c’est que nous voyons que nous pouvons également faire des publipostages sur des étiquettes ou des enveloppes par exemple en fonction de nos besoins.

Image4

Une fois le type de document sélectionné, nous allons lier notre document Word à notre base Excel et pour cela nous allons utiliser la fonction Sélection des destinataires et sélectionner Utiliser la liste existante étant donné que nous avons créé notre base Excel contenant les informations dont nous avons besoin.

Image5

Une nouvelle fenêtre Sélectionner la source de données s’ouvre alors et nous allons rechercher notre fichier Excel à l’emplacement où nous l’avons enregistré.

Ensuite, soit vous double-cliquez sur votre fichier soit vous le sélectionnez et cliquer sur le bouton Ouvrir qui se trouve en bas à droite de la fenêtre.

Image6

 

Une fois votre fichier ouvert, vous voyez apparaître une nouvelle fenêtre Sélectionner le tableau  vous permettant de sélectionner la feuille de votre classeur Excel qui contient les données que vous voulez utiliser pour votre publipostage. Un petit conseil, nommer vos feuilles pour vous y retrouver plus facilement sinon par défaut Excel les nommera Feuil1, Feuil2, Feuil3, etc.

Je sais que mes données se trouvent sur la feuille que j’ai nommé en amont Notes du 1er trimestre, je la sélectionne et utilise le bouton Ok pour valider.

Vérifiez toujours que la ligne qui indique « La première ligne de données contient les en-têtes de colonnes » soit bien cochée ; Elle l’est normalement par défaut mais un petit coup d’œil ne sera pas superflu car c’est une fonction important car c’est ainsi que vont être nommés nos champs de fusion.

Image7

Une fois mon fichier et ma feuille sélectionnés, nous pouvons voir que de nouvelles fonctions sont maintenant utilisables dans le bloc Champs d’écriture et d’insertion de mon onglet Publipostage, ce qui n’était pas le cas avant, ces fonctions étant grisées et inaccessibles.

Image8

La fonction qui va nous intéressée ici est Insérer un champ de fusion et en cliquant dessus, je vois que je retrouve toutes les en-têtes de mes colonnes de ma base de données Excel.

Nous nous positionnons donc là où nous souhaitons insérer nos champs de fusion et nous les indiquons un par un.

Image9

Dans notre encart où nous devons indiquer le destinataire, nous insérons donc les champs « Titre », « Nom », « Adresse », « Code_Postal » et « Ville ».

Image10

Nous pouvons maintenant continuer notre courrier et insérer au fur et à mesure nos champs de fusion là où c’est nécessaire, toujours en utilisant la fonction Insérer un champ de fusion.

Notre courrier est terminé !

Je vous conseille d’enregistrer votre lettre type avant de démarrer le publipostage. Ainsi, dans notre exemple, nous pourrons utiliser la même lettre pour envoyer les notes du second  trimestre et il ne nous restera juste à sélectionner une autre feuille de notre classeur ou un autre fichier grâce à la fonction Sélection des destinataires et à modifier notre source de données.

Image11

Pour la dernière étape, il nous reste à fusionner nos lettres et pour cela, nous allons utiliser la fonction Terminer & fusionner de l’onglet Publipostage.

Si nous cliquons sur la flèche permettant de dérouler toutes les options, nous voyons que nous avons plusieurs possibilités : Modifier des documents individuels, Imprimer les documents, Envoyer des messages électroniques.

Avant d’imprimer, nous voulons être sûr de ce que donne nos courriers, nous allons donc sélectionner Modifier des documents individuels

Image12

Une fois que vous avez cliquez sur Modifier des documents individuels, vous pouvez voir une nouvelle fenêtre apparaitre intitulée Fusion avec un nouveau document et par défaut, Fusionner les enregistrements, le choix  « Tous » est coché.

Pour notre exemple, nous allons laisser ainsi mais vous pourriez tout à fait ne fusionner que certaines lignes avec le choix « De :          A :        »

Image13

Nous validons avec la touche Ok et un nouveau fichier s’ouvre alors avec toutes nos lettres personnalisées ; Tous les champs de fusion que nous avions inséré dans notre lettre type ont été remplacés par les données de notre fichier Excel.

Image14

Modifier le nombre de feuilles de calcul par défaut dans un nouveau classeur avec Excel 2010

Par défaut, quand nous ouvrons un nouveau classeur Excel, celui-ci est composé de 3 feuilles, nommées respectivement Feuil1, Feuil2, Feuil3.

Image1

Nous avons vu dans un précédent article comment insérer de nouvelles feuilles mais nous allons voir ici comment modifier ce nombre de feuilles par défaut dès l’ouverture d’un nouveau classeur.

Pour cela, il vous faudra aller dans les options d’Excel que vous retrouverez dans l’onglet Fichier.

Image2

En cliquant sur Options, dans l’onglet Général, vous trouverez les options générales d’utilisation d’Excel.

Nous pouvons voir ci-après que nous avons 3 parties :

  • Les options d’interface utilisateur
  • Lors de la création de classeurs
  • Personnaliser votre copie de Microsoft Office

Image3

Comme nous voulons modifier le nombre de feuilles par défaut lors de l’ouverture d’un nouveau fichier, la partie qui nous intéressera sera « Lors de la création de classeurs » et nous voyons que nous pouvons modifier le nom de la police par défaut, sa taille, le mode d’affichage et le nombre de feuille, intitulé Inclure ces feuilles.

Par défaut, elles sont au nombre de 3, et il nous reste simplement à réduire ou à augmenter son nombre en fonction de ce que nous souhaitons.

Travaillant beaucoup sur Excel en utilisant plusieurs feuilles, je souhaite qu’Excel m’ouvre un classeur avec systématiquement 6 feuilles par défaut.

J’augmente à 6 dans la fonction « Inclure ces feuilles » et clique sur Ok

Image4

 

A partir de maintenant, dès que j’ouvrirai un nouveau classeur, je n’aurai plus 3 mais 6 feuilles par défaut.

Image5

Insérer une ou plusieurs feuilles dans un classeur avec Excel 2010

Quand vous ouvrez un nouveau document avec Excel, votre classeur est, par défaut, composé de 3 feuilles, nommées Feuil1, Feuil2, Feuil3

Inserer feuille - 1

Pour insérer une nouvelle feuille à votre classeur, vous avez plusieurs possibilités :

Si par exemple, nous voulons insérer une nouvelle feuille entre la Feuil2 et la Feuil3, nous allons dans un premier temps cliquer sur le Feuil3 et dans le groupe Cellule qui se trouve dans l’onglet Accueil, nous pouvons voir la fonction Insérer.

Inserer feuille - 2

En cliquant sur la petite flèche de la fonction Insérer et qui nous permet de dérouler les actions, nous voyons que nous avons la fonction Insérer une feuille et nous n’avons plus qu’à cliquer dessus.

Inserer feuille - 3

Une nouvelle feuille s’insère entre la feuille 2 et la feuille 3.

Inserer feuille - 4

 

Par défaut, celle-ci est nommée Feuil4, mais vous pouvez la déplacer en la glissant avec votre curseur ou la renommer soit en faisant un clic droit sur cette feuille ou en utilisant la fonction Format du groupe Cellules.

Inserer feuille - 5

 

Comme indiqué plus haut, nous avons plusieurs possibilités pour insérer une feuille.

Comme pour la plupart des actions que nous souhaitons effectuer dans Excel, nous avons toujours une façon de faire en passant par le ruban Excel et une façon rapide d’effectuer cette même action.

Pour gagner du temps, vous pouvez donc tout simplement cliquer sur le symbole suivant pour insérer automatiquement une feuille à la suite des précédentes.

Inserer feuille - 6

Ou encore, pour insérer une feuille entre deux déjà existante, vous pouvez simplement faire un clic droit sur la feuille et vous retrouvez la fonction Insérer que nous avons vu en passant par le groupe Cellules.

Inserer feuille - 7

Comme vous pouvez le voir, vous pourrez également Supprimer une feuille, Renommer une feuille ou encore Déplacer ou copier une feuille.

Le clic droit est un gain de temps extraordinaire et deviendra vite un automatisme mais il est toujours bon de savoir où nous pouvons effectuer cette même action en passant par le ruban Exel.

 

Pour insérer plusieurs feuilles simultanément, vous effectuerez les mêmes actions mais en amont vous devez, en maintenant enfoncé la touche Maj de votre clavier, sélectionnez le nombre d’onglets de feuille existantes correspondant au nombre de feuilles que vous souhaitez insérer.

Créer un organigramme avec Excel 2010

Comment faire un organigramme sur Excel en quelques manipulations

Si vous avez déjà travaillé avec Excel sur une version antérieure à 2007, vous vous souvenez sans doute de la complexité de créer un organigramme.

Nous devions alors créer des formes, les dimensionner à la bonne taille, les aligner correctement, positionner le texte correctement et nous passions un temps considérable à effectuer toutes ces actions.

Depuis la version 2007, Microsoft Office a créé une nouvelle fonction permettant de réaliser facilement et rapidement un organigramme grâce à une nouvelle fonctionnalité appelée SmartArtet que nous allons découvrir ici.

Vous trouverez cette fonctionnalité dans l’onglet Insertion, et dans le groupe Illustrations.

SmartArt - 1

En cliquant sur cette fonction, une nouvelle fenêtre s’ouvre alors avec toutes les possibilités que nous offre les graphiques SmartArt.

SmartArt - 2

Comme nous souhaitons créer un organigramme, nous allons sélectionner Hiérarchie où Excel nous proposera plusieurs dispositions possibles.

SmartArt - 3

Prenons tout simplement la première disposition pour notre exemple.

SmartArt - 4

 

Le modèle vierge s’insère dans notre feuille Excel. Celui-ci est composé de 5 blocs sur 3 niveaux et d’une fenêtre à sa gauche pour saisir notre texte et organiser nos blocs.

Nous pouvons voir également qu’Excel nous a créé un nouvel onglet nommé  Outils SmartArt et composé d’un onglet Création et un onglet Format et qui nous permettrons de personnaliser notre organigramme.

SmartArt - 5

Pour saisir notre texte, nous pouvons soit utiliser la fenêtre de gauche, soit le saisir directement dans le bloc voulu.

Commençons donc par saisir nos données dans les blocs du modèle.

Vous verrez qu’en saisissant nos textes, la taille de notre police s’adapte automatiquement au bloc qui le contient.

SmartArt - 6

Imaginons que nous souhaitons ajouter sous la responsabilité directe du P.D.G., Madame DURAND Martine, Directrice Administrative.

Nous allons dans un premier temps, nous positionner sur le bloc du P.D.G. et dans l’onglet Création de l’outil SmartArt et le groupe Créer un graphique, nous pouvons voir la fonction Ajouter une forme.

SmartArt - 7

 

En cliquant sur la flèche permettant de dérouler le menu, nous avons plusieurs possibilités.

SmartArt - 8

Dans notre exemple, nous souhaitons ajouter un bloc sous la responsabilité du P.D.G. et nous allons donc cliquer surAjouter la forme en dessous. La forme s’insère automatiquement sous la responsabilité de DUPONT Nicolas.

SmartArt - 9

Procédez de la même façon pour chaque ajout et n’hésitez pas à redimensionner votre organigramme pour que cela soit plus lisible si vous avez beaucoup de niveaux.

SmartArt - 10

Une fois votre organigramme créé, vous pouvez facilement le personnaliser.

Vous pouvez par exemple, déplacer les blocs, promouvoir ou abaisser un bloc de niveau par le groupe Créer un graphique.

SmartArt - 11

 

Vous pouvez aussi en changer la disposition à l’aide du groupe Dispositions avec un modèle prédéfini.

SmartArt - 12

Vous pouvez en modifier le Style dans le groupe Styles SmartArt ou encore en modifier les couleurs.

SmartArt - 13

Une fois votre organigramme crée, vous pouvez ne plus afficher la fenêtre de gauche, soit en cliquant sur une cellule en dehors de votre organigramme soit en cliquant simplement sur la croix de cette fenêtre.

Pour la faire réapparaitre, il vous suffira de cliquer sur la flèche suivante.

SmartArt - 14

Création d’un graphique Sparkline sur Excel 2010 et 2013

Un nouveauté d’excel 2010, la création de graphique sparklines

Nouvelle fonctionnalité d’Excel depuis sa version 2010, les graphiques sparklines permettent d’afficher les tendances des données.

Bien plus petit qu’un graphique Excel traditionnel, les graphiques sparklines s’insèrent dans une cellule de la feuille de calcul afin d’afficher une représentation illustrée de ses données.

Prenons un tableau suivant de suivi des ventes des commerciaux pour le trimestre 1 :

graphique sparklines sur excel

Dans la colonne H, vous pouvez voir que j’ai intitulé ma colonne Tendance pour afficher la tendance pour chaque commercial.

Pour cela, nous allons nous positionner dans la cellule H4 correspondant au Commercial 1 et dans l’onglet Insertion, nous pouvons voir le groupe intitulé Graphiques Sparklines.

Sparklines - 2

Pour insérer une tendance sous forme de courbe, nous allons donc tout simplement cliquer sur cette fonction

Sparklines - 3

Une nouvelle fenêtre s’ouvre pour que nous puissions sélectionner les données pour lesquelles nous souhaitons une courbe de tendance. Il nous suffit alors de cliquer sur l’icône de gauche pour choisir nos cellules.

La seconde partie de cette fenêtre, nous demande de sélectionner la cellule où nous voulons que notre graphique sparkline s’affiche ; Comme nous nous étions déjà positionné dans la cellule choisie, Excel nous indique automatiquement son emplacement, à savoir H4 dans notre exemple.

Sparklines - 4

Sélectionnons la plage de données voulue qui dans notre exemple concerne les valeurs contenues dans les cellules B4 à G4.

Sparklines - 5

On clique sur Ok et notre graphique sparkline s’affiche dans notre cellule.

Sparklines - 6

Sparklines - 7

Pour les cellules suivantes, il ne nous reste plus qu’à recopier le contenu de la première cellule vers le bas en sélectionnant le coin en bas à droite de la cellule.

Sparklines - 8

Cela nous permet d’avoir une représentation graphique qui rend tout de suite les données chiffrées bien plus « parlantes » que de simples nombres.

En vous positionnant sur n’importe quelle cellule comprenant un graphique sparkline, vous pouvez observer qu’Excel nous a créé un onglet supplémentaire « Outils sparkline » qui nous permettra de modifier rapidement le style si celui-ci nous convient pas, de modifier les couleurs, de modifier les données si nécessaire, etc.

Sparklines - 9

Nous pouvons notamment, par exemple, afficher le point le plus haut (le montant des ventes le plus élevé pour notre exemple) et le point le plus bas pour chacun des commerciaux en cochant simplement les cases dans le groupe Afficher de cet onglet.

Sparklines - 10

Pour bien différencier les deux points, n’hésitez pas à modifier leur couleur à l’aide de la fonction Couleur de marqueur.

Sparklines - 11

Copier – Coller plusieurs éléments avec le Presse papier de Excel 2010

Pour tout utilisateur régulier des logiciels du pack office, nous connaissons tous les fonctions copier – coller.

Mais nous avons aussi dans Microsoft une fonction nommée Presse-papiers qui est d’ailleurs sous-utilisée et pourtant est des plus pratiques pour copier-coller plusieurs éléments dans Excel ou tout autre logiciel de la suite office.

Dans l’onglet Accueil, groupe Presse-Papier, il vous suffit de cliquer sur la petite icône en bas à droite pour afficher le volet Presse-Papier.

Presse papier - 1

En cliquant sur cette icône, une nouvelle fenêtre s’affiche à la gauche de votre classeur.

 

Presse papier - 2

A partir d’ici, vous pouvez copier le nombre d’éléments que vous souhaitez. Ils s’afficheront au fur et à mesure dans la bibliothèque du Presse-Papier.

Je prends un exemple tout simple mais valable même pour un grand nombre de données que nous souhaitons copier et coller.

Comme vous pouvez le voir plus haut, mon premier onglet « Factures 2013 » comporte le montant total des factures par mois, et mon second d’onglet, une représentation graphique de ces données.

Presse papier - 3

Je souhaite copier la donnée du montant total de mes factures pour l’année se trouvant dans le premier onglet et mon graphique de mon second onglet dans un nouvel onglet pour regrouper les deux.

Je pourrai bien sûr aller copier ma première donnée et aller la copier dans ma Feuil3 puis aller copier mon graphique et aller le copier dans ma Feuil3 mais si nous avons beaucoup de données à des emplacements différents, cela peut vite devenir long et fastidieux.

D’où tout l’intérêt du Presse-papier.

Je me positionne dans ma première feuille, sélectionne ce que je souhaite et copie ces données (Ctrl + C en raccourci pour gagner du temps). Je vois de suite que ce que j’ai copié, c’est de suite ajouter dans le presse-papier.

Presse papier - 4

Je fais de même avec mon graphique qui se trouve dans le second onglet qui s’ajoute également dans la bibliothèque du Presse-Papier.

Presse papier - 5

Je vais maintenant dans ma Feuil3 et il ne me reste plus qu’à cliquer sur les éléments que je souhaite coller ou cliquer sur le bouton Coller tout si je veux toutes les données copiées.

Presse papier - 6

Le presse-Papier peut être très pratique pour copier des données d’Excel et aller les coller dans Word ou tout autre logiciel du pack Office.

Par exemple, j’ouvre un nouveau document Word et je retrouve mon volet Presse-papier avec mes données Excel et il ne reste plus qu’à cliquer sur Coller tout.

Presse papier - 7

 

 

 

La valeur cible avec Excel 2007

La fonction valeur cible a pour utilité de rechercher une valeur par rapport à un objectif défini: Voici comment l’utiliser.

La valeur cible sur Excel est un système de calcul qui permet de partir d’un résultat pour obtenir l’une des parties de notre calcul. Bien pratique pour des crédits ou des soldes par exemple : Voici une exemple de la vie pratique qui vous permettra de bien comprendre la notion de valeur cible.

Imaginons que nous devions changer de canapé. Nous souhaitons l’acquérir à crédit et nous nous sommes fixés au départ un budget de 1800 euros.

Nous souhaitons un remboursement sur un an en 12 mensualités et le magasin où nous souhaitons l’acheter propose un taux de remboursement de 3,5 %.

Nous avons donc toutes les informations nécessaires pour saisir nos données.

Image1

Dans un premier temps, je dois calculer le montant de mon remboursement et pour cela, je vais utiliser une fonction financière, nommée VPM qui me permettra ce calcul.

Profitons-en pour voir cette formule en détail :

Image2

Mon premier argument sera mon taux d’intérêt ramené à ma périodicité ; Dans notre exemple, 3,5%/12

Mon second argument sera le nombre total de remboursement soit dans notre exemple, 12 (ma périodicité)*1 (ma durée)

Mon troisième argument sera le prix de mon canapé.

Attention, pour obtenir un résultat positif, je dois mettre un devant ; C’est une question de somme algébrique. Ce qui donnera dans mon exemple, -1800

Ce qui me donne la formule suivante (sans oublier de séparer chacun de mes arguments par des ; )

Image3

Je valide et j’obtiens le montant de mon remboursement pour chaque période, soit mensuellement comme j’ai choisi un remboursement sur 12 mois :

Image4

Je dois donc rembourser 152,86 euros par mois pour cet achat.

Le problème est que j’avais prévu dans mon budget de ne rembourser que 120 euros par mois au maximum.

La question que je me pose donc est à quel prix dois-je acheter mon canapé pour avoir un remboursement égal ou inférieur à 120 euros par mois dans ces mêmes conditions ?

Pour cela, nous allons donc utiliser la valeur cible et pour trouver cette fonction, je vais aller dans l’onglet Données où je vais trouver l’icône Analyse de Scénarios qui se trouve dans le groupe Outils de données.

Image5

Je clique dessus pour ouvrir les différentes options et je découvre la fonction Valeur cible

Image6

Je clique sur Valeur cible et une nouvelle boite de dialogue fait son apparition

Image7

Nous avons 3 paramètres à renseigner :

  • La cellule à définir, c’est-à-dire l’objectif que je me suis défini.

Comme j’étais positionné dessus, Excel m’indique bien la cellule B7 soit le montant de mon remboursement.

Attention, cette cellule doit obligatoirement comporter une formule au sens large du terme. Elle peut contenir aussi bien une fonction d’Excel qu’une formule simple comme une valeur multipliée par une autre.

 

  • La valeur à atteindre, c’est-à-dire l’objectif que je me suis fixée. Je ne souhaite pas un remboursement supérieur à 120 euros et je vais donc entrer cette valeur.

 

  • La cellule à définir, c’est-à-direla cellule à modifier en fonction de mon objectif ; Dans mon exemple, ce sera la cellule B2 soit le prix de mon canapé.

 

Ce qui nous donne :

Image8

Je valide en cliquant sur Ok et Excel m’indique qu’il a trouvé un résultat.

Image9

Je valide à nouveau et je sais maintenant que je ne peux pas dépasser 1 413,07 euros pour l’achat de mon canapé en ayant les mêmes conditions.

Image10

Dans mon exemple, ce qui m’intéressait c’était de connaître le prix d’achat maximum de mon canapé en ayant un remboursement de 120 euros sur 1 an en 12 mensualités avec un taux d’intérêt de 3,5 % mais j’aurai pu également garder mon prix d’achat initial et avec les mêmes conditions, savoir sur quelle durée, je devrais emprunter.

Dans ce cas, la cellule à renseigner aurait été B3, soit ma durée et je peux ainsi rapidement savoir que pour un achat de 1800 euros avec un remboursement de 120 euros par mois, mon remboursement serait de 1 an et 3 mois.

Image11

Image12

Nommer une feuille ou un classeur sur Excel

Nommer une feuille et faire appel à une feuille différente sur excel.

Nommer une feuille sur Excel n’a rien à voir avec renommer la feuille sur laquelle on travail.

nommer-feuille-excelPour donner un nom sur la feuille du classeur sur laquelle on travail, il suffit de faire un clic droit sur l’image et de cliquer sur renommer.

Mais renommer la feuille ne vous permettra pas d’aller la chercher, pour cela il faut au delà de son nom, expliquer à excel ce que c’est.

Un feuille se nomme de cette façon : “nomfeuille!“. C’est le point d’exclamation à la fin du nom de la feuille qui indique qu’il s’agit bien d’une feuille.

Pour un classeur, c’est pareil, il faudra le nommer à la façon excel : En l’occurrence, avec des crochets de cette façon [classeur1].

Ces éléments inquiètent souvent à tort ceux qui souhaitent travailler avec Excel. C’est en tout cas le seul moyen d’aller chercher des autres tableaux, des autres feuilles ou des autres classeurs.

ecriture-feuilleEn revanche, à défaut de l’écrire, en allant chercher votre cellule directement dans la feuille citée, vous aurez l’écriture du chemin qui se fera tout seul, comme par exemple :

Actualiser son tableau croisé dynamique sous Excel 2007

Si la base source de votre Tableau Croisé Dynamique se trouve dans le même classeur Excel, il vous est sans doute arrivé d’ajouter des données à votre base source et de ne pas réussir à actualiser votre tableau croisé dynamique.

Nous allons voir pourquoi et comment y remédier.

Pour exemple, nous allons imaginer qu’occasionnellement, nous vendons des fleurs sur un marché et que nous faisons un suivi de nos ventes, comme le présente le tableau ci-après :

Image1

Les données telles quelles sont difficilement exploitable et nous avons donc généré un Tableau Croisé Dynamique :

Image2

Pour rappel :

Pour générer le Tableau Croisé Dynamique, vous devez vous positionner dans une cellule à l’intérieur de votre tableau source puis dans l’onglet Accueil, vous trouverez la fonction Tableau Croisé Dynamique.

Image3

Maintenant, essayons d’ajouter une ligne à notre base source :

Le 30 mai 2014, j’ai décidé d’ajouter des Mimosas à mes ventes et j’en ai vendu 112.

Image4

Je retourne sur l’onglet de mon Tableau Croisé Dynamique et aucun changement ; Mon tableau est toujours identique et mes Mimosas n’apparaissent nulle part.

Image5

Dès l’instant que je clique à l’intérieur de mon Tableau Croisé Dynamique, nous pouvons voir que l’outil Tableau Croisé Dynamique est apparu et que nous avons accès à deux nouveaux onglets : Option et Création

Nous allons donc essayer en passant par l’onglet Option où nous avons la fonction Actualiser

Image6

Je clique sur Actualiser et … rien ne se passe ! Mes Mimosas n’apparaissent toujours pas.

Image7

Pourquoi ?

Rappelez vous, quand vous générez votre Tableau Croisé Dynamique, Excel vous défini votre base source qui comprend vos données initiales, à savoir dans notre exemple, de la cellule A1 à la cellule C47.

Image8

Par conséquent, en ajoutant une ligne en dessous de notre base source définie initialement, Excel ne peux pas la prendre en compte.

Deux solutions dans ce cas là :

1- Soit vous ajouter votre ligne supplémentaire à l’intérieur de votre tableau. Peu importe où mais la ligne ajoutée doit impérativement être inséré entre la première et la dernière ligne de notre base source initiale.

Par exemple, j’insère ma ligne « Mimosas » en date du 30/05/2014 entre les Roses et les Orchidées, comme ci-après :

Image9

Maintenant, si je retourne dans la feuille de mon Tableau Croisé Dynamique et que je clique  sur la fonction Actualiser qui se trouve dans l’onglet Option, je vois bien mon Tableau à jour avec les Mimosas qui ont été ajoutés.

Image10

2- Si par contre, votre suivi est comme dans notre exemple, c’est-à-dire afficher par date et que vous ne souhaitez pas à avoir à chaque fois à re-trier vos données parce que vous avez dû insérer vos lignes à l’intérieur de votre tableau initial, nous allons donc devoir cette fois-ci redéfinir notre base source.

Imaginons que le 03/06/2014, nous faisons un nouveau marché et que nous ajoutons donc ces nouvelles données à la suite des précédentes.

Image11

Si nous essayons par la fonction Actualiser, nos nouvelles données étant en dessous de la base source initialement définie, celles-ci ne seront pas prises en compte.

Nous allons donc devoir changer notre base source et la redéfinir.

Pour cela, nous allons simplement dans la feuille où se trouve notre Tableau Croisé Dynamique, utiliser la fonction Changer la source de données qui se trouve également dans l’onglet Option de l’outil Tableau Croisé Dynamique.

(Attention, à bien toujours vous positionner à l’intérieur de votre tableau pour qu’apparaissent ces outils).

Image12

Une fois que vous avez cliquez sur la fonction Changer la source de données, vous êtes automatiquement rebasculer dans la feuille contenant votre base source et la fenêtre Modifier la source de données du tableau croisé dynamique s’affiche alors.

Image13

Il ne vous reste donc plus qu’à redéfinir votre zone en sélectionnant les données ajoutées et à cliquer sur Ok.

Image14

Votre tableau croisé dynamique est alors mis à jour et toutes les nouvelles données prises en compte.