Appliquer un motif à une cellule sous Excel

Sur Excel, nous connaissons tous la fonction de base pour appliquer une couleur en trame de fond à une ou plusieurs cellules Excel.

Celle-ci est représentée par l’icône suivante dans l’onglet Accueil et positionné dans la rubrique Police.

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Pour personnaliser un peu plus nos cellules, nous pouvons également leur appliquer un motif et nous allons voir ici de quelle façon.

Si vous tentez de passer par l’icône Couleur de remplissage ci-dessus, vous pouvez voir que même en cliquant sur la flèche déroulante et en sélectionnant Autres couleurs, que ce soit dans l’onglet Standard ou Personnalisées, vous n’avez pas la possibilité de choisir un motif.

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Pour pouvoir appliquer un motif à votre cellule, vous allez devoir passer par les fonctions « cachées » d’Excel.

Pour cela, au niveau de la rubrique Police, toujours dans l’onglet Accueil, vous pouvez voir en bas à droite de cette rubrique, une petite icône, représentée par une petite flèche dans un “demi-carré”.

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En cliquant sur cette icône, vous allez pouvoir accéder à toutes les fonctions de cette rubrique et qui concerne tous les formats de cellule.

Petite astuce, pour gagner du temps, vous pouvez également y ccéder par le raccourci : Ctrl + Maj + F

Pour appliquer un motif aux cellules, vous allez donc pour commencer par sélectionner la ou les cellules pour lesquelles vous voulez un motif.

Une fois que vous cliquez sur l’icône vous permettant d’accéder aux fonctions avancées d’Excel, une nouvelle fenêtre par s’ouvrir « Format de cellule ».

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Par défaut, vous êtes positionné sur l’onglet Police mais vous pouvez voir que cette fenêtre comporte d’autres onglets.

Dans notre cas, celui qui nous intéresse est l’onglet Remplissage.

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En utilisant les fonctions Couleur de motif et Style de motif, vous allez pouvoir l’appliquer à la ou les cellules sélectionnées.

Pour notre exemple, je vais sélectionner la couleur rouge et le motif Rayure Diagonale.

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Je valide par le bouton OK, l’action s’est bien appliquée sur ma cellule.

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Ajouter une courbe de tendance à un graphique sous Excel 2013

Il peut être utile d’ajouter une ou plusieurs courbes de tendance à un graphique réalisé sous Excel 2013, pour par exemple faire une prévision sur des données à venir.

Pour exemple, j’ai créé un graphique à partir du CA mensuel de 3 commerciaux.

(Pour rappel, on sélectionne les données, Onglet Insertion, Rubrique Graphique)

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Si l’on veut ajouter une courbe de tendance, nous devons sélectionner notre graphique dans un premier temps afin de voir apparaître le super Onglet « Outil de graphique » et ses sous-onglets « Création » et « Format ».

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En cliquant sur le sous-onglet « Création », vous pourrez voir apparaître l’icône pour avoir accès aux éléments du graphique. Autrement, vous pouvez également y accéder en utilisant le symbole « + » qui s’est affichée à droite de votre graphique.

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Dans « Ajouter un élément de graphique », il vous suffit de cliquer sur Courbe de tendance puis sur Prévision linéaire. Sélectionnez le commercial pour lequel vous voulez afficher la courbe et celle-ci s’insère dans votre graphique. L’action sera à répéter si vous voulez une courbe pour chacun des commerciaux.

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Par défaut, la courbe s’affiche pour les 2 périodes à venir. Si vous voulez modifier le nombre de période, sélectionnez la courbe et allez dans « Autres options de la courbe de tendance. Vous aurez alors la possibilité d’indiquer le nombre de période voulu.

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Regrouper des dates dans un tableau croisé dynamique

Si la base de données que vous utilisez comprend des dates, il peut s’avérer utile de les regrouper.

Excel nous donne cette possibilité en les groupant par différentes unités de temps comme, par un certain nombre de jours déterminé, par mois, par trimestre ou encore par année.

Prenons pour exemple le tableau croisé dynamique suivant :

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Nous voyons que mes données d’étiquettes de colonnes sont des dates journalières mais pour une meilleure analyse de ces données, je souhaite regrouper mes dates mensuellement, par exemple.

Pour cela, je vais me positionner dans la cellule de ma première date et faire un clic droit avec ma souris.

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Je vois alors la fonction « Grouper » et en cliquant dessus, une nouvelle fenêtre apparaît :

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Par défaut, Excel m’a sélectionné « Mois », ce qui me convient parfaitement pour mon exemple. Je n’ai donc plus qu’à cliquer sur Ok.

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Mais nous avons pu voir aussi dans cette fenêtre que nous pouvions aussi regrouper par Secondes, Minutes, Heures, Jours (avec la possibilité d’indiquer un Nombre de jours si on veut travailler par quinzaine par exemple), Trimestres et Années.

Pour sélectionner une autre unité, il me suffit de cliquer sur « Mois » pour désélectionner cette unité et de cliquer sur l’unité choisie.

Nous pouvons également travailler avec plusieurs unités comme par exemple en Trimestre ET en Mois. Pour cela, je sélectionne simplement ces 2 unités en cliquant dessus.

La correction automatique sous Excel 2007

Vous ne le savez peut-être pas mais par défaut, Excel est déjà configuré pour corriger automatiquement certaines données. Par exemple, Excel supprimera automatiquement la 2ème majuscule d’un mot ou encore ajoutera une majuscule aux noms des jours.

Vous pouvez personnaliser cette fonction en ajoutant des mots à corriger si régulièrement vous faites des fautes de frappe sur un même terme ou encore ajouter des abréviations ou acronymes que vous utilisez régulièrement.

Pour accéder à cette fonction, vous devez aller chercher dans les options d’Excel.

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En cliquant donc sur « Options Excel », une nouvelle fenêtre va s’ouvrir et en cliquant sur « Vérification », vous accéderez aux options de correction automatique.

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En cliquant sur « Options de correction automatique », vous verrez apparaître dans une nouvelle fenêtre les corrections qui sont déjà activées par défaut et dont on a parlé plus haut et si vous utilisez la liste déroulante, vous pourrez voir que de nombreux termes sont déjà corrigés par Excel lui-même.

Imaginons que vous faites systématiquement la même faute au mot « données » et que vous oubliez à chaque fois le dernier « e ».

Dans ce cas, il vous suffit d’indiquer dans « Remplacer » le mot sur lequel vous faites la faute et d’indiquer dans « Par », le bon terme. Vous cliquez ensuite sur « Ajouter » et Excel vous corrigera automatiquement ce mot.

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Vous pouvez également par le même principe ajouter des symboles ou acronymes, comme par exemple, demander à Excel qui, quand vous tapez USA, vous le corrige ainsi : U.S.A.

Créer une base de données Excel pour faire un publipostage avec Word

Préparer une base de données de nom sur Excel et s’en servir ensuite sur Word

Pour envoyer un courrier à plusieurs destinataires où seuls les coordonnées et quelques informations diffèrent, nous allons voir comment créer une base de données sous Excel et utiliser cette même base pour faire un publipostage avec Word.

Pour réaliser un publipostage, nous devons dans un premier temps créer une base Excel qui comportera toutes les informations nécessaires pour réaliser notre fusion.

Nous créerons par la suite notre courrier type sur Word en utilisant la fonction publipostage afin que Word puisse aller chercher toutes nos données dans notre base Excel.

Imaginons que nous devons envoyer un courrier à tous les parents d’une classe de 5ème pour les informer des résultats scolaires de chacun des élèves.

Nous allons donc commencer par ouvrir Excel et créer la base qui nous servira de source de données en indiquant toutes les informations dont nous aurons besoin sur notre courrier.

Attention, la première ligne de votre base doit uniquement indiquer les en-têtes de vos colonnes.

Si vous souhaitez ajouter un titre à votre tableau, utiliser la fonction En-tête dans l’onglet Insertion mais vous ne devez pas ajouter de ligne entre votre ligne comportant les titres de vos colonnes et la première ligne de votre tableau.

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Notre tableau comportera ainsi toutes les coordonnées des parents, le prénom de l’élève, les notes obtenues ainsi que sa moyenne et les commentaires éventuels des professeurs.

Il ne nous reste plus qu’à saisir nos informations :

liste word pour publipostage

Nous avons terminés sur Excel et il nous suffit maintenant d’enregistrer notre fichier à l’emplacement souhaité et à le fermer.

Dans la seconde étape, nous allons travailler sur Word pour créer notre courrier type et insérer nos champs de fusion correspondant à notre fichier Excel et pouvoir ainsi effectuer notre publipostage.

Une fois saisie l’expéditeur, le lieu et la date, nous devons dans l’emplacement « Destinaire » que je vous ai indiqué par un carré rouge, devoir insérer les champs de fusion correspondants aux intitulés de nos colonnes de notre fichier Excel et pour cela, nous allons travailler avec les fonctions de l’onglet Publipostage de Word.

base de donnée excel pour publipostage

 

La première fonction Démarrer la fusion et le publipostage nous permet d’indiquer sur quel type de document nous travaillons.

Par défaut, Word nous indique Document Word normal. Pour notre exemple, s’agissant d’une simple lettre, nous pouvons soit laisser ce type de document, soit sélectionner Lettres mais ce qui est intéressant, c’est que nous voyons que nous pouvons également faire des publipostages sur des étiquettes ou des enveloppes par exemple en fonction de nos besoins.

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Une fois le type de document sélectionné, nous allons lier notre document Word à notre base Excel et pour cela nous allons utiliser la fonction Sélection des destinataires et sélectionner Utiliser la liste existante étant donné que nous avons créé notre base Excel contenant les informations dont nous avons besoin.

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Une nouvelle fenêtre Sélectionner la source de données s’ouvre alors et nous allons rechercher notre fichier Excel à l’emplacement où nous l’avons enregistré.

Ensuite, soit vous double-cliquez sur votre fichier soit vous le sélectionnez et cliquer sur le bouton Ouvrir qui se trouve en bas à droite de la fenêtre.

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Une fois votre fichier ouvert, vous voyez apparaître une nouvelle fenêtre Sélectionner le tableau  vous permettant de sélectionner la feuille de votre classeur Excel qui contient les données que vous voulez utiliser pour votre publipostage. Un petit conseil, nommer vos feuilles pour vous y retrouver plus facilement sinon par défaut Excel les nommera Feuil1, Feuil2, Feuil3, etc.

Je sais que mes données se trouvent sur la feuille que j’ai nommé en amont Notes du 1er trimestre, je la sélectionne et utilise le bouton Ok pour valider.

Vérifiez toujours que la ligne qui indique « La première ligne de données contient les en-têtes de colonnes » soit bien cochée ; Elle l’est normalement par défaut mais un petit coup d’œil ne sera pas superflu car c’est une fonction important car c’est ainsi que vont être nommés nos champs de fusion.

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Une fois mon fichier et ma feuille sélectionnés, nous pouvons voir que de nouvelles fonctions sont maintenant utilisables dans le bloc Champs d’écriture et d’insertion de mon onglet Publipostage, ce qui n’était pas le cas avant, ces fonctions étant grisées et inaccessibles.

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La fonction qui va nous intéressée ici est Insérer un champ de fusion et en cliquant dessus, je vois que je retrouve toutes les en-têtes de mes colonnes de ma base de données Excel.

Nous nous positionnons donc là où nous souhaitons insérer nos champs de fusion et nous les indiquons un par un.

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Dans notre encart où nous devons indiquer le destinataire, nous insérons donc les champs « Titre », « Nom », « Adresse », « Code_Postal » et « Ville ».

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Nous pouvons maintenant continuer notre courrier et insérer au fur et à mesure nos champs de fusion là où c’est nécessaire, toujours en utilisant la fonction Insérer un champ de fusion.

Notre courrier est terminé !

Je vous conseille d’enregistrer votre lettre type avant de démarrer le publipostage. Ainsi, dans notre exemple, nous pourrons utiliser la même lettre pour envoyer les notes du second  trimestre et il ne nous restera juste à sélectionner une autre feuille de notre classeur ou un autre fichier grâce à la fonction Sélection des destinataires et à modifier notre source de données.

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Pour la dernière étape, il nous reste à fusionner nos lettres et pour cela, nous allons utiliser la fonction Terminer & fusionner de l’onglet Publipostage.

Si nous cliquons sur la flèche permettant de dérouler toutes les options, nous voyons que nous avons plusieurs possibilités : Modifier des documents individuels, Imprimer les documents, Envoyer des messages électroniques.

Avant d’imprimer, nous voulons être sûr de ce que donne nos courriers, nous allons donc sélectionner Modifier des documents individuels

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Une fois que vous avez cliquez sur Modifier des documents individuels, vous pouvez voir une nouvelle fenêtre apparaitre intitulée Fusion avec un nouveau document et par défaut, Fusionner les enregistrements, le choix  « Tous » est coché.

Pour notre exemple, nous allons laisser ainsi mais vous pourriez tout à fait ne fusionner que certaines lignes avec le choix « De :          A :        »

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Nous validons avec la touche Ok et un nouveau fichier s’ouvre alors avec toutes nos lettres personnalisées ; Tous les champs de fusion que nous avions inséré dans notre lettre type ont été remplacés par les données de notre fichier Excel.

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Modifier le nombre de feuilles de calcul par défaut dans un nouveau classeur avec Excel 2010

Par défaut, quand nous ouvrons un nouveau classeur Excel, celui-ci est composé de 3 feuilles, nommées respectivement Feuil1, Feuil2, Feuil3.

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Nous avons vu dans un précédent article comment insérer de nouvelles feuilles mais nous allons voir ici comment modifier ce nombre de feuilles par défaut dès l’ouverture d’un nouveau classeur.

Pour cela, il vous faudra aller dans les options d’Excel que vous retrouverez dans l’onglet Fichier.

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En cliquant sur Options, dans l’onglet Général, vous trouverez les options générales d’utilisation d’Excel.

Nous pouvons voir ci-après que nous avons 3 parties :

  • Les options d’interface utilisateur
  • Lors de la création de classeurs
  • Personnaliser votre copie de Microsoft Office

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Comme nous voulons modifier le nombre de feuilles par défaut lors de l’ouverture d’un nouveau fichier, la partie qui nous intéressera sera « Lors de la création de classeurs » et nous voyons que nous pouvons modifier le nom de la police par défaut, sa taille, le mode d’affichage et le nombre de feuille, intitulé Inclure ces feuilles.

Par défaut, elles sont au nombre de 3, et il nous reste simplement à réduire ou à augmenter son nombre en fonction de ce que nous souhaitons.

Travaillant beaucoup sur Excel en utilisant plusieurs feuilles, je souhaite qu’Excel m’ouvre un classeur avec systématiquement 6 feuilles par défaut.

J’augmente à 6 dans la fonction « Inclure ces feuilles » et clique sur Ok

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A partir de maintenant, dès que j’ouvrirai un nouveau classeur, je n’aurai plus 3 mais 6 feuilles par défaut.

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Insérer une ou plusieurs feuilles dans un classeur avec Excel 2010

Quand vous ouvrez un nouveau document avec Excel, votre classeur est, par défaut, composé de 3 feuilles, nommées Feuil1, Feuil2, Feuil3

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Pour insérer une nouvelle feuille à votre classeur, vous avez plusieurs possibilités :

Si par exemple, nous voulons insérer une nouvelle feuille entre la Feuil2 et la Feuil3, nous allons dans un premier temps cliquer sur le Feuil3 et dans le groupe Cellule qui se trouve dans l’onglet Accueil, nous pouvons voir la fonction Insérer.

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En cliquant sur la petite flèche de la fonction Insérer et qui nous permet de dérouler les actions, nous voyons que nous avons la fonction Insérer une feuille et nous n’avons plus qu’à cliquer dessus.

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Une nouvelle feuille s’insère entre la feuille 2 et la feuille 3.

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Par défaut, celle-ci est nommée Feuil4, mais vous pouvez la déplacer en la glissant avec votre curseur ou la renommer soit en faisant un clic droit sur cette feuille ou en utilisant la fonction Format du groupe Cellules.

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Comme indiqué plus haut, nous avons plusieurs possibilités pour insérer une feuille.

Comme pour la plupart des actions que nous souhaitons effectuer dans Excel, nous avons toujours une façon de faire en passant par le ruban Excel et une façon rapide d’effectuer cette même action.

Pour gagner du temps, vous pouvez donc tout simplement cliquer sur le symbole suivant pour insérer automatiquement une feuille à la suite des précédentes.

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Ou encore, pour insérer une feuille entre deux déjà existante, vous pouvez simplement faire un clic droit sur la feuille et vous retrouvez la fonction Insérer que nous avons vu en passant par le groupe Cellules.

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Comme vous pouvez le voir, vous pourrez également Supprimer une feuille, Renommer une feuille ou encore Déplacer ou copier une feuille.

Le clic droit est un gain de temps extraordinaire et deviendra vite un automatisme mais il est toujours bon de savoir où nous pouvons effectuer cette même action en passant par le ruban Exel.

 

Pour insérer plusieurs feuilles simultanément, vous effectuerez les mêmes actions mais en amont vous devez, en maintenant enfoncé la touche Maj de votre clavier, sélectionnez le nombre d’onglets de feuille existantes correspondant au nombre de feuilles que vous souhaitez insérer.

Créer un organigramme avec Excel 2010

Comment faire un organigramme sur Excel en quelques manipulations

Si vous avez déjà travaillé avec Excel sur une version antérieure à 2007, vous vous souvenez sans doute de la complexité de créer un organigramme.

Nous devions alors créer des formes, les dimensionner à la bonne taille, les aligner correctement, positionner le texte correctement et nous passions un temps considérable à effectuer toutes ces actions.

Depuis la version 2007, Microsoft Office a créé une nouvelle fonction permettant de réaliser facilement et rapidement un organigramme grâce à une nouvelle fonctionnalité appelée SmartArtet que nous allons découvrir ici.

Vous trouverez cette fonctionnalité dans l’onglet Insertion, et dans le groupe Illustrations.

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En cliquant sur cette fonction, une nouvelle fenêtre s’ouvre alors avec toutes les possibilités que nous offre les graphiques SmartArt.

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Comme nous souhaitons créer un organigramme, nous allons sélectionner Hiérarchie où Excel nous proposera plusieurs dispositions possibles.

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Prenons tout simplement la première disposition pour notre exemple.

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Le modèle vierge s’insère dans notre feuille Excel. Celui-ci est composé de 5 blocs sur 3 niveaux et d’une fenêtre à sa gauche pour saisir notre texte et organiser nos blocs.

Nous pouvons voir également qu’Excel nous a créé un nouvel onglet nommé  Outils SmartArt et composé d’un onglet Création et un onglet Format et qui nous permettrons de personnaliser notre organigramme.

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Pour saisir notre texte, nous pouvons soit utiliser la fenêtre de gauche, soit le saisir directement dans le bloc voulu.

Commençons donc par saisir nos données dans les blocs du modèle.

Vous verrez qu’en saisissant nos textes, la taille de notre police s’adapte automatiquement au bloc qui le contient.

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Imaginons que nous souhaitons ajouter sous la responsabilité directe du P.D.G., Madame DURAND Martine, Directrice Administrative.

Nous allons dans un premier temps, nous positionner sur le bloc du P.D.G. et dans l’onglet Création de l’outil SmartArt et le groupe Créer un graphique, nous pouvons voir la fonction Ajouter une forme.

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En cliquant sur la flèche permettant de dérouler le menu, nous avons plusieurs possibilités.

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Dans notre exemple, nous souhaitons ajouter un bloc sous la responsabilité du P.D.G. et nous allons donc cliquer surAjouter la forme en dessous. La forme s’insère automatiquement sous la responsabilité de DUPONT Nicolas.

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Procédez de la même façon pour chaque ajout et n’hésitez pas à redimensionner votre organigramme pour que cela soit plus lisible si vous avez beaucoup de niveaux.

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Une fois votre organigramme créé, vous pouvez facilement le personnaliser.

Vous pouvez par exemple, déplacer les blocs, promouvoir ou abaisser un bloc de niveau par le groupe Créer un graphique.

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Vous pouvez aussi en changer la disposition à l’aide du groupe Dispositions avec un modèle prédéfini.

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Vous pouvez en modifier le Style dans le groupe Styles SmartArt ou encore en modifier les couleurs.

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Une fois votre organigramme crée, vous pouvez ne plus afficher la fenêtre de gauche, soit en cliquant sur une cellule en dehors de votre organigramme soit en cliquant simplement sur la croix de cette fenêtre.

Pour la faire réapparaitre, il vous suffira de cliquer sur la flèche suivante.

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Création d’un graphique Sparkline sur Excel 2010 et 2013

Un nouveauté d’excel 2010, la création de graphique sparklines

Nouvelle fonctionnalité d’Excel depuis sa version 2010, les graphiques sparklines permettent d’afficher les tendances des données.

Bien plus petit qu’un graphique Excel traditionnel, les graphiques sparklines s’insèrent dans une cellule de la feuille de calcul afin d’afficher une représentation illustrée de ses données.

Prenons un tableau suivant de suivi des ventes des commerciaux pour le trimestre 1 :

graphique sparklines sur excel

Dans la colonne H, vous pouvez voir que j’ai intitulé ma colonne Tendance pour afficher la tendance pour chaque commercial.

Pour cela, nous allons nous positionner dans la cellule H4 correspondant au Commercial 1 et dans l’onglet Insertion, nous pouvons voir le groupe intitulé Graphiques Sparklines.

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Pour insérer une tendance sous forme de courbe, nous allons donc tout simplement cliquer sur cette fonction

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Une nouvelle fenêtre s’ouvre pour que nous puissions sélectionner les données pour lesquelles nous souhaitons une courbe de tendance. Il nous suffit alors de cliquer sur l’icône de gauche pour choisir nos cellules.

La seconde partie de cette fenêtre, nous demande de sélectionner la cellule où nous voulons que notre graphique sparkline s’affiche ; Comme nous nous étions déjà positionné dans la cellule choisie, Excel nous indique automatiquement son emplacement, à savoir H4 dans notre exemple.

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Sélectionnons la plage de données voulue qui dans notre exemple concerne les valeurs contenues dans les cellules B4 à G4.

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On clique sur Ok et notre graphique sparkline s’affiche dans notre cellule.

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Pour les cellules suivantes, il ne nous reste plus qu’à recopier le contenu de la première cellule vers le bas en sélectionnant le coin en bas à droite de la cellule.

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Cela nous permet d’avoir une représentation graphique qui rend tout de suite les données chiffrées bien plus « parlantes » que de simples nombres.

En vous positionnant sur n’importe quelle cellule comprenant un graphique sparkline, vous pouvez observer qu’Excel nous a créé un onglet supplémentaire « Outils sparkline » qui nous permettra de modifier rapidement le style si celui-ci nous convient pas, de modifier les couleurs, de modifier les données si nécessaire, etc.

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Nous pouvons notamment, par exemple, afficher le point le plus haut (le montant des ventes le plus élevé pour notre exemple) et le point le plus bas pour chacun des commerciaux en cochant simplement les cases dans le groupe Afficher de cet onglet.

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Pour bien différencier les deux points, n’hésitez pas à modifier leur couleur à l’aide de la fonction Couleur de marqueur.

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