Insérer une ou plusieurs feuilles dans un classeur avec Excel 2010

Quand vous ouvrez un nouveau document avec Excel, votre classeur est, par défaut, composé de 3 feuilles, nommées Feuil1, Feuil2, Feuil3

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Pour insérer une nouvelle feuille à votre classeur, vous avez plusieurs possibilités :

Si par exemple, nous voulons insérer une nouvelle feuille entre la Feuil2 et la Feuil3, nous allons dans un premier temps cliquer sur le Feuil3 et dans le groupe Cellule qui se trouve dans l’onglet Accueil, nous pouvons voir la fonction Insérer.

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En cliquant sur la petite flèche de la fonction Insérer et qui nous permet de dérouler les actions, nous voyons que nous avons la fonction Insérer une feuille et nous n’avons plus qu’à cliquer dessus.

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Une nouvelle feuille s’insère entre la feuille 2 et la feuille 3.

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Par défaut, celle-ci est nommée Feuil4, mais vous pouvez la déplacer en la glissant avec votre curseur ou la renommer soit en faisant un clic droit sur cette feuille ou en utilisant la fonction Format du groupe Cellules.

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Comme indiqué plus haut, nous avons plusieurs possibilités pour insérer une feuille.

Comme pour la plupart des actions que nous souhaitons effectuer dans Excel, nous avons toujours une façon de faire en passant par le ruban Excel et une façon rapide d’effectuer cette même action.

Pour gagner du temps, vous pouvez donc tout simplement cliquer sur le symbole suivant pour insérer automatiquement une feuille à la suite des précédentes.

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Ou encore, pour insérer une feuille entre deux déjà existante, vous pouvez simplement faire un clic droit sur la feuille et vous retrouvez la fonction Insérer que nous avons vu en passant par le groupe Cellules.

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Comme vous pouvez le voir, vous pourrez également Supprimer une feuille, Renommer une feuille ou encore Déplacer ou copier une feuille.

Le clic droit est un gain de temps extraordinaire et deviendra vite un automatisme mais il est toujours bon de savoir où nous pouvons effectuer cette même action en passant par le ruban Exel.

 

Pour insérer plusieurs feuilles simultanément, vous effectuerez les mêmes actions mais en amont vous devez, en maintenant enfoncé la touche Maj de votre clavier, sélectionnez le nombre d’onglets de feuille existantes correspondant au nombre de feuilles que vous souhaitez insérer.

Créer un organigramme avec Excel 2010

Comment faire un organigramme sur Excel en quelques manipulations

Si vous avez déjà travaillé avec Excel sur une version antérieure à 2007, vous vous souvenez sans doute de la complexité de créer un organigramme.

Nous devions alors créer des formes, les dimensionner à la bonne taille, les aligner correctement, positionner le texte correctement et nous passions un temps considérable à effectuer toutes ces actions.

Depuis la version 2007, Microsoft Office a créé une nouvelle fonction permettant de réaliser facilement et rapidement un organigramme grâce à une nouvelle fonctionnalité appelée SmartArtet que nous allons découvrir ici.

Vous trouverez cette fonctionnalité dans l’onglet Insertion, et dans le groupe Illustrations.

SmartArt - 1

En cliquant sur cette fonction, une nouvelle fenêtre s’ouvre alors avec toutes les possibilités que nous offre les graphiques SmartArt.

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Comme nous souhaitons créer un organigramme, nous allons sélectionner Hiérarchie où Excel nous proposera plusieurs dispositions possibles.

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Prenons tout simplement la première disposition pour notre exemple.

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Le modèle vierge s’insère dans notre feuille Excel. Celui-ci est composé de 5 blocs sur 3 niveaux et d’une fenêtre à sa gauche pour saisir notre texte et organiser nos blocs.

Nous pouvons voir également qu’Excel nous a créé un nouvel onglet nommé  Outils SmartArt et composé d’un onglet Création et un onglet Format et qui nous permettrons de personnaliser notre organigramme.

SmartArt - 5

Pour saisir notre texte, nous pouvons soit utiliser la fenêtre de gauche, soit le saisir directement dans le bloc voulu.

Commençons donc par saisir nos données dans les blocs du modèle.

Vous verrez qu’en saisissant nos textes, la taille de notre police s’adapte automatiquement au bloc qui le contient.

SmartArt - 6

Imaginons que nous souhaitons ajouter sous la responsabilité directe du P.D.G., Madame DURAND Martine, Directrice Administrative.

Nous allons dans un premier temps, nous positionner sur le bloc du P.D.G. et dans l’onglet Création de l’outil SmartArt et le groupe Créer un graphique, nous pouvons voir la fonction Ajouter une forme.

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En cliquant sur la flèche permettant de dérouler le menu, nous avons plusieurs possibilités.

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Dans notre exemple, nous souhaitons ajouter un bloc sous la responsabilité du P.D.G. et nous allons donc cliquer surAjouter la forme en dessous. La forme s’insère automatiquement sous la responsabilité de DUPONT Nicolas.

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Procédez de la même façon pour chaque ajout et n’hésitez pas à redimensionner votre organigramme pour que cela soit plus lisible si vous avez beaucoup de niveaux.

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Une fois votre organigramme créé, vous pouvez facilement le personnaliser.

Vous pouvez par exemple, déplacer les blocs, promouvoir ou abaisser un bloc de niveau par le groupe Créer un graphique.

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Vous pouvez aussi en changer la disposition à l’aide du groupe Dispositions avec un modèle prédéfini.

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Vous pouvez en modifier le Style dans le groupe Styles SmartArt ou encore en modifier les couleurs.

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Une fois votre organigramme crée, vous pouvez ne plus afficher la fenêtre de gauche, soit en cliquant sur une cellule en dehors de votre organigramme soit en cliquant simplement sur la croix de cette fenêtre.

Pour la faire réapparaitre, il vous suffira de cliquer sur la flèche suivante.

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Création d’un graphique Sparkline sur Excel 2010 et 2013

Un nouveauté d’excel 2010, la création de graphique sparklines

Nouvelle fonctionnalité d’Excel depuis sa version 2010, les graphiques sparklines permettent d’afficher les tendances des données.

Bien plus petit qu’un graphique Excel traditionnel, les graphiques sparklines s’insèrent dans une cellule de la feuille de calcul afin d’afficher une représentation illustrée de ses données.

Prenons un tableau suivant de suivi des ventes des commerciaux pour le trimestre 1 :

graphique sparklines sur excel

Dans la colonne H, vous pouvez voir que j’ai intitulé ma colonne Tendance pour afficher la tendance pour chaque commercial.

Pour cela, nous allons nous positionner dans la cellule H4 correspondant au Commercial 1 et dans l’onglet Insertion, nous pouvons voir le groupe intitulé Graphiques Sparklines.

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Pour insérer une tendance sous forme de courbe, nous allons donc tout simplement cliquer sur cette fonction

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Une nouvelle fenêtre s’ouvre pour que nous puissions sélectionner les données pour lesquelles nous souhaitons une courbe de tendance. Il nous suffit alors de cliquer sur l’icône de gauche pour choisir nos cellules.

La seconde partie de cette fenêtre, nous demande de sélectionner la cellule où nous voulons que notre graphique sparkline s’affiche ; Comme nous nous étions déjà positionné dans la cellule choisie, Excel nous indique automatiquement son emplacement, à savoir H4 dans notre exemple.

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Sélectionnons la plage de données voulue qui dans notre exemple concerne les valeurs contenues dans les cellules B4 à G4.

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On clique sur Ok et notre graphique sparkline s’affiche dans notre cellule.

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Pour les cellules suivantes, il ne nous reste plus qu’à recopier le contenu de la première cellule vers le bas en sélectionnant le coin en bas à droite de la cellule.

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Cela nous permet d’avoir une représentation graphique qui rend tout de suite les données chiffrées bien plus « parlantes » que de simples nombres.

En vous positionnant sur n’importe quelle cellule comprenant un graphique sparkline, vous pouvez observer qu’Excel nous a créé un onglet supplémentaire « Outils sparkline » qui nous permettra de modifier rapidement le style si celui-ci nous convient pas, de modifier les couleurs, de modifier les données si nécessaire, etc.

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Nous pouvons notamment, par exemple, afficher le point le plus haut (le montant des ventes le plus élevé pour notre exemple) et le point le plus bas pour chacun des commerciaux en cochant simplement les cases dans le groupe Afficher de cet onglet.

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Pour bien différencier les deux points, n’hésitez pas à modifier leur couleur à l’aide de la fonction Couleur de marqueur.

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Copier – Coller plusieurs éléments avec le Presse papier de Excel 2010

Pour tout utilisateur régulier des logiciels du pack office, nous connaissons tous les fonctions copier – coller.

Mais nous avons aussi dans Microsoft une fonction nommée Presse-papiers qui est d’ailleurs sous-utilisée et pourtant est des plus pratiques pour copier-coller plusieurs éléments dans Excel ou tout autre logiciel de la suite office.

Dans l’onglet Accueil, groupe Presse-Papier, il vous suffit de cliquer sur la petite icône en bas à droite pour afficher le volet Presse-Papier.

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En cliquant sur cette icône, une nouvelle fenêtre s’affiche à la gauche de votre classeur.

 

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A partir d’ici, vous pouvez copier le nombre d’éléments que vous souhaitez. Ils s’afficheront au fur et à mesure dans la bibliothèque du Presse-Papier.

Je prends un exemple tout simple mais valable même pour un grand nombre de données que nous souhaitons copier et coller.

Comme vous pouvez le voir plus haut, mon premier onglet « Factures 2013 » comporte le montant total des factures par mois, et mon second d’onglet, une représentation graphique de ces données.

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Je souhaite copier la donnée du montant total de mes factures pour l’année se trouvant dans le premier onglet et mon graphique de mon second onglet dans un nouvel onglet pour regrouper les deux.

Je pourrai bien sûr aller copier ma première donnée et aller la copier dans ma Feuil3 puis aller copier mon graphique et aller le copier dans ma Feuil3 mais si nous avons beaucoup de données à des emplacements différents, cela peut vite devenir long et fastidieux.

D’où tout l’intérêt du Presse-papier.

Je me positionne dans ma première feuille, sélectionne ce que je souhaite et copie ces données (Ctrl + C en raccourci pour gagner du temps). Je vois de suite que ce que j’ai copié, c’est de suite ajouter dans le presse-papier.

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Je fais de même avec mon graphique qui se trouve dans le second onglet qui s’ajoute également dans la bibliothèque du Presse-Papier.

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Je vais maintenant dans ma Feuil3 et il ne me reste plus qu’à cliquer sur les éléments que je souhaite coller ou cliquer sur le bouton Coller tout si je veux toutes les données copiées.

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Le presse-Papier peut être très pratique pour copier des données d’Excel et aller les coller dans Word ou tout autre logiciel du pack Office.

Par exemple, j’ouvre un nouveau document Word et je retrouve mon volet Presse-papier avec mes données Excel et il ne reste plus qu’à cliquer sur Coller tout.

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La valeur cible avec Excel 2007

La fonction valeur cible a pour utilité de rechercher une valeur par rapport à un objectif défini: Voici comment l’utiliser.

La valeur cible sur Excel est un système de calcul qui permet de partir d’un résultat pour obtenir l’une des parties de notre calcul. Bien pratique pour des crédits ou des soldes par exemple : Voici une exemple de la vie pratique qui vous permettra de bien comprendre la notion de valeur cible.

Imaginons que nous devions changer de canapé. Nous souhaitons l’acquérir à crédit et nous nous sommes fixés au départ un budget de 1800 euros.

Nous souhaitons un remboursement sur un an en 12 mensualités et le magasin où nous souhaitons l’acheter propose un taux de remboursement de 3,5 %.

Nous avons donc toutes les informations nécessaires pour saisir nos données.

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Dans un premier temps, je dois calculer le montant de mon remboursement et pour cela, je vais utiliser une fonction financière, nommée VPM qui me permettra ce calcul.

Profitons-en pour voir cette formule en détail :

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Mon premier argument sera mon taux d’intérêt ramené à ma périodicité ; Dans notre exemple, 3,5%/12

Mon second argument sera le nombre total de remboursement soit dans notre exemple, 12 (ma périodicité)*1 (ma durée)

Mon troisième argument sera le prix de mon canapé.

Attention, pour obtenir un résultat positif, je dois mettre un devant ; C’est une question de somme algébrique. Ce qui donnera dans mon exemple, -1800

Ce qui me donne la formule suivante (sans oublier de séparer chacun de mes arguments par des ; )

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Je valide et j’obtiens le montant de mon remboursement pour chaque période, soit mensuellement comme j’ai choisi un remboursement sur 12 mois :

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Je dois donc rembourser 152,86 euros par mois pour cet achat.

Le problème est que j’avais prévu dans mon budget de ne rembourser que 120 euros par mois au maximum.

La question que je me pose donc est à quel prix dois-je acheter mon canapé pour avoir un remboursement égal ou inférieur à 120 euros par mois dans ces mêmes conditions ?

Pour cela, nous allons donc utiliser la valeur cible et pour trouver cette fonction, je vais aller dans l’onglet Données où je vais trouver l’icône Analyse de Scénarios qui se trouve dans le groupe Outils de données.

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Je clique dessus pour ouvrir les différentes options et je découvre la fonction Valeur cible

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Je clique sur Valeur cible et une nouvelle boite de dialogue fait son apparition

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Nous avons 3 paramètres à renseigner :

  • La cellule à définir, c’est-à-dire l’objectif que je me suis défini.

Comme j’étais positionné dessus, Excel m’indique bien la cellule B7 soit le montant de mon remboursement.

Attention, cette cellule doit obligatoirement comporter une formule au sens large du terme. Elle peut contenir aussi bien une fonction d’Excel qu’une formule simple comme une valeur multipliée par une autre.

 

  • La valeur à atteindre, c’est-à-dire l’objectif que je me suis fixée. Je ne souhaite pas un remboursement supérieur à 120 euros et je vais donc entrer cette valeur.

 

  • La cellule à définir, c’est-à-direla cellule à modifier en fonction de mon objectif ; Dans mon exemple, ce sera la cellule B2 soit le prix de mon canapé.

 

Ce qui nous donne :

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Je valide en cliquant sur Ok et Excel m’indique qu’il a trouvé un résultat.

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Je valide à nouveau et je sais maintenant que je ne peux pas dépasser 1 413,07 euros pour l’achat de mon canapé en ayant les mêmes conditions.

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Dans mon exemple, ce qui m’intéressait c’était de connaître le prix d’achat maximum de mon canapé en ayant un remboursement de 120 euros sur 1 an en 12 mensualités avec un taux d’intérêt de 3,5 % mais j’aurai pu également garder mon prix d’achat initial et avec les mêmes conditions, savoir sur quelle durée, je devrais emprunter.

Dans ce cas, la cellule à renseigner aurait été B3, soit ma durée et je peux ainsi rapidement savoir que pour un achat de 1800 euros avec un remboursement de 120 euros par mois, mon remboursement serait de 1 an et 3 mois.

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Nommer une feuille ou un classeur sur Excel

Nommer une feuille et faire appel à une feuille différente sur excel.

Nommer une feuille sur Excel n’a rien à voir avec renommer la feuille sur laquelle on travail.

nommer-feuille-excelPour donner un nom sur la feuille du classeur sur laquelle on travail, il suffit de faire un clic droit sur l’image et de cliquer sur renommer.

Mais renommer la feuille ne vous permettra pas d’aller la chercher, pour cela il faut au delà de son nom, expliquer à excel ce que c’est.

Un feuille se nomme de cette façon : “nomfeuille!“. C’est le point d’exclamation à la fin du nom de la feuille qui indique qu’il s’agit bien d’une feuille.

Pour un classeur, c’est pareil, il faudra le nommer à la façon excel : En l’occurrence, avec des crochets de cette façon [classeur1].

Ces éléments inquiètent souvent à tort ceux qui souhaitent travailler avec Excel. C’est en tout cas le seul moyen d’aller chercher des autres tableaux, des autres feuilles ou des autres classeurs.

ecriture-feuilleEn revanche, à défaut de l’écrire, en allant chercher votre cellule directement dans la feuille citée, vous aurez l’écriture du chemin qui se fera tout seul, comme par exemple :

Actualiser son tableau croisé dynamique sous Excel 2007

Si la base source de votre Tableau Croisé Dynamique se trouve dans le même classeur Excel, il vous est sans doute arrivé d’ajouter des données à votre base source et de ne pas réussir à actualiser votre tableau croisé dynamique.

Nous allons voir pourquoi et comment y remédier.

Pour exemple, nous allons imaginer qu’occasionnellement, nous vendons des fleurs sur un marché et que nous faisons un suivi de nos ventes, comme le présente le tableau ci-après :

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Les données telles quelles sont difficilement exploitable et nous avons donc généré un Tableau Croisé Dynamique :

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Pour rappel :

Pour générer le Tableau Croisé Dynamique, vous devez vous positionner dans une cellule à l’intérieur de votre tableau source puis dans l’onglet Accueil, vous trouverez la fonction Tableau Croisé Dynamique.

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Maintenant, essayons d’ajouter une ligne à notre base source :

Le 30 mai 2014, j’ai décidé d’ajouter des Mimosas à mes ventes et j’en ai vendu 112.

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Je retourne sur l’onglet de mon Tableau Croisé Dynamique et aucun changement ; Mon tableau est toujours identique et mes Mimosas n’apparaissent nulle part.

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Dès l’instant que je clique à l’intérieur de mon Tableau Croisé Dynamique, nous pouvons voir que l’outil Tableau Croisé Dynamique est apparu et que nous avons accès à deux nouveaux onglets : Option et Création

Nous allons donc essayer en passant par l’onglet Option où nous avons la fonction Actualiser

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Je clique sur Actualiser et … rien ne se passe ! Mes Mimosas n’apparaissent toujours pas.

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Pourquoi ?

Rappelez vous, quand vous générez votre Tableau Croisé Dynamique, Excel vous défini votre base source qui comprend vos données initiales, à savoir dans notre exemple, de la cellule A1 à la cellule C47.

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Par conséquent, en ajoutant une ligne en dessous de notre base source définie initialement, Excel ne peux pas la prendre en compte.

Deux solutions dans ce cas là :

1- Soit vous ajouter votre ligne supplémentaire à l’intérieur de votre tableau. Peu importe où mais la ligne ajoutée doit impérativement être inséré entre la première et la dernière ligne de notre base source initiale.

Par exemple, j’insère ma ligne « Mimosas » en date du 30/05/2014 entre les Roses et les Orchidées, comme ci-après :

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Maintenant, si je retourne dans la feuille de mon Tableau Croisé Dynamique et que je clique  sur la fonction Actualiser qui se trouve dans l’onglet Option, je vois bien mon Tableau à jour avec les Mimosas qui ont été ajoutés.

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2- Si par contre, votre suivi est comme dans notre exemple, c’est-à-dire afficher par date et que vous ne souhaitez pas à avoir à chaque fois à re-trier vos données parce que vous avez dû insérer vos lignes à l’intérieur de votre tableau initial, nous allons donc devoir cette fois-ci redéfinir notre base source.

Imaginons que le 03/06/2014, nous faisons un nouveau marché et que nous ajoutons donc ces nouvelles données à la suite des précédentes.

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Si nous essayons par la fonction Actualiser, nos nouvelles données étant en dessous de la base source initialement définie, celles-ci ne seront pas prises en compte.

Nous allons donc devoir changer notre base source et la redéfinir.

Pour cela, nous allons simplement dans la feuille où se trouve notre Tableau Croisé Dynamique, utiliser la fonction Changer la source de données qui se trouve également dans l’onglet Option de l’outil Tableau Croisé Dynamique.

(Attention, à bien toujours vous positionner à l’intérieur de votre tableau pour qu’apparaissent ces outils).

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Une fois que vous avez cliquez sur la fonction Changer la source de données, vous êtes automatiquement rebasculer dans la feuille contenant votre base source et la fenêtre Modifier la source de données du tableau croisé dynamique s’affiche alors.

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Il ne vous reste donc plus qu’à redéfinir votre zone en sélectionnant les données ajoutées et à cliquer sur Ok.

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Votre tableau croisé dynamique est alors mis à jour et toutes les nouvelles données prises en compte.

 

La rechercheH

Dans un cours précédent, vous avez pu voir comment utiliser la fonction RechercheV pour la recherche verticale et nous allons maintenant voir l’intérêt et l’utilisation de la RechercheH pour la recherche horizontale.

Prenons pour exemple, un tableau de notes pour une classe de 14 élèves .

Tableau Source

 

Celui-ci pourrait comporter bien plus de colonnes et de lignes, ce qui rendrait la collecte d’information plus longue et ce que nous voulons c’est pouvoir facilement et rapidement trouver les renseignements pour un élève en particulier.

Pour commencer, j’ai créé en dessous de mon tableau principal, un nouveau petit tableau pour accéder rapidement aux informations souhaitées une fois que j’aurai saisi les formules adéquates.

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Ce que l’on souhaite, c’est que dès que je saisi le nom d’un élève, je puisse voir immédiatement dans quelle classe il se trouve et quelles notes a-t-il obtenus pour chaque matière.

Dans la cellule B12 : « Elève », je ne rentre aucune formule car c’est ici que je vais saisir le nom de mon élève.

Par contre, en cellule B13 : « Classe », je vais utiliser la formule RechercheH pour par la suite obtenir l’information de manière automatique.

La RechercheH se décompose comme la recherveV en 4 parties :

La formule RechercheH

 

Comme toute formule, nous commençons par le signe = , suivi du nom de la formule, soit RechercheH.

Pour le premier élément, Excel nous indique de lui préciser la valeur cherchée, ce qui dans notre exemple, sera le nom de l’élève que nous allons saisir dans la cellule B12.

Valeur cherchée

Premier élément : La valeur cherchée

Sans oublier de séparer chaque élément de notre formule par les « », Excel nous demande comme second élément, notre tableau et que nous allons simplement lui désigner en sélectionnant toutes les cellules.

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Second élément : La sélection du tableau

 

Le troisième élément (et on n’oublie pas nos « »), indiqué par Excel par l’intitulé « no_index_lig », représente le numéro de la ligne où Excel doit rechercher l’information dans notre tableau.

Dans notre exemple, dans la cellule où nous entrons la formule, nous voulons savoir la Classe de l’élève. Dans notre tableau, cette information se trouve en ligne 2, ce que nous lui indiquons en saississant simplement le chiffre 2.

Attention, il s’agit bien du numéro de la ligne en fonction de la sélection de votre tableau. Même si vous avez crée votre tableau plus bas dans votre feuille Excel, par exemple si vous l’avez commencé en ligne 5, les informations par rapport à la Classe, seront toujours en ligne 2 par rapport à la sélection de votre tableau.

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Quatrième et dernier élément, Excel nous demande si il doit rechercher une correspondance approximative ou exacte. Comme nous souhaitons avoir une information et une valeur juste, nous allons simplement cliquer sur FAUX – Correspondance exacte.

Ci qui signifie que si nous entrons le nom d’un élève qui n’existe pas, Excel ne donnera bien sûr aucune information. Si nous avions sélectionné la correspondance approximative, Excel, nous aurai fourni les informations de l’élève le plus proche.

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Faux - La correspondance exacte

 

On ferme la parenthèse pour signifier que notre formule est terminée et il ne nous reste plus qu’à cliquer sur Entrée.

Une fois validée, si vous voyez #N / A, ne vous inquiétez pas ; Excel vous signifie qu’il n’y a pas de valeur et c’est normal car nous n’avons pas renseigné le nom de l’élève à chercher dans la cellule B12.

#N / A

 

Si maintenant, je lui demande de me chercher la classe de l’élève13 par exemple, Excel me dit bien qu’il est en classe 1B.

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La formule sera la même pour toutes les cellules pour lesquelles nous voulons les notes ; La seule chose qui changera est le numéro de la ligne où l’information doit être retrouvée.

Soit la ligne 3 pour la note de Français, la ligne 4 pour la note de Mathématiques, la ligne 5 pour la note d’Histoire-Géographie et ainsi de suite.

Une fois mes formules indiquées pour chaque cellule, je peux saisir le nom de n’importe quel élève et je vois immédiatement toutes les informations que je souhaitais.

 

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Définir et fixer les décimales sous Excel 2007

Si vous devez saisir un nombre important de chiffres comme des valeurs comptables ou financières et qui doivent comporter un nombre égal de décimale, les fonctions du groupe Nombre d’Excel vous sera très utile.

La procédure est très simple. Imaginons un simple tableau de 2 colonnes où nous indiquons le mois de facturation et le montant facturé. Dans cet exemple, j’ai saisi mes données chiffrées en masse brute sans faire attention à la mise en forme.

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Pour rendre mon tableau plus présentable et plus lisible, je souhaite que toutes mes cellules comportant mes données chiffrées, à savoir ma colonne B, soient au même format avec 2 décimales.

Sur le ruban d’Excel et dans l’onglet Accueil, nous pouvons voir le groupe Nombre.

Groupe Nombre de l'onglet Accueil du ruban Excel

Groupe Nombre de l’onglet Accueil du ruban Excel

Par défaut, le format affiché est Standard.

Pour le modifier, nous allons dans un premier temps :

  • sélectionner la colonne pour laquelle nous souhaitons modifier ce format
  • cliquer sur la petite flèche de la fenêtre du groupe Nombre pour avoir accès aux autres formats en déroulant cette liste
Menu déroulant des différents formats

Menu déroulant des différents formats

Nous pouvons maintenant voir les différents formats possibles. Nous retrouverons le format Standard mais également Nombre, Monétaire, Comptabilité, Date courte, Date longue, etc.

Ici, ce sont les formats les plus couramment utilisés mais vous pouvez avoir accès à une multitude d’autres choix en cliquant sur « Autres formats numériques ».

Dans notre exemple, nous avons plusieurs possibilités.

  • En cliquant sur le format Nombre, vous pouvez voir, ci-après, qu’automatiquement toutes mes données chiffrées se sont mises en forme avec deux chiffres après la virgule (par défaut sous Excel).

Format Nombre

  • Si nous souhaitons en plus des deux chiffres après la virgule, ajouter le sigle de l’Euro , il vous suffit de sélectionner le format Monétaire, ce qui nous donnera la mise en forme suivante :

Format Monétaire

  • Pour ce format, vous pouvez également choisir le format Comptabilité, ce qui donnera la mise en forme suivante et qui est quasi identique au format Monétaire :

Format Comptabilité

Petite astuce pour ce format : Vous pouvez le sélectionner très rapidement en cliquant sur la petite icône suivante :

Raccourci rapide pour le format avec le sigle de l'euro

Raccourci rapide pour le format avec le sigle de l’euro

Et en cliquant sur la petite flèche de cette icône, vous pouvez avoir accès au symbole représentant les Dollars $, si nécessaire.

Raccourci rapide pour afficher le format Comptabilité avec le signe des Dollars $

Raccourci rapide pour afficher le format Comptabilité avec le signe des Dollars $

Comme nous avons sélectionné la colonne entière, ce format choisi s’appliquera à toutes les cellules, même si vous entrez de nouvelles données par la suite.

Vous pouvez également définir le format de votre colonne en amont en sélectionnant votre colonne vide. Vos données chiffrées se mettrons en forme automatiquement et peu importe la façon dont vous, vous les entrerez.

2 chiffres après la virgule est le format par défaut d’Excel pour les fonctions Nombre, Monétaire ou Comptabilité.

Si vous souhaitez en retirer ou en ajouter, il vous suffit d’utiliser les deux icônes suivantes en cliquant autant de fois que vous voulez ou non de décimales.

Dans notre exemple, j’ai cliqué deux fois sur le symbole avec la flèche à droite pour retirer les 2 décimales et obtenir ainsi des chiffres entiers :

Ajouter ou supprimer des décimales

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Nous pouvons observer qu’en retirant des décimales, la petite fenêtre, m’indique que nous avons défini un format Personnalisée.

Format personnalisée

 

 

Changer la couleur d'une cellule si la valeur est différente

Changer la couleur d’une cellule si la valeur est différente

Pour changer la couleur d’une cellule si la valeur est différente il faut créer une règle de mise en forme conditionnelle pour la cellule en question.

Exemple :

Dans la Feuil1, cellule C3 est saisit le nombre 22. Lorsque cette valeur sera modifiée par une valeur quelconque, la couleur de trame de la cellule deviendra rouge.

Mise en pratique :

Sélectionnez la cellule C3, puis dans l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnel -> Nouvelle règle…

Dans Sélectionnez un type de règle, choisissez l’option : Appliquer une mise en forme uniquement aux cellules qui contiennent.

Dans Modifier la description de la règle, sélectionner à l’aide des menus déroulants les options : Texte spécifique et ne contenant pas.

Dans le champ (à droite) saisissez 22, la valeur de la cellule C3.

A présent, cliquez sur le bouton Format… Depuis l’onglet Remplissage sélectionnez une couleur (ici ce sera du rouge).

Pour finir, cliquez sur OK pour fermer les boites de dialogues et valider les paramètres.

Mise en application :

La mise en forme de la cellule C3 reste inchangée le moment. Changez sa valeur (55 par exemple). La couleur de trame de la cellule doit devenir rouge.

Nota 1 : La règle peut s’appliquer sur plusieurs cellules contenant la même valeur. Pour cella elles devront être toutes sélectionnées avant de cliquer sur Mise en forme conditionnel…

Nota 2 : La règle ne peut pas s’appliquer sur plusieurs cellules ne contenant pas la même valeur. Dans ce cas, il faudra créer autant de règle qu’il n’y a de cellules.