Comment utiliser la fonction NBval sur Excel.

Utilisation de la fonction NBVAL sous Excel 2007 ou excel 2010

Nous allons voir ici comment nous pouvons compter un nombre de cellules contenant des données que ce soit du texte ou des nombres à l’aide de la fonction NBVAL sous Excel 2007 (procédure également valable sur la version 2010 et 2014).

Prenons pour exemple, un tableau Excel où nous suivons au jour le jour nos équipes de formateurs.

excel nbval

Dans notre tableau nous voulons savoir le nombre de personnes pour chaque catégorie et pour cela nous allons donc utiliser la fonction NBVAL qui va nous permettre en fait de calculer le nombre de cellules non vides.

Nous allons donc dans un premier temps, nous positionner dans la cellule B17, cellule dans laquelle nous voulons que s’affiche notre résultat pour la catégorie « Formateurs Excel – Niveau 1 ».

Comme vous le savez, toute formule doit commencer par le signe = auquel nous ajouterons la fonction NBVAL ; Dans la barre de formule, notre formule débutera donc ainsi.

nbval

En effet, en double cliquant sur cette fonction, nous voyons qu’automatiquement la parenthèse s’est affichée et qu’Excel nous apporte des indications sur les données que nous devons entrer pour que notre formule fonctionne correctement :

detail formule nbval

Ce que nous voulons, ce sont le nombre de données contenues dans notre colonne B intitulée « Formateurs Excel – Niveau 1 » et nous allons sélectionner, à l’aide de la souris, la plage de données de la cellule B5, où débute les noms de nos formateurs, à la cellule B16, où elle se termine.

exemple formule nombre valeur

On n’oublie pas de fermer la parenthèse et on valide notre formule à l’aide de la touche Entrée de notre clavier, ce qui nous donne =NBVAL(B5 :B16) ; Notre résultat s’affiche bien dans la cellule que nous avions sélectionné, à savoir B17 dans notre exemple.

Pour rappel, les : permette à Excel de comprendre qu’il doit prendre en compte toutes les données contenues entre la cellule B5 et la cellule B16

resultat formule excel

Il ne nous reste plus qu’à l’aide de la souris à étirer notre formule vers la droite pour la recopier et nos résultats s’afficheront pour chacune des catégories.

etirement formule excel

copier coller automatique formule

A présent, vous pouvez à ajouter ou supprimer un nom dans n’importe laquelle de vos colonnes, vos résultats s’agrémenteront automatiquement.

La fonction NB.SI également possible pour calculer le nombre de cellules pleines dans la plage sélectionnée.

A titre indicatif et un peu plus compliqué, pour cet exemple qui ne contient que des données textes, vous auriez également pu utiliser la fonction NB.SI qui vous calcule le nombre de cellules si la condition est respectée.

formule nb si

On demande ici à Excel de nous calculer le nombre de cellule entre la plage de données B5 et B16 si la cellule contient du texte, représentée par * que nous mettons entre guillemets.

calcul nombre de cellules

Comme vous pouvez le constater par vous-même, la première formule en utilisant la fonction NBVAL est bien plus simple à utiliser et nous arrivons au même résultat.

Impression d’un tableau trop large sur Excel 2010 et 2013

Première chose à faire, c’est de cliquer sur l’onglet “Mise en page” qui laissera place à un carré de mise en page (qui va de marges à imprimer les titres).

Ensuite dans l’ordre, on va définir la zone d’impression. Au préalable, il faut sélectionner la zone qui nous intéresse, puis on clic “définir la zone d’impression”

Ensuite on prend le temps de définir l’orientation du document.  Pour cela, allez dans  l’onglet mise en page > Orientation > Portrait ou Paysage. Cette étape ne résoudra pas votre problème mais permettra d’avoir une impression plus confortable.

onglet-mise-en-pageEnsuite cliquez en bas à droite de l’onglet pour développer toutes les options de la mise en page de votre feuille excel. (en jaune sur l’image)

Une fenêtre s’ouvre alors et vous permet de détailler beaucoup plus votre mise en page, avec des chiffres qui vous permettront d’être le plus précis possible dans votre présentation.

fenetre mise en page excel

Les quatre onglets sont identiques sur Excel 2007, 2010 et 2013 pour vous rassurer. Le plus important alors pour adapter votre document, ce sera de choisir l’orientation, mais surtout de déterminer l’échelle.
Soit:

  • vous tâtonnez en modifiant le pourcentage de la taille normale.
  • vous ajustez en fonction du nombre de pages, en largeur et en hauteur.

La première solution est idéale lorsque votre document dépasse très largement et qu’il n’est pas énorme, en revanche pour une classeur excel très long, la deuxième solution est plus facile à gérer.

Il vous suffira ensuite de valider, puis de lancer l’impression et votre document sortira en une seule feuille, en deux, ou encore en trois feuilles… à vous de choisir.

N’oubliez pas que vouloir à tout prix sortir une seule feuille n’est pas le mieux si on ne peut rien lire. Sans vouloir les aligner et les scotcher comme on peut voir parfois, choisissez une feuille de large pour 3 ou 4 de long, cela ne gênera personne!

Si vous bloquez sur ce point, laissez nous un commentaire, nous vous proposerons la bonne procédure en fonction de la taille  et du type de votre document.

 

Modifier le format date sous Excel 2007

Excel vous présente différents formats de dates qui vous permettent de les présenter comme bon vous semble.

Par défaut, sous Excel, si vous saisissez une date, celle-ci s’affichera sous la forme « 01-janv » alors que vous l’avez saisi à l’aide du clavier numérique « 01/01 ».

Pour que votre date  s’affiche de manière complète, vous devez modifier le format de votre cellule.

  • Pour cela, sélectionnez la plage de données contenant vos dates ou la colonne entière si cette dernière n’est destinée qu’à ce type de données.
  • Dans l’onglet « Accueil » du ruban, dans la rubrique « Nombre », vous avez un menu déroulant qui par défaut, affiche « Standard ».

Il vous suffit alors de cliquer sur la petite flèche qui déroule les différentes options et de sélectionner :

  • Soit « Date courte » pour que votre date s’affiche sous le format « 01/01/2013 »,
  • Soit « Date longue » si vous souhaitez la formulation complète « mercredi 01 janvier 2014 ».

Autre façon de changer les formats :

Une fois vos données sélectionnées, vous pouvez utilisez le clic droit de votre souris. Vous retrouverez alors l’accès au « Format de cellule » et aux options de « Date » où de nombreuses possibilités vous seront offertes.

Faire un décalage de cellules en vba

selection-cellule-vba

Dans cet exemple, nous avons la première sélection en A2. L’objectif est grâce à une ligne de code VBA, de la poser en E4.

Si on compte, on pourra voir qu’il suffit de descendre de 2 cellules vers la bas et d’ensuite décaler de 4 cellules vers la droite, ce qui s’apparentrait en formulation abscisse ordonnée, par un +2,+4.

En réalité, le “+” n’a pas beaucoup d’importance, mais il faut le retenir implicitement, puisque le chemin inverse est possible. Vous pourrez donc également remonter le tableau en utilisant des valeurs négatives.

Ainsi, la ligne de code qui nous permettra de faire le changement de cellule sera avec “ActiveCell.Offset”:

Sub selection()
'Sélection pour décaler ma sélection de celllule vers une autre cellule
ActiveCell.Offset(2, 4).Select
End Sub

A noter, l’espace entre la virule et le 4, très important, mais qui devrait se corriger sur les dernières versions (2007 à 2013), si vous faites la faute.

Excel Visual Basic pour Application VBA – Comprendre à quoi ça sert

Le VBA, Visual Basique pour application, définition et utilisation dans Excel.

vbaAfin de répondre à vos propres besoins, la programmation VBA est la solution personnalisée proposée par Excel qui vous permettra  d’ajouter des caractéristiques, des fonctions ou des commandes qui ne pourraient pas être directement intégrer sur Excel.

Les possibilités du VBA : Nombreuses, surtout dans l’utilisation des Macros de la suite Office.

  • La combinaison d’un nombre indéterminé de commandes
  • L’ajout de nouvelles fonctions et de nouvelles commandes comme intégrer  une fonction qui vous permettra de calculer une TVA personnalisée, une charge salariale particulière, etc…
  • L’automatisation d’actions répétitives
  • La modification et l’amélioration des commandes d’une application
  • L’interaction des différentes applications d’Office
  • La création d’interface personnalisée

Le VBA – Outil de programmation

Les projets VBA sont des programmes ou macros écrits dans le langage Visual Basic.

Nous travaillerons sur le développement de projets VBA à travers l’enregistrement de macros ; Le terme « macro » désignant le regroupement d’un ensemble de commandes en une seule.

Proche du Visual Basic qui est l’outil de développement d’applications Windows, le VBA a été conçu pour des applications lui imposant ainsi d’être exécuté dans les programmes qui l’intègrent, comme dans le cas pour Excel.

Le concept d’Objet : Comprendre ce qu’est la POO, programmation orientée Objet.

Le VB est un langage de programmation orienté Objet qui repose sur une structure, qui vous le verrez, rappelle par bien des points les objets de la vie réelle.

Objets et collections d’objets : Dans la vie réelle, un objet peut tout représenter. Chaque objet (comme par exemple une voiture) possède des propriétés (moteur, roues, carrosserie, etc…) et permet un certain nombre de méthodes (démarrer, freiner, accélérer, tourner, etc…) ce qui permet d’en maîtriser le comportement.

En Programmation orientée Objet, cet objet est nommé la classe Voiture.

C’est-à-dire que c’est le modèle qui vous permettra d’imaginer et de créer des milliers de voitures différentes et parce que les propriétés et les définitions sont définies dans cette classe, l’ensemble des véhicules appartenant à la classe Voiture est appelé la collection d’objets Voitures.

Pour précision : une collection porte le nom pluriel des objets qu’elle regroupe, c’est d’ailleurs comme cela qu’on les reconnaît.

Ainsi, la collection Workbooks renvoie à tous les objets Workbook, c’est à dire tous les classeurs ouverts et la collection Sheets, à toutes les feuilles d’un objet Workbook, etc

Définition : Le terme Classe désigne la définition commune d’un ensemble d’objets tandis que le terme Collection désigne l’ensemble des objets appartenant à une classe (toutes les voitures en circulation)

L’accès aux objets

Pour pouvoir agir sur un objet, nous devons l’identifier.

Prenons l’exemple de la brosse à dent : Pour se laver les dents, nous devons identifier l’objet « Brosse à dent ».

Ainsi pour accéder à un objet Excel, vous devrez procéder de la même manière ; Ce qui signifie que vous devrez partir de l’objet se situant le plus haut dans la hiérarchie d’objets et progresser dans cette hiérarchie jusqu’à atteindre l’objet désiré.

Pour séparer les différentes collections et objets que nous rencontrerons jusqu’à atteindre l’objet voulu, nous utiliserons le point.

La référence à un objet bien défini dans une collection se fera donc selon la syntaxe suivante :

Nom_Collection(« Nom_Objet »)

 Pour exemple, le code VB permettant d’appeler la feuille de classeur Excel nommée « CASociete », et située dans le classeur « MONCLASSEUR » (sous condition que celui çi soit ouvert) serait :
Application.Workbooks(« MONDOCEXCEL.xlsm »).Sheets(« CASociete »).Activate.
Pour précision : Au delà de leur nom, les objets d’une collection sont identifiés au sein de la collection par une valeur indice qui représentera leur position dans la collection. Cette valeur pourra ainsi être utilisée pour renvoyer un objet d’une collection selon la syntaxe suivante : Nom_Collection(IndexObjet) ; IndexObjet représente donc la position de l’objet dans la collection.

Quant à l’instruction suivante : Workbooks(2).Activate , elle active le classeur Excel apparaissant en deuxième position dans le menu Fenêtre.

La propriété des objets : Un moyen nécessaire pour les définir et les comprendre.

Les propriétés pourront être soit un attribut de l’objet, soit un aspect de son comportement.

Pour exemple : les propriétés d’une voiture seront, entre autres, sa marque, son modèle, l’état des pneus, etc… ; Pour un document Word, les propriétés seront, entre autres, son modèle, son nom, sa taille, etc…

Figer des lignes et des colonnes sous Excel 2007 et 2010

figer-volets-excelFiger certaines lignes et/ou colonnes dans sa feuille de calcul Excel peux s’avérer bien pratique et utile lorsque vous avez un important  tableau et que vous ne pouvez pas tout visualiser sur l’écran.

Si vous avez en effet de nombreuses lignes et colonnes et que vous ne pouvez pas tout afficher à l’écran, vous allez devoir utiliser la barre de défilement verticalement et horizontalement et dans ce cas, vous ne pourrez plus voir l’intitulé de vos lignes.

Sauf avoir une très bonne mémoire pour se souvenir que la colonne B et la colonne J correspondent à telles données, vous risquez de vite vous perdre et être obligé de remonter régulièrement au début de votre tableau pour vérifier les en-têtes.

En figeant vos en-têtes, vous pourrez librement naviguer dans votre fichier et avoir toujours à l’écran les titres de vos données.

Pour se faire, vous trouverez dans l’onglet «Affichage» de votre ruban, la commande «Figer les volets».

En cliquant dessus et en fonction de votre besoin, vous aurez le choix :

  • De figer la ligne supérieure si votre tableau est étendu en hauteur
  • De figer la première colonne si votre tableau est étendu en largeur
  • De figer les volets, c’est-à-dire les deux, et la ligne supérieure et la première colonne, si votre tableau est étendu en hauteur et en largeur.

Attention pour figer les deux, vous devez vous positionner dans la cellule qui se trouve en dessous de votre première ligne et à droite de votre première colonne puis utiliser la commande « Figer les volets ».

La navigation dans votre tableau en sera bien plus simple et plus efficace maintenant que vous ne pouvez plus quitter des yeux les en-têtes de vos données.

Bien sûr, si vous souhaitez revenir à l’affichage normal, il vous suffira de re-cliquer sur l’icône «Figer les volet», toujours dans l’onglet «Affichage», et de sélectionner la commande «Libérer les volets».

Toutes les lignes et les colonnes qui ont été figées précédemment seront donc déverrouillées.

Insérer des commentaires à des cellules sous Excel 2010

Il peut être utile d’insérer des notes à vos cellules pour expliquer la donnée qui s’y trouve ou encore, pour vous faire un rappel. Par exemple, vérifier une donnée avant l’envoi ou l’impression de votre fichier ou encore lorsque vous partagez un fichier avec l’un de vos collègues et que vous souhaitez commenter un chiffre ou l’orienter dans le remplissage de sa feuille excel.

commentaires excel

Cela fonctionne un peu comme les mémos que vous collez un peu partout pour ne rien oublier mais sous format informatique.

Pour insérer un commentaire, il suffit de :

  • positionner votre curseur sur la cellule voulue
  • aller dans l’onglet « Révision »
  • cliquer sur « Nouveau commentaire ».

Une petite fenêtre apparaît alors à droite de votre cellule et vous pouvez saisir votre texte librement.

Pour valider votre commentaire, vous devez simplement cliquer hors de la zone de saisie.

Vous pouvez remarquer alors qu’un petit triangle rouge est apparu dans le coin à droite de votre cellule et cette petite icône  vous indique que cette cellule comporte une note. Il vous suffira de survoler la cellule avec ce petit triangle rouge pour lire le commentaire.

Pour effectuer cette action, je vous donne un petit raccourci qui vous fera gagner du temps :

Sélectionner la cellule dans laquelle vous souhaitez mettre votre commentaire, un clic droit avec votre souris et vous pouvez voir apparaître dans la liste la fonction « Insérer un commentaire ».

Si vous souhaitez modifier, afficher, masquer ou encore supprimer un ou plusieurs commentaires, vous trouverez tous les boutons utiles dans l’onglet « Révision ». Vous avez simplement à cliquer sur le bouton correspondant à l’action que vous souhaitez faire.

Pour modifier le format de vos notes si vous voulez, par exemple, changer la taille et la police du texte, mettre en gras, modifier la couleur du texte, etc, vous devez pour commencer Afficher votre commentaire (petit rappel, tout se passe dans l’onglet « Révision » !).

Il ne vous reste plus qu’à sélectionner votre texte, de faire un clic droit avec votre souris et vous verrez alors la fonction « Format de commentaire » où vous pouvez faire toutes vos modifications.

Les raccourcis sur Excel 2013, globalement peu de changement par rapport aux versions précédentes

Un petit rappel nécessaire même si les fonctions de raccourcis restent les mêmes que sur 2007 et 2010

Si vous êtes à l’aise avec votre clavier et que vous souhaitez gagner du temps sur Excel 2013 en mettant votre souris de côté, vous trouverez ci-après les raccourcis des commandes les plus utilisées.

raccourcis excelN’hésitez pas à vous en servir les plus souvent possible jusqu’à ce que ces raccourcis deviennent  des automatismes.

La touche «Ctrl» qui se trouve normalement en bas à gauche de votre clavier, vous permettra d’accéder aux principales fonctions.

Commençons par les chiffres (pour activer la fonction, vous devez appuyer simultanément sur la touche Ctrl et sur le chiffre voulu) :

  • Ctrl+1 vous affichera la boite de dialogue « Format de cellule »
  • Ctrl+2 vous permettra de mettre ou de retirer la mise en forme gras du texte de la cellule sélectionnée
  • Ctrl+3 vous permettra de mettre ou de retirer la mise en forme italique  du texte de la cellule sélectionnée
  • Ctrl+4 vous permettra de mettre ou de retirer le soulignement du texte de la cellule sélectionnée
  • Ctrl+5 vous permettra de mettre ou de retirer l’attribut barré de votre texte
  • Ctrl+6 affichera ou masquera les objets
  • Ctrl+8 affichera ou masquera les symboles du plan
  • Ctrl+9 masquera les lignes sélectionnées
  • Ctrl+0 masquera les colonnes sélectionnées

Sans vous détaillez ici tout l’alphabet, voici maintenant les principaux raccourcis avec les lettres :

  • Ctrl+A sélectionnera votre feuille de calcul ; si celle-ci contient des données, elle ne sélectionnera que la plage active. Pour sélectionner l’ensemble de la feuille, répétez une seconde fois cette combinaison.
  • Ctrl+C copiera les cellules sélectionnées.
  • Ctrl+F affichera la boite de dialogue «Rechercher et Remplacer» avec la sélection de l’onglet «Rechercher» ; Pour afficher cette même boite de dialogue avec cette fois-ci l’onglet «Remplacer», utilisez la combinaison, Ctrl+H.
  • Ctrl+N créera un nouveau classeur.
  • Ctrl+O affichera la boite de dialogue «Ouvrir».
  • Ctrl+P affichera la boite de dialogue «Imprimer».
  • Ctrl+W fermera la fenêtre du classeur sélectionné.
  • Ctrl+Y répétera la dernière action effectuée, tandis que Ctrl+Z aura pour effet d’annuler votre dernière action.

Allez, encore quelques petites combinaisons bien utiles sous Excel:

Ctrl+ ; vous affichera automatiquement la date du jour et Ctrl+ : pour l’heure.

Ctrl+Pg. Suiv vous permettra de passer d’un onglet à l’autre, de gauche à droite et Ctrl+Pg. Préc de passer d’un onglet à l’autre de droite à gauche

Ctrl+ ajoutera une ligne ou une colonne et Ctrl-, au contraire, supprimera une ligne ou une colonne.

Voilà donc un résumé des raccourcis sur excel qui pourra bien vous être utile si vous souhaitez automatiser quelques tâches!

Mettre en forme son fichier pour l’impression sous Excel 2007

Préparer un document permettant l’impression d’un tableau sur Excel 2007

Par défaut, votre page Excel est affichée en mode « Normal » et en portrait, c’est-à-dire dans le sens vertical de la feuille.

Pour améliorer votre présentation et modifier la mise en page avant l’impression,  nous pouvons y accéder de deux manières :

  • En sélectionnant l’onglet Mise en page directement sur votre barre d’outils
  • En cliquant sur le bouton Office puis ImprimerAperçu avant impression et Mise en page

Si vous souhaitez procéder à des modifications,  vous retrouverez les 4 fonctions essentielles pour la mise en forme : Page – Marges – En-tête/Pied de page – Zone d’impression

Nous allons donc détailler ici les fonctionnalités de chacun.

L’onglet  Page

Vous retrouverez ici les options de présentation de votre classeur sur papier.

Vous pouvez alors modifier l’orientation des pages à imprimer et définir votre échelle d’impression ; Ce qui est important lorsque vous avez de nombreuses colonnes et que vous souhaitez qu’elles apparaissent toutes sur la même page et non sur la suivante.

Pour modifier l’échelle, vous pouvez soit le faire manuellement en utilisant la fonction Réduire/Agrandir à :  ou vous pouvez laisser Excel choisir automatiquement la meilleure échelle en fonction de votre classeur en sélectionnant la fonction Ajuster

Dans cet onglet, vous pourrez également changer le format du papier en fonction du document que vous souhaitez imprimer (A3, A4, A5, etc), la qualité de l’impression

L’onglet  Marge

Les marges correspondent à l’espace entre les bords de votre feuille qui sera imprimée et les données de votre feuille de calcul.

Par défaut, Excel a prédéfini ces marges en mode normal mais vous pouvez également opter pour des  marges larges, étroites ou encore les personnaliser vous-même.

Dans cet onglet, vous pourrez également centrer votre feuille de calcul horizontalement ou verticalement pour un rendu parfait.

L’onglet En-tête/Pied de page

Par cet onglet, vous pourrez rapidement ajouter et modifier des en-têtes et des pieds de pages afin d’apporter des informations utiles à vos feuilles de calcul lors de l’impression.

Vous pourrez également insérer d’autres éléments pratiques tels que date, l’heure, le nom de votre fichier, des numéros de pages, etc

L’onglet  Feuille

Par défaut, Excel vous imprimera la totalité de votre feuille de calcul. En utilisant l’onglet  Feuille, vous pourrez définir votre zone d’impression si vous ne souhaitez imprimer qu’une partie vos données mais également faire répéter sur chaque feuille d’impression le ou les lignes en haut et la ou les colonnes à gauche.

Afficher les formules sur Excel pour vérifier le contenu de votre cellule.

Même si la formule est longue, si le résultat est correcte, on ne voit que ce dernier apparaître. Par conséquent, il est bien utile de pouvoir de temps en temps voir correctement sa formule, et directement dans la cellule de sa feuille.

c’est un bon moyen de voir les éventuelles erreurs et un excellent indicateur qui permet de comprendre une formule. Nous l’utilisons donc très régulièrement durant nos formations d’initiation sur Excel, puisque la structuration d’une formule est le préalable à maîtriser pour être par la suite un peu plus tranquille.

Voici donc la procédure pour afficher votre formule sur excel:

  • Sélectionner sa cellule.
  • Tapez simultanément sur la touche CTRL + ” : cela affichera les formules.
  • Retapez sur les mêmes touches pour produire l’effet inverse, vous retrouverez votre résultat.

Il s’agit de la méthode facile, mais pour accéder à la fonction par le menu, vous pourrez passer par Fichier -> Options puis, Options avancées, et ensuite, afficher les options pour cette feuille. Il faudra alors cocher “Formules dans les cellules”. En décochant vous retrouverez votre résultat.