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Nommer une feuille ou un classeur sur Excel

Nommer une feuille et faire appel à une feuille différente sur excel.

Nommer une feuille sur Excel n’a rien à voir avec renommer la feuille sur laquelle on travail.

nommer-feuille-excelPour donner un nom sur la feuille du classeur sur laquelle on travail, il suffit de faire un clic droit sur l’image et de cliquer sur renommer.

Mais renommer la feuille ne vous permettra pas d’aller la chercher, pour cela il faut au delà de son nom, expliquer à excel ce que c’est.

Un feuille se nomme de cette façon : « nomfeuille!« . C’est le point d’exclamation à la fin du nom de la feuille qui indique qu’il s’agit bien d’une feuille.

Pour un classeur, c’est pareil, il faudra le nommer à la façon excel : En l’occurrence, avec des crochets de cette façon [classeur1].

Ces éléments inquiètent souvent à tort ceux qui souhaitent travailler avec Excel. C’est en tout cas le seul moyen d’aller chercher des autres tableaux, des autres feuilles ou des autres classeurs.

ecriture-feuilleEn revanche, à défaut de l’écrire, en allant chercher votre cellule directement dans la feuille citée, vous aurez l’écriture du chemin qui se fera tout seul, comme par exemple :

La rechercheH

Dans un cours précédent, vous avez pu voir comment utiliser la fonction RechercheV pour la recherche verticale et nous allons maintenant voir l’intérêt et l’utilisation de la RechercheH pour la recherche horizontale.

Prenons pour exemple, un tableau de notes pour une classe de 14 élèves .

Tableau Source

 

Celui-ci pourrait comporter bien plus de colonnes et de lignes, ce qui rendrait la collecte d’information plus longue et ce que nous voulons c’est pouvoir facilement et rapidement trouver les renseignements pour un élève en particulier.

Pour commencer, j’ai créé en dessous de mon tableau principal, un nouveau petit tableau pour accéder rapidement aux informations souhaitées une fois que j’aurai saisi les formules adéquates.

Image2

 

Ce que l’on souhaite, c’est que dès que je saisi le nom d’un élève, je puisse voir immédiatement dans quelle classe il se trouve et quelles notes a-t-il obtenus pour chaque matière.

Dans la cellule B12 : « Elève », je ne rentre aucune formule car c’est ici que je vais saisir le nom de mon élève.

Par contre, en cellule B13 : « Classe », je vais utiliser la formule RechercheH pour par la suite obtenir l’information de manière automatique.

La RechercheH se décompose comme la recherveV en 4 parties :

La formule RechercheH

 

Comme toute formule, nous commençons par le signe = , suivi du nom de la formule, soit RechercheH.

Pour le premier élément, Excel nous indique de lui préciser la valeur cherchée, ce qui dans notre exemple, sera le nom de l’élève que nous allons saisir dans la cellule B12.

Valeur cherchée

Premier élément : La valeur cherchée

Sans oublier de séparer chaque élément de notre formule par les « », Excel nous demande comme second élément, notre tableau et que nous allons simplement lui désigner en sélectionnant toutes les cellules.

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Second élément : La sélection du tableau

 

Le troisième élément (et on n’oublie pas nos « »), indiqué par Excel par l’intitulé « no_index_lig », représente le numéro de la ligne où Excel doit rechercher l’information dans notre tableau.

Dans notre exemple, dans la cellule où nous entrons la formule, nous voulons savoir la Classe de l’élève. Dans notre tableau, cette information se trouve en ligne 2, ce que nous lui indiquons en saississant simplement le chiffre 2.

Attention, il s’agit bien du numéro de la ligne en fonction de la sélection de votre tableau. Même si vous avez crée votre tableau plus bas dans votre feuille Excel, par exemple si vous l’avez commencé en ligne 5, les informations par rapport à la Classe, seront toujours en ligne 2 par rapport à la sélection de votre tableau.

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Quatrième et dernier élément, Excel nous demande si il doit rechercher une correspondance approximative ou exacte. Comme nous souhaitons avoir une information et une valeur juste, nous allons simplement cliquer sur FAUX – Correspondance exacte.

Ci qui signifie que si nous entrons le nom d’un élève qui n’existe pas, Excel ne donnera bien sûr aucune information. Si nous avions sélectionné la correspondance approximative, Excel, nous aurai fourni les informations de l’élève le plus proche.

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Faux - La correspondance exacte

 

On ferme la parenthèse pour signifier que notre formule est terminée et il ne nous reste plus qu’à cliquer sur Entrée.

Une fois validée, si vous voyez #N / A, ne vous inquiétez pas ; Excel vous signifie qu’il n’y a pas de valeur et c’est normal car nous n’avons pas renseigné le nom de l’élève à chercher dans la cellule B12.

#N / A

 

Si maintenant, je lui demande de me chercher la classe de l’élève13 par exemple, Excel me dit bien qu’il est en classe 1B.

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La formule sera la même pour toutes les cellules pour lesquelles nous voulons les notes ; La seule chose qui changera est le numéro de la ligne où l’information doit être retrouvée.

Soit la ligne 3 pour la note de Français, la ligne 4 pour la note de Mathématiques, la ligne 5 pour la note d’Histoire-Géographie et ainsi de suite.

Une fois mes formules indiquées pour chaque cellule, je peux saisir le nom de n’importe quel élève et je vois immédiatement toutes les informations que je souhaitais.

 

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Changer la couleur d’une cellule si la valeur est différente

Pour changer la couleur d’une cellule si la valeur est différente il faut créer une règle de mise en forme conditionnelle pour la cellule en question.

Exemple :

Dans la Feuil1, cellule C3 est saisit le nombre 22. Lorsque cette valeur sera modifiée par une valeur quelconque, la couleur de trame de la cellule deviendra rouge.

Mise en pratique :

Sélectionnez la cellule C3, puis dans l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnel -> Nouvelle règle…

Dans Sélectionnez un type de règle, choisissez l’option : Appliquer une mise en forme uniquement aux cellules qui contiennent.

Dans Modifier la description de la règle, sélectionner à l’aide des menus déroulants les options : Texte spécifique et ne contenant pas.

Dans le champ (à droite) saisissez 22, la valeur de la cellule C3.

A présent, cliquez sur le bouton Format… Depuis l’onglet Remplissage sélectionnez une couleur (ici ce sera du rouge).

Pour finir, cliquez sur OK pour fermer les boites de dialogues et valider les paramètres.

Mise en application :

La mise en forme de la cellule C3 reste inchangée le moment. Changez sa valeur (55 par exemple). La couleur de trame de la cellule doit devenir rouge.

Nota 1 : La règle peut s’appliquer sur plusieurs cellules contenant la même valeur. Pour cella elles devront être toutes sélectionnées avant de cliquer sur Mise en forme conditionnel…

Nota 2 : La règle ne peut pas s’appliquer sur plusieurs cellules ne contenant pas la même valeur. Dans ce cas, il faudra créer autant de règle qu’il n’y a de cellules.

Répéter une ligne de titres pour l’impression sur Excel 2007

Vous avez un tableau comportant de nombreuses lignes et qui par conséquent représente plusieurs feuilles d’impression.

Nous allons voir comment nous pouvons répéter une ligne de titre afin de l’imprimer automatiquement sur chaque feuille.

Cette procédure est valable sur excel 2007, 2010 et 2013.

Pour notre exemple, je viens de créer un tableau pour le suivi de nos stagiaires qui comporte 6 colonnes et 125 inscriptions comme ci-après :

Image1

 

 

 

 

 

Je souhaite imprimer ce tableau de suivi et si je vais dans l’aperçu avant impression :

(Bouton Office – Imprimer – Aperçu avant impression)

Image2

 

 

 

 

 

Lors de mon aperçu,  je peux voir que ma première page est parfaitement présentée :

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Sauf que pour toutes mes pages qui vont suivre, je m’aperçois que mes titres n’apparaissent plus :

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Bien sûr, vous pourriez faire un copier-coller de la ligne comportant vos en-têtes mais cela signifie que si vous faites la moindre modification comme ajouter ou supprimer une ligne, toutes vos lignes de titres seraient elles-mêmes décalées et vous n’auriez plus qu’à tout recommencer.

Pour que notre ligne de titres s’imprime de façon automatique, nous allons aller dans l’onglet Mise en page et utiliser la fonction Imprimer les titres

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En cliquant sur Imprimer les titres, une nouvelle fenêtre mise en page s’ouvre et vous pouvez voir dans la rubrique Titres à imprimer, la fonction Lignes à répéter en haut

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Je clique sur le symbole qui va me permettre d’indiquer à Excel quelle ligne je souhaite qu’il répète lors de l’impression de mon tableau.

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La fenêtre Mise en page – Lignes à répéter en haut s’ouvre et il ne me restera plus qu’à sélectionner la ou les lignes sélectionnées.

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Dans mon exemple, je sélectionne de la ligne 1 à 4 car je souhaite aussi qu’il prenne le logo en compte et je valide.

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Je retrouve ma fenêtre précédente et je valide en cliquant sur OK.

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Je retourne dans mon aperçu avant impression et je vois que pour n’importe laquelle de mes pages, Excel m’imprimera bien automatiquement toutes les lignes sélectionnées.

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Dupliquer un classeur excel.

excel 2013Pour les besoins d’un suivi client ou chiffre d’affaire, dupliquer un classeur excel peut s’avérer précieux.

La duplication n’est pas très difficile, mais n’a pas les mêmes méthodes  en fonction du contenu. S’il s’agit de faire la différence entre ce que vous souhaitez copier, dupliquer ou retranscrire.

L’exemple d’un classeur avec une dizaine de feuilles à l’intérieur, représentants différents clients. Pour reprendre ce classeur pour chaque mois de l’année, la duplication passera par la fonction « enregistrer sous » puis « nom.xls ».

A partir de là vous pourrez préparer votre travail pour l’année entière.

Juste un point pour les autres données à dupliquer, qui ne sont pas des classeurs.

  • Pour un cellule, ou une plage de cellule : Il faut tout simplement faire un copeir/coller.
  • Pour dupliquer une feuille :Clic droit en bas, sur le nom de la feuille, puis dupliquer.
  • Pour dupliquer un classeur :Enregistrer-sous, puis on renomme ce classeur dans le fichier de destination voulu.

 

Faire un renvoi à la ligne sur excel 2014 : Astuce de la semaine

Les passionnés comme les confirmés me diront que ce n’est pas la découverte de la semaine, mais rappelons nous la première fois que nous avons chercher à faire un renvoi à la ligne dans une cellule excel…!

Pas très facile, même plutôt casse tête pour les non-initiés.

Voilà donc la procédure sur Excel 2014 (respectivement utilisé sur la version 2010 et 2007 de la même façon) :

  • Allez dans l’onglet d’accueil
  • Sélectionner la partie « alignement » qui se trouve au milieu de ce bandeau
  • Pré-sélectionner votre cellule, ou pour appliquer la règle à toute la page, faire une « selectionnez tout »
  • Puis, il suffit de cliquez sur « Renvoyez à la ligne automatiquement« 

Voilà la capture sur Excel 2014 ci dessous, pour vous permettre de comprendre au visuel.

retour-ligne-excel

Bref, rien de compliqué, mais c’est tout de même bien pratique d’en profiter !

Comment utiliser la fonction NBval sur Excel.

Utilisation de la fonction NBVAL sous Excel 2007 ou excel 2010

Nous allons voir ici comment nous pouvons compter un nombre de cellules contenant des données que ce soit du texte ou des nombres à l’aide de la fonction NBVAL sous Excel 2007 (procédure également valable sur la version 2010 et 2014).

Prenons pour exemple, un tableau Excel où nous suivons au jour le jour nos équipes de formateurs.

excel nbval

Dans notre tableau nous voulons savoir le nombre de personnes pour chaque catégorie et pour cela nous allons donc utiliser la fonction NBVAL qui va nous permettre en fait de calculer le nombre de cellules non vides.

Nous allons donc dans un premier temps, nous positionner dans la cellule B17, cellule dans laquelle nous voulons que s’affiche notre résultat pour la catégorie « Formateurs Excel – Niveau 1 ».

Comme vous le savez, toute formule doit commencer par le signe = auquel nous ajouterons la fonction NBVAL ; Dans la barre de formule, notre formule débutera donc ainsi.

nbval

En effet, en double cliquant sur cette fonction, nous voyons qu’automatiquement la parenthèse s’est affichée et qu’Excel nous apporte des indications sur les données que nous devons entrer pour que notre formule fonctionne correctement :

detail formule nbval

Ce que nous voulons, ce sont le nombre de données contenues dans notre colonne B intitulée « Formateurs Excel – Niveau 1 » et nous allons sélectionner, à l’aide de la souris, la plage de données de la cellule B5, où débute les noms de nos formateurs, à la cellule B16, où elle se termine.

exemple formule nombre valeur

On n’oublie pas de fermer la parenthèse et on valide notre formule à l’aide de la touche Entrée de notre clavier, ce qui nous donne =NBVAL(B5 :B16) ; Notre résultat s’affiche bien dans la cellule que nous avions sélectionné, à savoir B17 dans notre exemple.

Pour rappel, les : permette à Excel de comprendre qu’il doit prendre en compte toutes les données contenues entre la cellule B5 et la cellule B16

resultat formule excel

Il ne nous reste plus qu’à l’aide de la souris à étirer notre formule vers la droite pour la recopier et nos résultats s’afficheront pour chacune des catégories.

etirement formule excel

copier coller automatique formule

A présent, vous pouvez à ajouter ou supprimer un nom dans n’importe laquelle de vos colonnes, vos résultats s’agrémenteront automatiquement.

La fonction NB.SI également possible pour calculer le nombre de cellules pleines dans la plage sélectionnée.

A titre indicatif et un peu plus compliqué, pour cet exemple qui ne contient que des données textes, vous auriez également pu utiliser la fonction NB.SI qui vous calcule le nombre de cellules si la condition est respectée.

formule nb si

On demande ici à Excel de nous calculer le nombre de cellule entre la plage de données B5 et B16 si la cellule contient du texte, représentée par * que nous mettons entre guillemets.

calcul nombre de cellules

Comme vous pouvez le constater par vous-même, la première formule en utilisant la fonction NBVAL est bien plus simple à utiliser et nous arrivons au même résultat.

Modifier le format date sous Excel 2007

Excel vous présente différents formats de dates qui vous permettent de les présenter comme bon vous semble.

Par défaut, sous Excel, si vous saisissez une date, celle-ci s’affichera sous la forme « 01-janv » alors que vous l’avez saisi à l’aide du clavier numérique « 01/01 ».

Pour que votre date  s’affiche de manière complète, vous devez modifier le format de votre cellule.

  • Pour cela, sélectionnez la plage de données contenant vos dates ou la colonne entière si cette dernière n’est destinée qu’à ce type de données.
  • Dans l’onglet « Accueil » du ruban, dans la rubrique « Nombre », vous avez un menu déroulant qui par défaut, affiche « Standard ».

Il vous suffit alors de cliquer sur la petite flèche qui déroule les différentes options et de sélectionner :

  • Soit « Date courte » pour que votre date s’affiche sous le format « 01/01/2013 »,
  • Soit « Date longue » si vous souhaitez la formulation complète « mercredi 01 janvier 2014 ».

Autre façon de changer les formats :

Une fois vos données sélectionnées, vous pouvez utilisez le clic droit de votre souris. Vous retrouverez alors l’accès au « Format de cellule » et aux options de « Date » où de nombreuses possibilités vous seront offertes.

Insérer des commentaires à des cellules sous Excel 2010

Il peut être utile d’insérer des notes à vos cellules pour expliquer la donnée qui s’y trouve ou encore, pour vous faire un rappel. Par exemple, vérifier une donnée avant l’envoi ou l’impression de votre fichier ou encore lorsque vous partagez un fichier avec l’un de vos collègues et que vous souhaitez commenter un chiffre ou l’orienter dans le remplissage de sa feuille excel.

commentaires excel

Cela fonctionne un peu comme les mémos que vous collez un peu partout pour ne rien oublier mais sous format informatique.

Pour insérer un commentaire, il suffit de :

  • positionner votre curseur sur la cellule voulue
  • aller dans l’onglet « Révision »
  • cliquer sur « Nouveau commentaire ».

Une petite fenêtre apparaît alors à droite de votre cellule et vous pouvez saisir votre texte librement.

Pour valider votre commentaire, vous devez simplement cliquer hors de la zone de saisie.

Vous pouvez remarquer alors qu’un petit triangle rouge est apparu dans le coin à droite de votre cellule et cette petite icône  vous indique que cette cellule comporte une note. Il vous suffira de survoler la cellule avec ce petit triangle rouge pour lire le commentaire.

Pour effectuer cette action, je vous donne un petit raccourci qui vous fera gagner du temps :

Sélectionner la cellule dans laquelle vous souhaitez mettre votre commentaire, un clic droit avec votre souris et vous pouvez voir apparaître dans la liste la fonction « Insérer un commentaire ».

Si vous souhaitez modifier, afficher, masquer ou encore supprimer un ou plusieurs commentaires, vous trouverez tous les boutons utiles dans l’onglet « Révision ». Vous avez simplement à cliquer sur le bouton correspondant à l’action que vous souhaitez faire.

Pour modifier le format de vos notes si vous voulez, par exemple, changer la taille et la police du texte, mettre en gras, modifier la couleur du texte, etc, vous devez pour commencer Afficher votre commentaire (petit rappel, tout se passe dans l’onglet « Révision » !).

Il ne vous reste plus qu’à sélectionner votre texte, de faire un clic droit avec votre souris et vous verrez alors la fonction « Format de commentaire » où vous pouvez faire toutes vos modifications.

Les raccourcis sur Excel 2013, globalement peu de changement par rapport aux versions précédentes

Un petit rappel nécessaire même si les fonctions de raccourcis restent les mêmes que sur 2007 et 2010

Si vous êtes à l’aise avec votre clavier et que vous souhaitez gagner du temps sur Excel 2013 en mettant votre souris de côté, vous trouverez ci-après les raccourcis des commandes les plus utilisées.

raccourcis excelN’hésitez pas à vous en servir les plus souvent possible jusqu’à ce que ces raccourcis deviennent  des automatismes.

La touche «Ctrl» qui se trouve normalement en bas à gauche de votre clavier, vous permettra d’accéder aux principales fonctions.

Commençons par les chiffres (pour activer la fonction, vous devez appuyer simultanément sur la touche Ctrl et sur le chiffre voulu) :

  • Ctrl+1 vous affichera la boite de dialogue « Format de cellule »
  • Ctrl+2 vous permettra de mettre ou de retirer la mise en forme gras du texte de la cellule sélectionnée
  • Ctrl+3 vous permettra de mettre ou de retirer la mise en forme italique  du texte de la cellule sélectionnée
  • Ctrl+4 vous permettra de mettre ou de retirer le soulignement du texte de la cellule sélectionnée
  • Ctrl+5 vous permettra de mettre ou de retirer l’attribut barré de votre texte
  • Ctrl+6 affichera ou masquera les objets
  • Ctrl+8 affichera ou masquera les symboles du plan
  • Ctrl+9 masquera les lignes sélectionnées
  • Ctrl+0 masquera les colonnes sélectionnées

Sans vous détaillez ici tout l’alphabet, voici maintenant les principaux raccourcis avec les lettres :

  • Ctrl+A sélectionnera votre feuille de calcul ; si celle-ci contient des données, elle ne sélectionnera que la plage active. Pour sélectionner l’ensemble de la feuille, répétez une seconde fois cette combinaison.
  • Ctrl+C copiera les cellules sélectionnées.
  • Ctrl+F affichera la boite de dialogue «Rechercher et Remplacer» avec la sélection de l’onglet «Rechercher» ; Pour afficher cette même boite de dialogue avec cette fois-ci l’onglet «Remplacer», utilisez la combinaison, Ctrl+H.
  • Ctrl+N créera un nouveau classeur.
  • Ctrl+O affichera la boite de dialogue «Ouvrir».
  • Ctrl+P affichera la boite de dialogue «Imprimer».
  • Ctrl+W fermera la fenêtre du classeur sélectionné.
  • Ctrl+Y répétera la dernière action effectuée, tandis que Ctrl+Z aura pour effet d’annuler votre dernière action.

Allez, encore quelques petites combinaisons bien utiles sous Excel:

Ctrl+ ; vous affichera automatiquement la date du jour et Ctrl+ : pour l’heure.

Ctrl+Pg. Suiv vous permettra de passer d’un onglet à l’autre, de gauche à droite et Ctrl+Pg. Préc de passer d’un onglet à l’autre de droite à gauche

Ctrl+ ajoutera une ligne ou une colonne et Ctrl-, au contraire, supprimera une ligne ou une colonne.

Voilà donc un résumé des raccourcis sur excel qui pourra bien vous être utile si vous souhaitez automatiser quelques tâches!