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Astuces : Renvoi à la ligne dans une cellule sur Excel 2007.

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Il ne s’agit pas d’une révélation, mais nous nous engageons à produire des astuces comme des tutoriaux techniques. C’est pourquoi vous pourrez, tout spécialement dans cet article, vous rendre compte à quel point il est facile d’utiliser excel depuis la version 2007.

Dès qu’excel est utilisé avec du texte, on est toujours moins à l’aise qu’avec Word. Par conséquent, voici pour cet article, comment faire un renvoi à la ligne dans une cellule excel.

Figure 1 : Texte sans renvoi

Figure 1 : Texte sans renvoi

Dans la première image, vous pourrez voir que le texte contenu dans la cellule déborde. Vous pourrez alors jouer avec la largeur des colonnes, mais ce n’est pas forcément ce qu’il y a de plus pratique lorsque vous souhaitez travailler sur une seule page et que vous avez déjà une idée de ce que donnera votre impression. Ceci n’a pas d’intérêt pour des nombres, mais pour des classements de bases de données de noms par exemple, la présentation sera plus agréable et plus uniforme avec le renvoi à la ligne.

Figure 2 : Bouton de renvoi à la ligne

Figure 2 : Bouton de renvoi à la ligne

Depuis 2007, la fonction est directement visible et il vous suffit de:

  1. Cliquez sur la cellule, afin de la sélectionner.
  2. Cliquez ensuite sur le bouton se trouvant dans la section « alignement » : « Renvoyez à la ligne automatiquement ». Ce renvoi sera effectif sur la cellule sélectionné. Pour annuler votre renvoi, il suffit de recliquer sur le même bouton, ou alors d’annuler grâce à l’action CTRL + Z.
    Si vous souhaitez étendre cette fonction, il faut soit, sélectionner toute la feuille, soit sélectionner la colonne ou la ligne qui vous intéresse.

 

Les nouveautés et différences d’excel 2013 par rapport à 2010.

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Excel 2013 : Les nouveautés et les grands changements sont surtout le confort.

excel 2013Si le confort est la première chose à remarquer, on peut également voir que la nouvelle version d’excel 2013 propose quelques changements que voici.

  • La gestion et le chargement des modèles basiques permet de gagner du temps lors de la création d’un tableau. C’est en effet plus le fond qui est traité que la forme, ce qui permet alors d’avoir des fonctions et des organisations préinstallées. Si les couleurs sont nombreuses, la déco n’est pas le premier objectif, on gagne donc du temps pour aller à l’essentielle puisque la mise en forme peut se gérer plus tard de façon automatique.
  • La création d’un outil « analyse rapide » permet d’anticiper les actions a priori mener comme la mise en forme conditionnelle qui s’adapte au thème et prend donc les couleurs instantanées.
  • Dans la même veine, vous pourrez remplir automatiquement vos données s’il repère une action que vous répétez. Le premier exemple serait de remplir un tableau de données avec des répétitions sur plusieurs colonnes. En cliquant sur la nouvelle option  de « remplissage instannée », Excel fera le boulot de là où vous êtes en reproduisant la répétition que vous avez faites dans la colonne d’à côté.
  • Le choix des graphiques est également repris et repensé. Jusque là, c’était à nous de choisir le graphique correspondant. Mais avec le nombre croissant de types de graphiques sur excel 2007 et 2010, on prenait autant de temps à tous les essayer pour un final souvent pas adapté à nos données. Aujourd’hui, Excel 2013 vous « impose » le schéma ou le graphique qui correspond le mieux à vos données.
  • Pour le reste, la dextérité s’est clairement amélioré, mais c’est aussi et surtout la mise en ligne sur les solutions cloud de Microsoft qui reste l’essentiel de la réussite du dernier opus de Office.

Astuce pour changer de feuille dans un même classeur excel.

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Voilà un astuce rapide qui vous permettra de faire un changement de feuille rapide. Rien d’extraordinaire  mais cette astuce à l’avantage de proposer un gain de temps.

Excel est la référence du tableur pour être rapide et efficace. En aucun cas, excel ne doit être plus complexe et un tableau doit être organiser pour gagner du temps afin d’éviter de faire des tâches répétitives.

C’est pourquoi pour un même sujet, il est préférable de travailler avec des feuilles dans un même classeur lorsqu’on souhaite travailler sur des informations d’évolutions annuelles ou des chiffres qui reprennent les mêmes bases.

La plupart des gens préfèrent plusieurs classeurs pour une organisation qu’ils jugent plus faciles. Ce qui est faut donc pour nous, et c’est pourquoi je vous dis juste comment passer d’une feuille à l’autre sur excel avec votre clavier.

Raccourcis pour faire le changement de feuille dans un même classeur.

CTRLPour cela, vous appuyer sur la touche CTRL et en même temps, vous appuyer sur la flèche du bas, vous permettant ainsi de basculer sur une autre feuille excel. En réalisant successivement l’opération, vous pourrez alors vous balader tranquillement d’une feuille à l’autre.

fleche-bas-haut-excel

En réalisant l’opération inverse, vous pourrez revenir en arrière et ainsi basculer dans la feuille excel supérieur, c’est à dire celle d’avant. Pour cela, il faut appuyer simultanément sur la touche CTRL et la flèche du Haut.

Pour les débutants, je vous conseil d’utiliser ces raccourcis. S’il ne s’agit pas d’un réflexe au premier abord, ce sont les successions de ces utilisations qui fera que vous serez un bon utilisateur. Excel, powerpoint ou autre logiciel, la plupart de bons utilisateurs se bloquent et se forcent à utiliser un raccourcis précis pour ensuite en faire une habitude.

Petit à petit, l’utilisation se met dans votre quotidien et certains raccourcis sur Excel ont une impact sur d’autres logiciels ou sur votre windows tout simplement. s’agissant de liens en pc et mac, l’équivalent sur Excel mac se fait dans les conditions presque identiques, avec pour remplacer la touche CTRL, l’utilisation de la touche CMD, l’ancienne pomme à gauche et droite de votre clavier.

Faire un lien entre deux classeurs sur Excel 2007 ou 2010

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La précision du type de versions n’est pas vraiment utile puisque la procédure est vrai sur le toute dernier excel d’office 2013 et l’est également depuis 2003. Mais si la sémantique est identique, il ne faut pas oublier que le principal c’est le visuel et c’est précisément ce qui change sur les dernières versions.

Bref, pour les versions 2007 et 2010, il faut tout d’abord ouvrir les deux classeurs. Le classeurs s’identifie par son nom et son chemin d’accès direct. C’est la définition de ces deux éléments que l’on intègre dans Excel, permettant ainsi de définir le chemin d’accès de votre cellule.

lien-classeur-excel

Ensuite, pour passer d’un classeur à un autre (attention à ne pas mélanger un classeur et une feuille), il faut actionner le bouton  « changement de fenêtre » que vous trouverez à droite, dans l’onglet « affichage ».

A partir de là, il faut démarrer votre fonction, exactement de la même façon que pour un échange de lien entre deux feuilles d’un même classeur, mais cette fois ci, vous irez cherchez la cellule qui vous intéresse en effectuant un changement de fenêtre.

Ainsi, la cellule D5 d’une feuille A d’un classeur C aura dans votre feuille, la définition suivante : =[classeurC]feuilleA!D5.

Rien de plus facile donc, d’échanger des informations entre classeur. Le seul hic, c’est évidement si vous changer la destination de votre fichier.

Pour résumer, c’est qu’excel fait le travail de tracer l’endroit ou se trouve notre fichier et intègre la localisation de la cellule distante dans notre fichier, classeur puis feuille.

Dupliquer une donnée pour l’intégrer dans toutes les feuilles d’un classeur

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Si vous avez besoin d’intégrer une nouvelle colonne ou un nouvel élément dans toutes les feuilles de votre classeur, Excel vous permet de le faire automatiquement.

Pour cela, il faut aller en bas de votre première feuille > faire un clic droit > sélectionner toutes les feuilles > puis il faut faire votre action, qui peut être l’ajout d’un nombre, l’ajout d’une colonne ou la mise en place d’un calcul.feuilles-excel

Ensuite, votre « action » sera présente sur toutes vos feuilles, vous économisant ainsi un temps précieux!

Ainsi dans l’exemple de l’image, il y a des tableaux pour répertorier les différents vins, permettant ensuite de définir des coûts de transport.
Si par exemple vous avez besoin d’une colonne de caractéristique supplémentaire qui s’applique à toutes les sortes de vins, vous aurez alors ce qu’il faut pour

 

Faire un tri par les couleurs avec Excel 2007 et 2010

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Le tri de couleur a pour objectif de mettre en avant des éléments de votre tableau sans passer par un tri des données.

Depuis la version d’excel 2007, ces couleurs utilisées ne sont plus, juste à titre indicatif pour mettre en valeur des éléments. L’application d’une couleur permet également de créer des catégories, pour faire des tris par la suite, chose qui nous intéresse dans l’exemple de cet article.

L’application de ce tutoriel fonctionne pour les versions 2007, 2010 et bien évidement pour la toute dernière version 2013.
En utilisant le tri de couleur, vous pourrez ainsi mettre en avant certains éléments. Prenons l’exemple du commercial qui pose en vert ses contacts validés et en rouge les refus qu’il a essuyé.tableau sans tri de couleur

En fin de journée pour faire le tri de ses couleurs, rien de plus pratique que de le faire automatiquement, permettant alors de laisser passer que certaines données.

Le tri par couleur sur excel vous permettra de gagner un temps précieux d’observation sur Excel.

Si nous souhaitons mettre en avant les résultats en bleu, il faudra juste, depuis les dernières versions Excel 2007 et 2010, aller dans Données>Filtres, en ayant au préalable sélectionne le tableau des données.

filtre-excel

Vous aurez alors des flèches qui se positionnent sur votre cellule, permettant d’accéder au tri automatique par couleur.tri automatique sur excel

Ensuite il vous suffira de cliquer sur la flèche, pour aller ensuite dans : Filtre par couleur > couleur choisie

après filtre excel

A partir de là, seul les jaunes (dans notre exemple) apparaîtront sur votre feuille excel.

Bien imprimer sur Excel 2010, procédure.

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Imprimer sur Excel: Quelque soit la version d’Excel, c’est toujours un casse tête pour imprimer correctement.

Rien ne vaut donc une procédure pour être capable de le faire une bonne fois pour toute et comprendre que Excel n’est pas un éditeur de texte et qu’il lui faut par conséquent quelques indications, indications précieuses qui vous permettront d’imprimer sur Excel.

Si nous prenons l’exemple d’Excel 2010 (pour prendre la version Office la plus utilisée) vous pourrez également l’appliquer à Excel 2007 et à Excel 2013 puisque la dernière version a très peu de changement.

Voici donc les 5 étapes à suivre pour que tout se passe correctement à la sortie de votre imprimante!

  1. Sélectionner à l’aide de votre souris, la partie à imprimer, c’est à dire la zone d’impression.impression-excel
  2. Cliquer sur le menu « mise en page ».
  3. Sélectionner « Zone d’impression » dans le carré mise en page affilié au menu du même nom.
  4. Cliquer sur « Définir ».
  5. Puis aller dans le menu et sélectionner « Impression ».

L’impression est désormais configurée, il ne vous reste plus qu’à mettre le papier! En cas de problème ou pour ajuster un document, vous pouvez également une fois l’opération faîte, changer vos marges, grâce aux options d’impression.
La gestion des marges sur Excel est prédéfinie, il faut donc en profiter. Si vous avez des détails plus précis à demander, il faudra alors les personnaliser.

Le vocabulaire de base

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Vous avez pu le voir durant notre formation, le vocabulaire d’Excel est très simple.

Il faut faire le lien avec la vie « réelle », celle du papier de tous les jours.
En gros rappeler vous d’un classeur avec vos tarifs commerciaux par exemple.

Dans un classeur, il y a des feuilles puis des éléments. Excel s’organise de la même façon.

Pour excel c’est pareil, le document que l’on ouvre comme un « nouveau document », c’est le classeur, puis en dessous, ce sont les feuilles

  • classeur-excel-2007Voilà ci dessous quelques captures d’écran  avec le classeur, qui prend donc naturellement le titre de votre page (qui pourra changer par la suite avec un « enregistrer-sous » comme nous le verrons plus tard).
  • feuille-excel-2007Voici en dessous la capture d’écran pour une feuille : La feuille, comme la version papier, vous permettra d’en avoir plusieurs et donc de jongler sur des informations différentes, pourtant dans le même document, ou devrais je dire le même classeur (pour la nommer de façon différente, faîtes un clic droit puis sélectionner « renommer » puis taper votre texte et valider en appuyant sur la touche entrée).
  • Pour le reste, il s’agit d’une cellule et pour des groupes de cellules, nous appelons cela la plage

Insérer un tableau excel dans une présentation Powerpoint.

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Comment exporter un graphique Excel dans PowerPoint : Tutorial valable pour 2007 et 2010.

Apprendre l’insertion d’un tableau excel dans une présentation Powerpoint.

Lorsqu’il est question de présentation orale, PowerPoint s’est très vite imposé pour créer des diaporamas. Il a beau être le plus conviviale de la famille Microsoft Office, la création de tableau et de graphique reste tout de même ambigue. D’autant plus qu’il utilise Excel de manière native pour créer ce type de contenus ce qui complique les choses… mais les rend intéressantes. Regardons donc comment insérer un tableau excel dans une feuille powerpoint

En effet, avec cette liaison entre Excel et PowerPoint cela rend les graphiques plus dynamiques mais aussi est surtout cela offre la possibilité d’utiliser ses propres tableaux Excel pour la source du graphique PowerPoint.

Pour des raisons pratiques, le fichier.xlsx (Excel) et le fichier.pptx (Power Point) seront placé dans le même dossier. Il est important que les fichiers ne changent pas d’emplacement, ou alors le lien qui les unis sera cassé, ce qui empêcher d’avancer.

Ci-dessous un exemple de tableau Excel, où est lister huit vendeurs avec leurs chiffre d’affaire sur une période d’un moi, le tous répartit sur quatre semaines.

Ouvrez à présent votre fichier PowerPoint. Dans l’onglet Insertion > Graphique. Dans cet exemple c’est le choix de l’histogramme qui est retenu. Une fenêtre Excel s’ouvre avec un modèle de tableau. Les données du tableau sont immédiatement retranscrites dans le graphique.

Pour remplacer les données du modèle par les votre (ici ce sera le fichier.xlsx présenté ci-dessus), il suffit de le sélectionner, puis de cliquer sur Copier. Retourner à présent sur le modèle de tableau, sélectionnez-le à son tour, puis cliquez Collé. Le modèle de tableau devra être remplacé par votre tableau.

Le modèle de tableau étant très petit, il est fort à parier que le vôtre est beaucoup plus grand. Ainsi il sera nécessaire de redéfinir la plage de données que le graphique devra prendre en compte. Retournez dans PowerPoint, dans Outils de graphique, onglet Création, cliquez sur Sélectionner des données.

Excel repasse alors au premier plan avec une boite de dialogue suivante :

Sélectionnez tous votre tableau à l’aide de la souris. La nouvelle plage de données du graphique s’affiche dans le premier champ de la boite de dialogue. La colonne située en bas à gauche indique les légendes du graphique. Quant à la colonne de droite, elle indique les valeurs qui se trouveront sur l’axe des abscisses (l’axe horizontal du graphique). Cliquez sur OK valider.

Les données de votre tableau sont à présent retranscrites sous forme de graphique sous PowerPoint.
Si le tableau fait l’objet de modifications, tel que :

  • des valeurs ou encore les étiquettes, le graphique sera automatiquement mis à jour dans PowerPoint.
  • L’ajout ou la suppression de ligne et de colonnes, il suffit de refaire la sélection de la plage de données comme décrit ci-dessus.

Ajuster une feuille excel mac 2008 pour impression

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L’organisation du logiciel excel 2008 pour mac n’a pas exactement la même configuration que les autres versions excel pc. Idem pour Excel 2011 qui est plus moderne.

Pour ajuster une feuille excel sous Office 2008 pour mac, permettant ainsi l’impression de son tableau, il suffit d’utiliser « échelle d’impression ».

Cette fonction doit s’utiliser après la création du tableau.

Ensuite il suffit de sélectionner votre tableau et de faire une sélection d’impression. Après, la validation du bouton « échelle d’impression » permettra de faire le reste. Vous trouverez ce bouton dans la boite à outil pour la version 2008. Pour ceux qui ont excel mac 2011, le bouton s trouve dans l’onglet « mise en page » puis dans le cadre « imprimer », vous aurez l’échelle d’impression avec le clic qui vous permettra de faire tenir votre tableau sur ce qui vous semble le mieux.

Cet outils excel vous permettra d’avoir un tableau à l’échelle de votre feuille de papier sans vous soucier du contenu. Ayant défini ce même papier dans le format au début du choix du nouveau classeur, il ne reste qu’à poursuivre votre travail, afin de le valider puis bien évidement de l’imprimer par la suite.