Insérer un tableau excel dans une présentation Powerpoint.

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Comment exporter un graphique Excel dans PowerPoint : Tutorial valable pour 2007 et 2010.

Apprendre l’insertion d’un tableau excel dans une présentation Powerpoint.

Lorsqu’il est question de présentation orale, PowerPoint s’est très vite imposé pour créer des diaporamas. Il a beau être le plus conviviale de la famille Microsoft Office, la création de tableau et de graphique reste tout de même ambigue. D’autant plus qu’il utilise Excel de manière native pour créer ce type de contenus ce qui complique les choses… mais les rend intéressantes. Regardons donc comment insérer un tableau excel dans une feuille powerpoint

En effet, avec cette liaison entre Excel et PowerPoint cela rend les graphiques plus dynamiques mais aussi est surtout cela offre la possibilité d’utiliser ses propres tableaux Excel pour la source du graphique PowerPoint.

Pour des raisons pratiques, le fichier.xlsx (Excel) et le fichier.pptx (Power Point) seront placé dans le même dossier. Il est important que les fichiers ne changent pas d’emplacement, ou alors le lien qui les unis sera cassé, ce qui empêcher d’avancer.

Ci-dessous un exemple de tableau Excel, où est lister huit vendeurs avec leurs chiffre d’affaire sur une période d’un moi, le tous répartit sur quatre semaines.

Ouvrez à présent votre fichier PowerPoint. Dans l’onglet Insertion > Graphique. Dans cet exemple c’est le choix de l’histogramme qui est retenu. Une fenêtre Excel s’ouvre avec un modèle de tableau. Les données du tableau sont immédiatement retranscrites dans le graphique.

Pour remplacer les données du modèle par les votre (ici ce sera le fichier.xlsx présenté ci-dessus), il suffit de le sélectionner, puis de cliquer sur Copier. Retourner à présent sur le modèle de tableau, sélectionnez-le à son tour, puis cliquez Collé. Le modèle de tableau devra être remplacé par votre tableau.

Le modèle de tableau étant très petit, il est fort à parier que le vôtre est beaucoup plus grand. Ainsi il sera nécessaire de redéfinir la plage de données que le graphique devra prendre en compte. Retournez dans PowerPoint, dans Outils de graphique, onglet Création, cliquez sur Sélectionner des données.

Excel repasse alors au premier plan avec une boite de dialogue suivante :

Sélectionnez tous votre tableau à l’aide de la souris. La nouvelle plage de données du graphique s’affiche dans le premier champ de la boite de dialogue. La colonne située en bas à gauche indique les légendes du graphique. Quant à la colonne de droite, elle indique les valeurs qui se trouveront sur l’axe des abscisses (l’axe horizontal du graphique). Cliquez sur OK valider.

Les données de votre tableau sont à présent retranscrites sous forme de graphique sous PowerPoint.
Si le tableau fait l’objet de modifications, tel que :

  • des valeurs ou encore les étiquettes, le graphique sera automatiquement mis à jour dans PowerPoint.
  • L’ajout ou la suppression de ligne et de colonnes, il suffit de refaire la sélection de la plage de données comme décrit ci-dessus.

Ajuster une feuille excel mac 2008 pour impression

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L’organisation du logiciel excel 2008 pour mac n’a pas exactement la même configuration que les autres versions excel pc. Idem pour Excel 2011 qui est plus moderne.

Pour ajuster une feuille excel sous Office 2008 pour mac, permettant ainsi l’impression de son tableau, il suffit d’utiliser « échelle d’impression ».

Cette fonction doit s’utiliser après la création du tableau.

Ensuite il suffit de sélectionner votre tableau et de faire une sélection d’impression. Après, la validation du bouton « échelle d’impression » permettra de faire le reste. Vous trouverez ce bouton dans la boite à outil pour la version 2008. Pour ceux qui ont excel mac 2011, le bouton s trouve dans l’onglet « mise en page » puis dans le cadre « imprimer », vous aurez l’échelle d’impression avec le clic qui vous permettra de faire tenir votre tableau sur ce qui vous semble le mieux.

Cet outils excel vous permettra d’avoir un tableau à l’échelle de votre feuille de papier sans vous soucier du contenu. Ayant défini ce même papier dans le format au début du choix du nouveau classeur, il ne reste qu’à poursuivre votre travail, afin de le valider puis bien évidement de l’imprimer par la suite.

Gestion des thèmes sous Excel 2007 et 2010

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Lorsque l’on créé un document sous Excel, que ce soit des tableaux ou des graphiques, il est conseillé de commencer par créer le document dans sa globalité avant de ce soucier de son apparence. Bien entendu l’apparence joue un rôle capital dans la lisibilité du document. Le choix des couleurs dépend de la pertinence de l’information mais aussi et surtout des goûts de l’auteur.

C’est pourquoi, certaines entreprises, et plus particulièrement les multinationales impose un code couleur, afin contenir l’imagination d’débordante de ses employés mais aussi et surtout pour garder une certaine continuité dans la mise en forme des documents de l’entreprise.

Excel ne manque d’outils pour personnaliser de façon spontané ses documents, et ainsi répondre à une charte graphique précise. Mais qu’en est-il lorsqu’il faut répéter cette charte graphique fréquemment ? Comment peut-on créer un thème graphique complet sous Excel ? Est-il possible de l’exporter sur d’autres ordinateurs ?

Autant de questions qui vont être le centre d’intérêt de cet article.

Dans l’élaboration d’un thème trois paramètres peuvent être pris en compte : Les couleurs, les polices et les effets. Les réglages figurent dans l’onglet Mise en page.

  1. Pour personnaliser les couleurs, cliquez sur le bouton Couleurs, puis sur Nouvelles couleurs du thème… La boîte de dialogue ci-dessous s’affiche.
    Les modifications se font dans la partie de gauche Couleur du thème. Cliquez sur les boutons de votre choix pour faire apparaitre le nuancier et ainsi remplacer la couleur par défaut, par une couleur personnalisée. Une fois les modifications terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer.
  2. Pour personnaliser les Polices, la procédure est la même que pour les couleurs. Cliquez sur Polices, puis sur Nouvelles polices du thème… Là encore une boîte de dialogue s’affiche pour effectuer les réglages.
  3. Pour les effets, il n’est pas possible de les personnaliser. Choisissez un effet dans la liste déroulante. Cet effet sera appliqué aux formes personnalisé et certaines parties des graphiques.

Votre thème est à présent terminé, et donc utilisable. L’ensemble des réglages on était sauvegardé dans trois fichiers distincts. Pour s’en assurer il suffit de se rendre dans le dossier suivant:

C:\Users\votre_nom_d’utilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Document Themes

Le moins que l’on puisse dire, c’est que le chemin vers ces fichiers n’est pas simple. D’autant plus que le dossier AppData est un dossier caché, ce qui ne rend vraiment pas les choses faciles, surtout si l’on envisage de partager le thème avec d’autres personnes.

Pour remédier à ce problème, retournez dans Excel, toujours dans l’onglet Mise en page, cliquez sur le bouton Thèmes, puis sur Enregistrer le thème actif… Votre thème sera enregistré dans un seul est unique fichier avec l’extension .thmx. Indiquez le dossier dans lequel le fichier. thmx devra être enregistrer puis donnez-lui un nom.

Votre thème est à présent créé et sauvegardé, il est à présent possible de l’importer sur d’autres ordinateurs (équipés d’Excel bien sûr). Sur l’ordinateur hôte, importer le fichier. thmx, par le biais d’une clé USB par exemple, puis ouvrez Excel. Dans l’onglet Mise en page, bouton Thème, allez cette fois-ci sur Rechercher les thèmes… et sélectionnez votre fichier.thmx

Dorénavant votre thème sera toujours disponible dans la liste des thèmes disponible (Mise en page, Thèmes).

Appliquer une mise en forme conditionnelle à une ligne – Exemple sur Excel 2007

C’est avec la venue d’Office 2007 que les mises en forme conditionnelles ont fait leur apparition dans Excel. Cette fonctionnalité peut s’avérer très pratique dans les tableaux de statistiques. En effet, Excel est en mesure de changer la mise en forme des cellules en fonction de leurs contenue.

Mais qu’en est-il lorsqu’il s’agit de changer la mise en forme de toute une ligne du tableau en fonction du contenue d’une seul cellule de ce tableau ? C’est ce qui va être expliqué dans cet article à travers cet exemple.

Le tableau ci-dessus, représente un suivit de propositions commercial. Pour assurer ce suivit, la colonne Etat indique si la proposition commercial est : En cours, Acceptéou Refusé. Cette information est la plus importante de toutes, aussi, il serait intéressant que les lignes du tableau changent de couleurs en fonction de de l’Etat.

Exemple : Accepté   En cour   Refusé

Commençons par créer la règle de mise en forme Accepté. Sélectionnez le tableau comme illustré ci-dessous.

Puis, dans l’onglet Accueil, cliquez sur Mise en forme conditionnelle, Nouvelle règle… BIEN PENSER A SÉLECTIONNER LA ZONE (Colonne, ou ligne ou plage de cellule) AVANT DE FAIRE UNE MISE EN FORME.

Remplissez la fenêtre avec les paramètres figurant dans la capture d’écran ci-dessous.

Office 2010 dans le cloud de Microsoft

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Word, Excel et Power Point dans leur version 2010 permettent de sauvegarder des documents sur SkyDrive, le cloud de Microsoft. Outre le fait de pouvoir sauvegarder et modifier vos documents en ligne, le service SkyDrive permet de partager tout ou partie de ces documents avec des tiers personnes.

Ce blog étant dédié à Excel, c’est dont Excel qui servira de support pour cet article. Toutes fois, les différentes étapes seront identiques pour Word et Power Point et donc parfaitement applicables.

Ouvrez Excel pour créer un nouveau document, puis ajoutez-y du contenue afin de ne pas enregistrer un document vide et sans intérêt.

Une fois celui-ci terminé, allez dans l’onglet Fichier, puis Enregistrer et envoyer. Cliquez en suite sur Enregistrer dans le site Web.

Pour ceux qui ne possèdent pas encore un compte de type Windows Live ID, (Hotmail, Messenger ou Xbox Live), la première étape consiste à en créer un. Pour cela cliquer sur S’inscrire à un Windows Live.

Le formulaire d’inscription s’affiche à l’écran. Renseigner les champs obligatoires comme demandé.

La seconde étape sera de se connecter avec ce compte. Pour cela cliquer sur le bouton Connexion.

Troisième et dernière étape, cliquer sur le bouton Enregistrer sous. Excel va enregistrer puis télécharger votre fichier directement dans SkyDrive.

Pour ceux qui le souhaitent, SkyDrive offre la possibilité de créer des dossiers afin de ranger vos documents. Pour cela, avant d’enregistrer votre document, commencer par créer le dossier en cliquant sur le bouton Nouveau.

Votre document est à présent sauvegarder sur le SkyDrive, pour s’en assurer, allez sur la page d’accueil https://skydrive.live.com/. Entrez, votre identifiant. Depuis le site, il sera possible de gérer et de visualiser tous les documents au format :

  • Excel (.xls et .xlsx).
  • Word (.doc et .docx).
  • Power Point (.ppt et pptx).

A l’aide du service Office Web App Preview, il sera même possible de modifier ces fichiers.

Attention toutes fois, Office Web App Preview est une version en ligne de la suite Microsoft Office. Certaine fonctionnalité peuvent ne pas fonctionner avec Office Web App Preview.

Ainsi ne soyez pas surpris si à l’ouverture d’un document un message indique que validation des données ou encore les tableaux croisés dynamique seront désactivés.

Pour conclure cette possibilité peut s’avérer très intéressante pour sauvegarder rapidement des documents sur SkyDrive.

Même si les possesseurs de Windows 7 ou 8, préfèrent utiliser l’application SkyDrive, les possesseurs Office 2010 sous Windows XP et Vista apprécieront cette possibilité.

Enregistrer des documents c’est bien, mais on regrettera toutes fois que Microsoft n’est rien prévue d’aussi pratique pour les ouvrir.

Apprendre à sauvegarder ses documents de travail Excel : Le format .xlw

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Sauvegardez votre espace de travail sous Excel 2007 et 2010

format xlw sur excelIl n’est pas rare d’avoir besoin de visualiser plusieurs tableaux Excel en même temps pour mieux les comparer. On pourrait tous simplement les imprimer sur papier et placer côte à côte les feuilles de papier. Mais ce n’est pas ce qu’il y a de plus pratique, surtout à partir du moment ou les feuilles sont de plus en plus nombreuses.

C’est pourquoi Microsoft propose une alternative avec le format .xlw. Ainsi vos classeurs seront regroupé dans la même fenêtre Excel et sou’vriront tous ensemble d’un simple clique sur un fichier au format .xlw.

Pour ce faire, regroupez les classeurs .xls et .xlsx que vous souhaitez voir dans le même espace de travail dans un dossier.

  • Ouvrez Excel, puis allez dans: Fichier -> Ouvrir, sélectionnez les classeurs .xls et .xlsx puis cliquez sur Ouvrir.

Vos classeurs Excel sont ainsi tous ouverts dans la même fenêtre. Cependant, ils sont tous empilés les uns sur les autres le tout en mode Maximisé.

Cliquez sur le bouton Réduire en haut à droite de chaque classeur Excel. Les classeurs sont ainsi dans des fenêtres flottantes que vous pourrez ajuster à votre convenance.

Après l’enregistrement, l’espace de travail est utilisable grâce au format xlw Excel.

Un fois votre organisation terminée, allez dans l’onglet Affichage, puis cliquez sur Enregistrer l’espace de travail. Dans boite de dialogue qui s’ouvre, attribuez un nom au fichier, puis enregistrez le dans le dossier qui contient tous les classeurs que vous avez ouvert dans Excel.

La prochaine fois que vous souhaiterez retrouver cette espace de travail, il vous suffira de faire un double clique (gauche) sur le fichier.xlw.

Excel s’ouvrira alors immédiatement, et vous retrouverez votre espace de travail tel que vous l’avez enregistrer.

En tous les cas, si vous travaillez sur plusieurs fichiers excel qui s’entrecroisent et qui agissent ensemble, il s’agit d’une solution bien pratique pour être capable de travailler sur les liens entre ces derniers. Les personnes qui utilisent des tableaux de bord par exemple, sauront de quoi on parle !

Les nouveautés d’excel 2013, le renouveau de Microsoft Office

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On annonce l’arrivée de la suite Office pour Janvier 2013, et parmi la suite, le plus attendu est bien évidement Excel. Toutes les nouveautés sont donc déjà scrutées par tous les béta testeurs.

Office 2013, au coeur de la stratégie de développement de Microsoft.

Les nouveautés ne sont pas tant dans le développement du logiciel, elles sont surtout dans la définition de sa place. La suite office était avant très officiellement liée à un ordinateur pc, alors que désormais, Office 2013, sera au coeur de la stratégie Microsoft. Il est vrai, Microsoft perd de l’argent pour la première fois depuis 1986, mais on peut aussi les féliciter d’un retour en force, puisque l’arrivée de 2013 matérialise le lancement des nouvelles tablettes, au même titre qu’elle précise l’arrivée de Windows 8.

En stoppant l’intégration d’office 2013 dans les univers Xp et vista, c’est aussi et surtout un bon moyen de rappeler qu’Office ne sera pas que sur pc, il sera également présent sur des supports tels que les tablettes ou les téléphones.

Un point fort pour contre carrer la stratégie d’apple, puisque les mac ne profiteront pas de mises à jour avant quelque temps. L’ipad se retrouve donc mis de côté, et ceci très certainement par la volonté de Microsoft de démontrer que la tablette tactile de Microsoft sera indispensable.

Des nouveautés de partage et d’ergonomie pour Excel 2013.

Hormis la mis en forme automatique, il faut noter la volonté d’excel de désormais s’inscrire dans l’univers cloud. Partage de données en ligne, connexion à son compte cloud par l’intermédiaire de Windows Live, tout sera en ligne pour démontrer qu’Excel reste le numéro des logiciels informatiques, toutes marques confondues.

Dans un univers qui se veut de plus en plus concurrencé

Créer une liste déroulante sur Excel 2010

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Créer une liste déroulante sur Excel 2010 ou 2007

Excel 2010 : générer un menu déroulant

Excel est un logiciel detableur faisant partie de la suite Office. Il est sans doute l’outil de bureautique le plus utilisé pour la gestion des données chiffrées.Excel 2010 est la dernière version du logiciel : elle est venue remplacer Excel 2007 (en savoir plus sur les différences entre Excel 2007 et Excel 2010).

L’une des options proposées par Excel 2010 est la création d’une liste déroulante.

Une liste déroulante, qu’est-ce que c’est ?

La liste déroulante (ou menu déroulant) est un élément de l’interface qui permet d’afficher plusieurs options sous forme de liste.
L’utilisateur peut alors choisir un – ou plusieurs – éléments parmi les différents objets listés.
La création d’une liste déroulante sous Excel 2010 est particulièrement simple : elle se fait en 3 étapes.

Etape 1 : saisir les entrées de la liste

Pour générer une liste déroulante sous Excel 2010, l’utilisateur doit d’abord ouvrir le document Excel.

Dans une colonne, il va d’abord lister les entrées affichées dans la liste.

Attention, il ne doit pas y avoir de cellule vide entre deux entrées.

Conseil : pour plus de simplicité, il est plus pratique de saisir les entrées de la liste sur une feuille spécifique du document Excel 2010.

Etape 2 : nommer la liste

Une fois les entrées de la liste saisies, il faut sélectionner l’ensemble des champs entrés et cliquer sur l’onglet « Formule » puis « Définir un nom ».

Une fenêtre « Nouveau nom » s’ouvre alors : dans le champ « Nom », il convient alors de remplir le nom donné à la liste et de valider en cliquant sur « Ok ».

Etape 3 : rattacher la liste à une cellule

La dernière étape consiste à affecter la liste générée à une cellule du tableau.

Dans un premier temps, l’utilisateur doit sélectionner la cellule de destination de la liste déroulante.

Il faut ensuite sélectionner l’onglet « Données » et cliquer sur « Validation des données ». Une fenêtre s’ouvre alors.

Dans l’onglet « Options » de cette fenêtre :

• Sélectionner « Liste » dans le menu « Autoriser » et vérifier que les options « Ignorer si vide » et « Liste déroulante dans la cellule » sont cochées.
• Dans la zone « Source », taper le signe égal suivi du nom de la liste (par exemple, si vous avez appelé la liste « Listing », vous taperez « =Listing »).
• Valider en cliquant sur « OK ».

La liste déroulante est alors opérationnelle.