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Créer une base de données Excel pour faire un publipostage avec Word

Préparer une base de données de nom sur Excel et s’en servir ensuite sur Word

Pour envoyer un courrier à plusieurs destinataires où seuls les coordonnées et quelques informations diffèrent, nous allons voir comment créer une base de données sous Excel et utiliser cette même base pour faire un publipostage avec Word.

Pour réaliser un publipostage, nous devons dans un premier temps créer une base Excel qui comportera toutes les informations nécessaires pour réaliser notre fusion.

Nous créerons par la suite notre courrier type sur Word en utilisant la fonction publipostage afin que Word puisse aller chercher toutes nos données dans notre base Excel.

Imaginons que nous devons envoyer un courrier à tous les parents d’une classe de 5ème pour les informer des résultats scolaires de chacun des élèves.

Nous allons donc commencer par ouvrir Excel et créer la base qui nous servira de source de données en indiquant toutes les informations dont nous aurons besoin sur notre courrier.

Attention, la première ligne de votre base doit uniquement indiquer les en-têtes de vos colonnes.

Si vous souhaitez ajouter un titre à votre tableau, utiliser la fonction En-tête dans l’onglet Insertion mais vous ne devez pas ajouter de ligne entre votre ligne comportant les titres de vos colonnes et la première ligne de votre tableau.

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Notre tableau comportera ainsi toutes les coordonnées des parents, le prénom de l’élève, les notes obtenues ainsi que sa moyenne et les commentaires éventuels des professeurs.

Il ne nous reste plus qu’à saisir nos informations :

liste word pour publipostage

Nous avons terminés sur Excel et il nous suffit maintenant d’enregistrer notre fichier à l’emplacement souhaité et à le fermer.

Dans la seconde étape, nous allons travailler sur Word pour créer notre courrier type et insérer nos champs de fusion correspondant à notre fichier Excel et pouvoir ainsi effectuer notre publipostage.

Une fois saisie l’expéditeur, le lieu et la date, nous devons dans l’emplacement « Destinaire » que je vous ai indiqué par un carré rouge, devoir insérer les champs de fusion correspondants aux intitulés de nos colonnes de notre fichier Excel et pour cela, nous allons travailler avec les fonctions de l’onglet Publipostage de Word.

base de donnée excel pour publipostage

 

La première fonction Démarrer la fusion et le publipostage nous permet d’indiquer sur quel type de document nous travaillons.

Par défaut, Word nous indique Document Word normal. Pour notre exemple, s’agissant d’une simple lettre, nous pouvons soit laisser ce type de document, soit sélectionner Lettres mais ce qui est intéressant, c’est que nous voyons que nous pouvons également faire des publipostages sur des étiquettes ou des enveloppes par exemple en fonction de nos besoins.

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Une fois le type de document sélectionné, nous allons lier notre document Word à notre base Excel et pour cela nous allons utiliser la fonction Sélection des destinataires et sélectionner Utiliser la liste existante étant donné que nous avons créé notre base Excel contenant les informations dont nous avons besoin.

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Une nouvelle fenêtre Sélectionner la source de données s’ouvre alors et nous allons rechercher notre fichier Excel à l’emplacement où nous l’avons enregistré.

Ensuite, soit vous double-cliquez sur votre fichier soit vous le sélectionnez et cliquer sur le bouton Ouvrir qui se trouve en bas à droite de la fenêtre.

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Une fois votre fichier ouvert, vous voyez apparaître une nouvelle fenêtre Sélectionner le tableau  vous permettant de sélectionner la feuille de votre classeur Excel qui contient les données que vous voulez utiliser pour votre publipostage. Un petit conseil, nommer vos feuilles pour vous y retrouver plus facilement sinon par défaut Excel les nommera Feuil1, Feuil2, Feuil3, etc.

Je sais que mes données se trouvent sur la feuille que j’ai nommé en amont Notes du 1er trimestre, je la sélectionne et utilise le bouton Ok pour valider.

Vérifiez toujours que la ligne qui indique « La première ligne de données contient les en-têtes de colonnes » soit bien cochée ; Elle l’est normalement par défaut mais un petit coup d’œil ne sera pas superflu car c’est une fonction important car c’est ainsi que vont être nommés nos champs de fusion.

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Une fois mon fichier et ma feuille sélectionnés, nous pouvons voir que de nouvelles fonctions sont maintenant utilisables dans le bloc Champs d’écriture et d’insertion de mon onglet Publipostage, ce qui n’était pas le cas avant, ces fonctions étant grisées et inaccessibles.

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La fonction qui va nous intéressée ici est Insérer un champ de fusion et en cliquant dessus, je vois que je retrouve toutes les en-têtes de mes colonnes de ma base de données Excel.

Nous nous positionnons donc là où nous souhaitons insérer nos champs de fusion et nous les indiquons un par un.

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Dans notre encart où nous devons indiquer le destinataire, nous insérons donc les champs « Titre », « Nom », « Adresse », « Code_Postal » et « Ville ».

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Nous pouvons maintenant continuer notre courrier et insérer au fur et à mesure nos champs de fusion là où c’est nécessaire, toujours en utilisant la fonction Insérer un champ de fusion.

Notre courrier est terminé !

Je vous conseille d’enregistrer votre lettre type avant de démarrer le publipostage. Ainsi, dans notre exemple, nous pourrons utiliser la même lettre pour envoyer les notes du second  trimestre et il ne nous restera juste à sélectionner une autre feuille de notre classeur ou un autre fichier grâce à la fonction Sélection des destinataires et à modifier notre source de données.

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Pour la dernière étape, il nous reste à fusionner nos lettres et pour cela, nous allons utiliser la fonction Terminer & fusionner de l’onglet Publipostage.

Si nous cliquons sur la flèche permettant de dérouler toutes les options, nous voyons que nous avons plusieurs possibilités : Modifier des documents individuels, Imprimer les documents, Envoyer des messages électroniques.

Avant d’imprimer, nous voulons être sûr de ce que donne nos courriers, nous allons donc sélectionner Modifier des documents individuels

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Une fois que vous avez cliquez sur Modifier des documents individuels, vous pouvez voir une nouvelle fenêtre apparaitre intitulée Fusion avec un nouveau document et par défaut, Fusionner les enregistrements, le choix  « Tous » est coché.

Pour notre exemple, nous allons laisser ainsi mais vous pourriez tout à fait ne fusionner que certaines lignes avec le choix « De :          A :        »

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Nous validons avec la touche Ok et un nouveau fichier s’ouvre alors avec toutes nos lettres personnalisées ; Tous les champs de fusion que nous avions inséré dans notre lettre type ont été remplacés par les données de notre fichier Excel.

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Insérer une ou plusieurs feuilles dans un classeur avec Excel 2010

Quand vous ouvrez un nouveau document avec Excel, votre classeur est, par défaut, composé de 3 feuilles, nommées Feuil1, Feuil2, Feuil3

Inserer feuille - 1

Pour insérer une nouvelle feuille à votre classeur, vous avez plusieurs possibilités :

Si par exemple, nous voulons insérer une nouvelle feuille entre la Feuil2 et la Feuil3, nous allons dans un premier temps cliquer sur le Feuil3 et dans le groupe Cellule qui se trouve dans l’onglet Accueil, nous pouvons voir la fonction Insérer.

Inserer feuille - 2

En cliquant sur la petite flèche de la fonction Insérer et qui nous permet de dérouler les actions, nous voyons que nous avons la fonction Insérer une feuille et nous n’avons plus qu’à cliquer dessus.

Inserer feuille - 3

Une nouvelle feuille s’insère entre la feuille 2 et la feuille 3.

Inserer feuille - 4

 

Par défaut, celle-ci est nommée Feuil4, mais vous pouvez la déplacer en la glissant avec votre curseur ou la renommer soit en faisant un clic droit sur cette feuille ou en utilisant la fonction Format du groupe Cellules.

Inserer feuille - 5

 

Comme indiqué plus haut, nous avons plusieurs possibilités pour insérer une feuille.

Comme pour la plupart des actions que nous souhaitons effectuer dans Excel, nous avons toujours une façon de faire en passant par le ruban Excel et une façon rapide d’effectuer cette même action.

Pour gagner du temps, vous pouvez donc tout simplement cliquer sur le symbole suivant pour insérer automatiquement une feuille à la suite des précédentes.

Inserer feuille - 6

Ou encore, pour insérer une feuille entre deux déjà existante, vous pouvez simplement faire un clic droit sur la feuille et vous retrouvez la fonction Insérer que nous avons vu en passant par le groupe Cellules.

Inserer feuille - 7

Comme vous pouvez le voir, vous pourrez également Supprimer une feuille, Renommer une feuille ou encore Déplacer ou copier une feuille.

Le clic droit est un gain de temps extraordinaire et deviendra vite un automatisme mais il est toujours bon de savoir où nous pouvons effectuer cette même action en passant par le ruban Exel.

 

Pour insérer plusieurs feuilles simultanément, vous effectuerez les mêmes actions mais en amont vous devez, en maintenant enfoncé la touche Maj de votre clavier, sélectionnez le nombre d’onglets de feuille existantes correspondant au nombre de feuilles que vous souhaitez insérer.

Créer un organigramme avec Excel 2010

Comment faire un organigramme sur Excel en quelques manipulations

Si vous avez déjà travaillé avec Excel sur une version antérieure à 2007, vous vous souvenez sans doute de la complexité de créer un organigramme.

Nous devions alors créer des formes, les dimensionner à la bonne taille, les aligner correctement, positionner le texte correctement et nous passions un temps considérable à effectuer toutes ces actions.

Depuis la version 2007, Microsoft Office a créé une nouvelle fonction permettant de réaliser facilement et rapidement un organigramme grâce à une nouvelle fonctionnalité appelée SmartArtet que nous allons découvrir ici.

Vous trouverez cette fonctionnalité dans l’onglet Insertion, et dans le groupe Illustrations.

SmartArt - 1

En cliquant sur cette fonction, une nouvelle fenêtre s’ouvre alors avec toutes les possibilités que nous offre les graphiques SmartArt.

SmartArt - 2

Comme nous souhaitons créer un organigramme, nous allons sélectionner Hiérarchie où Excel nous proposera plusieurs dispositions possibles.

SmartArt - 3

Prenons tout simplement la première disposition pour notre exemple.

SmartArt - 4

 

Le modèle vierge s’insère dans notre feuille Excel. Celui-ci est composé de 5 blocs sur 3 niveaux et d’une fenêtre à sa gauche pour saisir notre texte et organiser nos blocs.

Nous pouvons voir également qu’Excel nous a créé un nouvel onglet nommé  Outils SmartArt et composé d’un onglet Création et un onglet Format et qui nous permettrons de personnaliser notre organigramme.

SmartArt - 5

Pour saisir notre texte, nous pouvons soit utiliser la fenêtre de gauche, soit le saisir directement dans le bloc voulu.

Commençons donc par saisir nos données dans les blocs du modèle.

Vous verrez qu’en saisissant nos textes, la taille de notre police s’adapte automatiquement au bloc qui le contient.

SmartArt - 6

Imaginons que nous souhaitons ajouter sous la responsabilité directe du P.D.G., Madame DURAND Martine, Directrice Administrative.

Nous allons dans un premier temps, nous positionner sur le bloc du P.D.G. et dans l’onglet Création de l’outil SmartArt et le groupe Créer un graphique, nous pouvons voir la fonction Ajouter une forme.

SmartArt - 7

 

En cliquant sur la flèche permettant de dérouler le menu, nous avons plusieurs possibilités.

SmartArt - 8

Dans notre exemple, nous souhaitons ajouter un bloc sous la responsabilité du P.D.G. et nous allons donc cliquer surAjouter la forme en dessous. La forme s’insère automatiquement sous la responsabilité de DUPONT Nicolas.

SmartArt - 9

Procédez de la même façon pour chaque ajout et n’hésitez pas à redimensionner votre organigramme pour que cela soit plus lisible si vous avez beaucoup de niveaux.

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Une fois votre organigramme créé, vous pouvez facilement le personnaliser.

Vous pouvez par exemple, déplacer les blocs, promouvoir ou abaisser un bloc de niveau par le groupe Créer un graphique.

SmartArt - 11

 

Vous pouvez aussi en changer la disposition à l’aide du groupe Dispositions avec un modèle prédéfini.

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Vous pouvez en modifier le Style dans le groupe Styles SmartArt ou encore en modifier les couleurs.

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Une fois votre organigramme crée, vous pouvez ne plus afficher la fenêtre de gauche, soit en cliquant sur une cellule en dehors de votre organigramme soit en cliquant simplement sur la croix de cette fenêtre.

Pour la faire réapparaitre, il vous suffira de cliquer sur la flèche suivante.

SmartArt - 14

Création d’un graphique Sparkline sur Excel 2010 et 2013

Un nouveauté d’excel 2010, la création de graphique sparklines

Nouvelle fonctionnalité d’Excel depuis sa version 2010, les graphiques sparklines permettent d’afficher les tendances des données.

Bien plus petit qu’un graphique Excel traditionnel, les graphiques sparklines s’insèrent dans une cellule de la feuille de calcul afin d’afficher une représentation illustrée de ses données.

Prenons un tableau suivant de suivi des ventes des commerciaux pour le trimestre 1 :

graphique sparklines sur excel

Dans la colonne H, vous pouvez voir que j’ai intitulé ma colonne Tendance pour afficher la tendance pour chaque commercial.

Pour cela, nous allons nous positionner dans la cellule H4 correspondant au Commercial 1 et dans l’onglet Insertion, nous pouvons voir le groupe intitulé Graphiques Sparklines.

Sparklines - 2

Pour insérer une tendance sous forme de courbe, nous allons donc tout simplement cliquer sur cette fonction

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Une nouvelle fenêtre s’ouvre pour que nous puissions sélectionner les données pour lesquelles nous souhaitons une courbe de tendance. Il nous suffit alors de cliquer sur l’icône de gauche pour choisir nos cellules.

La seconde partie de cette fenêtre, nous demande de sélectionner la cellule où nous voulons que notre graphique sparkline s’affiche ; Comme nous nous étions déjà positionné dans la cellule choisie, Excel nous indique automatiquement son emplacement, à savoir H4 dans notre exemple.

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Sélectionnons la plage de données voulue qui dans notre exemple concerne les valeurs contenues dans les cellules B4 à G4.

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On clique sur Ok et notre graphique sparkline s’affiche dans notre cellule.

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Pour les cellules suivantes, il ne nous reste plus qu’à recopier le contenu de la première cellule vers le bas en sélectionnant le coin en bas à droite de la cellule.

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Cela nous permet d’avoir une représentation graphique qui rend tout de suite les données chiffrées bien plus « parlantes » que de simples nombres.

En vous positionnant sur n’importe quelle cellule comprenant un graphique sparkline, vous pouvez observer qu’Excel nous a créé un onglet supplémentaire « Outils sparkline » qui nous permettra de modifier rapidement le style si celui-ci nous convient pas, de modifier les couleurs, de modifier les données si nécessaire, etc.

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Nous pouvons notamment, par exemple, afficher le point le plus haut (le montant des ventes le plus élevé pour notre exemple) et le point le plus bas pour chacun des commerciaux en cochant simplement les cases dans le groupe Afficher de cet onglet.

Sparklines - 10

Pour bien différencier les deux points, n’hésitez pas à modifier leur couleur à l’aide de la fonction Couleur de marqueur.

Sparklines - 11

Copier – Coller plusieurs éléments avec le Presse papier de Excel 2010

Pour tout utilisateur régulier des logiciels du pack office, nous connaissons tous les fonctions copier – coller.

Mais nous avons aussi dans Microsoft une fonction nommée Presse-papiers qui est d’ailleurs sous-utilisée et pourtant est des plus pratiques pour copier-coller plusieurs éléments dans Excel ou tout autre logiciel de la suite office.

Dans l’onglet Accueil, groupe Presse-Papier, il vous suffit de cliquer sur la petite icône en bas à droite pour afficher le volet Presse-Papier.

Presse papier - 1

En cliquant sur cette icône, une nouvelle fenêtre s’affiche à la gauche de votre classeur.

 

Presse papier - 2

A partir d’ici, vous pouvez copier le nombre d’éléments que vous souhaitez. Ils s’afficheront au fur et à mesure dans la bibliothèque du Presse-Papier.

Je prends un exemple tout simple mais valable même pour un grand nombre de données que nous souhaitons copier et coller.

Comme vous pouvez le voir plus haut, mon premier onglet « Factures 2013 » comporte le montant total des factures par mois, et mon second d’onglet, une représentation graphique de ces données.

Presse papier - 3

Je souhaite copier la donnée du montant total de mes factures pour l’année se trouvant dans le premier onglet et mon graphique de mon second onglet dans un nouvel onglet pour regrouper les deux.

Je pourrai bien sûr aller copier ma première donnée et aller la copier dans ma Feuil3 puis aller copier mon graphique et aller le copier dans ma Feuil3 mais si nous avons beaucoup de données à des emplacements différents, cela peut vite devenir long et fastidieux.

D’où tout l’intérêt du Presse-papier.

Je me positionne dans ma première feuille, sélectionne ce que je souhaite et copie ces données (Ctrl + C en raccourci pour gagner du temps). Je vois de suite que ce que j’ai copié, c’est de suite ajouter dans le presse-papier.

Presse papier - 4

Je fais de même avec mon graphique qui se trouve dans le second onglet qui s’ajoute également dans la bibliothèque du Presse-Papier.

Presse papier - 5

Je vais maintenant dans ma Feuil3 et il ne me reste plus qu’à cliquer sur les éléments que je souhaite coller ou cliquer sur le bouton Coller tout si je veux toutes les données copiées.

Presse papier - 6

Le presse-Papier peut être très pratique pour copier des données d’Excel et aller les coller dans Word ou tout autre logiciel du pack Office.

Par exemple, j’ouvre un nouveau document Word et je retrouve mon volet Presse-papier avec mes données Excel et il ne reste plus qu’à cliquer sur Coller tout.

Presse papier - 7

 

 

 

Nommer une feuille ou un classeur sur Excel

Nommer une feuille et faire appel à une feuille différente sur excel.

Nommer une feuille sur Excel n’a rien à voir avec renommer la feuille sur laquelle on travail.

nommer-feuille-excelPour donner un nom sur la feuille du classeur sur laquelle on travail, il suffit de faire un clic droit sur l’image et de cliquer sur renommer.

Mais renommer la feuille ne vous permettra pas d’aller la chercher, pour cela il faut au delà de son nom, expliquer à excel ce que c’est.

Un feuille se nomme de cette façon : “nomfeuille!“. C’est le point d’exclamation à la fin du nom de la feuille qui indique qu’il s’agit bien d’une feuille.

Pour un classeur, c’est pareil, il faudra le nommer à la façon excel : En l’occurrence, avec des crochets de cette façon [classeur1].

Ces éléments inquiètent souvent à tort ceux qui souhaitent travailler avec Excel. C’est en tout cas le seul moyen d’aller chercher des autres tableaux, des autres feuilles ou des autres classeurs.

ecriture-feuilleEn revanche, à défaut de l’écrire, en allant chercher votre cellule directement dans la feuille citée, vous aurez l’écriture du chemin qui se fera tout seul, comme par exemple :

Définir et fixer les décimales sous Excel 2007

Si vous devez saisir un nombre important de chiffres comme des valeurs comptables ou financières et qui doivent comporter un nombre égal de décimale, les fonctions du groupe Nombre d’Excel vous sera très utile.

La procédure est très simple. Imaginons un simple tableau de 2 colonnes où nous indiquons le mois de facturation et le montant facturé. Dans cet exemple, j’ai saisi mes données chiffrées en masse brute sans faire attention à la mise en forme.

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Pour rendre mon tableau plus présentable et plus lisible, je souhaite que toutes mes cellules comportant mes données chiffrées, à savoir ma colonne B, soient au même format avec 2 décimales.

Sur le ruban d’Excel et dans l’onglet Accueil, nous pouvons voir le groupe Nombre.

Groupe Nombre de l'onglet Accueil du ruban Excel

Groupe Nombre de l’onglet Accueil du ruban Excel

Par défaut, le format affiché est Standard.

Pour le modifier, nous allons dans un premier temps :

  • sélectionner la colonne pour laquelle nous souhaitons modifier ce format
  • cliquer sur la petite flèche de la fenêtre du groupe Nombre pour avoir accès aux autres formats en déroulant cette liste
Menu déroulant des différents formats

Menu déroulant des différents formats

Nous pouvons maintenant voir les différents formats possibles. Nous retrouverons le format Standard mais également Nombre, Monétaire, Comptabilité, Date courte, Date longue, etc.

Ici, ce sont les formats les plus couramment utilisés mais vous pouvez avoir accès à une multitude d’autres choix en cliquant sur « Autres formats numériques ».

Dans notre exemple, nous avons plusieurs possibilités.

  • En cliquant sur le format Nombre, vous pouvez voir, ci-après, qu’automatiquement toutes mes données chiffrées se sont mises en forme avec deux chiffres après la virgule (par défaut sous Excel).

Format Nombre

  • Si nous souhaitons en plus des deux chiffres après la virgule, ajouter le sigle de l’Euro , il vous suffit de sélectionner le format Monétaire, ce qui nous donnera la mise en forme suivante :

Format Monétaire

  • Pour ce format, vous pouvez également choisir le format Comptabilité, ce qui donnera la mise en forme suivante et qui est quasi identique au format Monétaire :

Format Comptabilité

Petite astuce pour ce format : Vous pouvez le sélectionner très rapidement en cliquant sur la petite icône suivante :

Raccourci rapide pour le format avec le sigle de l'euro

Raccourci rapide pour le format avec le sigle de l’euro

Et en cliquant sur la petite flèche de cette icône, vous pouvez avoir accès au symbole représentant les Dollars $, si nécessaire.

Raccourci rapide pour afficher le format Comptabilité avec le signe des Dollars $

Raccourci rapide pour afficher le format Comptabilité avec le signe des Dollars $

Comme nous avons sélectionné la colonne entière, ce format choisi s’appliquera à toutes les cellules, même si vous entrez de nouvelles données par la suite.

Vous pouvez également définir le format de votre colonne en amont en sélectionnant votre colonne vide. Vos données chiffrées se mettrons en forme automatiquement et peu importe la façon dont vous, vous les entrerez.

2 chiffres après la virgule est le format par défaut d’Excel pour les fonctions Nombre, Monétaire ou Comptabilité.

Si vous souhaitez en retirer ou en ajouter, il vous suffit d’utiliser les deux icônes suivantes en cliquant autant de fois que vous voulez ou non de décimales.

Dans notre exemple, j’ai cliqué deux fois sur le symbole avec la flèche à droite pour retirer les 2 décimales et obtenir ainsi des chiffres entiers :

Ajouter ou supprimer des décimales

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Nous pouvons observer qu’en retirant des décimales, la petite fenêtre, m’indique que nous avons défini un format Personnalisée.

Format personnalisée

 

 

Changer la couleur d'une cellule si la valeur est différente

Changer la couleur d’une cellule si la valeur est différente

Pour changer la couleur d’une cellule si la valeur est différente il faut créer une règle de mise en forme conditionnelle pour la cellule en question.

Exemple :

Dans la Feuil1, cellule C3 est saisit le nombre 22. Lorsque cette valeur sera modifiée par une valeur quelconque, la couleur de trame de la cellule deviendra rouge.

Mise en pratique :

Sélectionnez la cellule C3, puis dans l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnel -> Nouvelle règle…

Dans Sélectionnez un type de règle, choisissez l’option : Appliquer une mise en forme uniquement aux cellules qui contiennent.

Dans Modifier la description de la règle, sélectionner à l’aide des menus déroulants les options : Texte spécifique et ne contenant pas.

Dans le champ (à droite) saisissez 22, la valeur de la cellule C3.

A présent, cliquez sur le bouton Format… Depuis l’onglet Remplissage sélectionnez une couleur (ici ce sera du rouge).

Pour finir, cliquez sur OK pour fermer les boites de dialogues et valider les paramètres.

Mise en application :

La mise en forme de la cellule C3 reste inchangée le moment. Changez sa valeur (55 par exemple). La couleur de trame de la cellule doit devenir rouge.

Nota 1 : La règle peut s’appliquer sur plusieurs cellules contenant la même valeur. Pour cella elles devront être toutes sélectionnées avant de cliquer sur Mise en forme conditionnel…

Nota 2 : La règle ne peut pas s’appliquer sur plusieurs cellules ne contenant pas la même valeur. Dans ce cas, il faudra créer autant de règle qu’il n’y a de cellules.

Dupliquer un classeur excel.

excel 2013Pour les besoins d’un suivi client ou chiffre d’affaire, dupliquer un classeur excel peut s’avérer précieux.

La duplication n’est pas très difficile, mais n’a pas les mêmes méthodes  en fonction du contenu. S’il s’agit de faire la différence entre ce que vous souhaitez copier, dupliquer ou retranscrire.

L’exemple d’un classeur avec une dizaine de feuilles à l’intérieur, représentants différents clients. Pour reprendre ce classeur pour chaque mois de l’année, la duplication passera par la fonction “enregistrer sous” puis “nom.xls”.

A partir de là vous pourrez préparer votre travail pour l’année entière.

Juste un point pour les autres données à dupliquer, qui ne sont pas des classeurs.

  • Pour un cellule, ou une plage de cellule : Il faut tout simplement faire un copeir/coller.
  • Pour dupliquer une feuille :Clic droit en bas, sur le nom de la feuille, puis dupliquer.
  • Pour dupliquer un classeur :Enregistrer-sous, puis on renomme ce classeur dans le fichier de destination voulu.

 

Faire un renvoi à la ligne sur excel 2014 : Astuce de la semaine

Les passionnés comme les confirmés me diront que ce n’est pas la découverte de la semaine, mais rappelons nous la première fois que nous avons chercher à faire un renvoi à la ligne dans une cellule excel…!

Pas très facile, même plutôt casse tête pour les non-initiés.

Voilà donc la procédure sur Excel 2014 (respectivement utilisé sur la version 2010 et 2007 de la même façon) :

  • Allez dans l’onglet d’accueil
  • Sélectionner la partie “alignement” qui se trouve au milieu de ce bandeau
  • Pré-sélectionner votre cellule, ou pour appliquer la règle à toute la page, faire une “selectionnez tout”
  • Puis, il suffit de cliquez sur “Renvoyez à la ligne automatiquement

Voilà la capture sur Excel 2014 ci dessous, pour vous permettre de comprendre au visuel.

retour-ligne-excel

Bref, rien de compliqué, mais c’est tout de même bien pratique d’en profiter !