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Les nouveautés et différences d’excel 2013 par rapport à 2010.

Excel 2013 : Les nouveautés et les grands changements sont surtout le confort.

excel 2013Si le confort est la première chose à remarquer, on peut également voir que la nouvelle version d’excel 2013 propose quelques changements que voici.

  • La gestion et le chargement des modèles basiques permet de gagner du temps lors de la création d’un tableau. C’est en effet plus le fond qui est traité que la forme, ce qui permet alors d’avoir des fonctions et des organisations préinstallées. Si les couleurs sont nombreuses, la déco n’est pas le premier objectif, on gagne donc du temps pour aller à l’essentielle puisque la mise en forme peut se gérer plus tard de façon automatique.
  • La création d’un outil « analyse rapide » permet d’anticiper les actions a priori mener comme la mise en forme conditionnelle qui s’adapte au thème et prend donc les couleurs instantanées.
  • Dans la même veine, vous pourrez remplir automatiquement vos données s’il repère une action que vous répétez. Le premier exemple serait de remplir un tableau de données avec des répétitions sur plusieurs colonnes. En cliquant sur la nouvelle option  de « remplissage instannée », Excel fera le boulot de là où vous êtes en reproduisant la répétition que vous avez faites dans la colonne d’à côté.
  • Le choix des graphiques est également repris et repensé. Jusque là, c’était à nous de choisir le graphique correspondant. Mais avec le nombre croissant de types de graphiques sur excel 2007 et 2010, on prenait autant de temps à tous les essayer pour un final souvent pas adapté à nos données. Aujourd’hui, Excel 2013 vous « impose » le schéma ou le graphique qui correspond le mieux à vos données.
  • Pour le reste, la dextérité s’est clairement amélioré, mais c’est aussi et surtout la mise en ligne sur les solutions cloud de Microsoft qui reste l’essentiel de la réussite du dernier opus de Office.

Astuce pour changer de feuille dans un même classeur excel.

Voilà un astuce rapide qui vous permettra de faire un changement de feuille rapide. Rien d’extraordinaire  mais cette astuce à l’avantage de proposer un gain de temps.

Excel est la référence du tableur pour être rapide et efficace. En aucun cas, excel ne doit être plus complexe et un tableau doit être organiser pour gagner du temps afin d’éviter de faire des tâches répétitives.

C’est pourquoi pour un même sujet, il est préférable de travailler avec des feuilles dans un même classeur lorsqu’on souhaite travailler sur des informations d’évolutions annuelles ou des chiffres qui reprennent les mêmes bases.

La plupart des gens préfèrent plusieurs classeurs pour une organisation qu’ils jugent plus faciles. Ce qui est faut donc pour nous, et c’est pourquoi je vous dis juste comment passer d’une feuille à l’autre sur excel avec votre clavier.

Raccourcis pour faire le changement de feuille dans un même classeur.

CTRLPour cela, vous appuyer sur la touche CTRL et en même temps, vous appuyer sur la flèche du bas, vous permettant ainsi de basculer sur une autre feuille excel. En réalisant successivement l’opération, vous pourrez alors vous balader tranquillement d’une feuille à l’autre.

fleche-bas-haut-excel

En réalisant l’opération inverse, vous pourrez revenir en arrière et ainsi basculer dans la feuille excel supérieur, c’est à dire celle d’avant. Pour cela, il faut appuyer simultanément sur la touche CTRL et la flèche du Haut.

Pour les débutants, je vous conseil d’utiliser ces raccourcis. S’il ne s’agit pas d’un réflexe au premier abord, ce sont les successions de ces utilisations qui fera que vous serez un bon utilisateur. Excel, powerpoint ou autre logiciel, la plupart de bons utilisateurs se bloquent et se forcent à utiliser un raccourcis précis pour ensuite en faire une habitude.

Petit à petit, l’utilisation se met dans votre quotidien et certains raccourcis sur Excel ont une impact sur d’autres logiciels ou sur votre windows tout simplement. s’agissant de liens en pc et mac, l’équivalent sur Excel mac se fait dans les conditions presque identiques, avec pour remplacer la touche CTRL, l’utilisation de la touche CMD, l’ancienne pomme à gauche et droite de votre clavier.

Faire un lien entre deux classeurs sur Excel 2007 ou 2010

La précision du type de versions n’est pas vraiment utile puisque la procédure est vrai sur le toute dernier excel d’office 2013 et l’est également depuis 2003. Mais si la sémantique est identique, il ne faut pas oublier que le principal c’est le visuel et c’est précisément ce qui change sur les dernières versions.

Bref, pour les versions 2007 et 2010, il faut tout d’abord ouvrir les deux classeurs. Le classeurs s’identifie par son nom et son chemin d’accès direct. C’est la définition de ces deux éléments que l’on intègre dans Excel, permettant ainsi de définir le chemin d’accès de votre cellule.

lien-classeur-excel

Ensuite, pour passer d’un classeur à un autre (attention à ne pas mélanger un classeur et une feuille), il faut actionner le bouton  « changement de fenêtre » que vous trouverez à droite, dans l’onglet « affichage ».

A partir de là, il faut démarrer votre fonction, exactement de la même façon que pour un échange de lien entre deux feuilles d’un même classeur, mais cette fois ci, vous irez cherchez la cellule qui vous intéresse en effectuant un changement de fenêtre.

Ainsi, la cellule D5 d’une feuille A d’un classeur C aura dans votre feuille, la définition suivante : =[classeurC]feuilleA!D5.

Rien de plus facile donc, d’échanger des informations entre classeur. Le seul hic, c’est évidement si vous changer la destination de votre fichier.

Pour résumer, c’est qu’excel fait le travail de tracer l’endroit ou se trouve notre fichier et intègre la localisation de la cellule distante dans notre fichier, classeur puis feuille.

Dupliquer une donnée pour l’intégrer dans toutes les feuilles d’un classeur

Si vous avez besoin d’intégrer une nouvelle colonne ou un nouvel élément dans toutes les feuilles de votre classeur, Excel vous permet de le faire automatiquement.

Pour cela, il faut aller en bas de votre première feuille > faire un clic droit > sélectionner toutes les feuilles > puis il faut faire votre action, qui peut être l’ajout d’un nombre, l’ajout d’une colonne ou la mise en place d’un calcul.feuilles-excel

Ensuite, votre « action » sera présente sur toutes vos feuilles, vous économisant ainsi un temps précieux!

Ainsi dans l’exemple de l’image, il y a des tableaux pour répertorier les différents vins, permettant ensuite de définir des coûts de transport.
Si par exemple vous avez besoin d’une colonne de caractéristique supplémentaire qui s’applique à toutes les sortes de vins, vous aurez alors ce qu’il faut pour

 

Faire un tri par les couleurs avec Excel 2007 et 2010

Le tri de couleur a pour objectif de mettre en avant des éléments de votre tableau sans passer par un tri des données.

Depuis la version d’excel 2007, ces couleurs utilisées ne sont plus, juste à titre indicatif pour mettre en valeur des éléments. L’application d’une couleur permet également de créer des catégories, pour faire des tris par la suite, chose qui nous intéresse dans l’exemple de cet article.

L’application de ce tutoriel fonctionne pour les versions 2007, 2010 et bien évidement pour la toute dernière version 2013.
En utilisant le tri de couleur, vous pourrez ainsi mettre en avant certains éléments. Prenons l’exemple du commercial qui pose en vert ses contacts validés et en rouge les refus qu’il a essuyé.tableau sans tri de couleur

En fin de journée pour faire le tri de ses couleurs, rien de plus pratique que de le faire automatiquement, permettant alors de laisser passer que certaines données.

Le tri par couleur sur excel vous permettra de gagner un temps précieux d’observation sur Excel.

Si nous souhaitons mettre en avant les résultats en bleu, il faudra juste, depuis les dernières versions Excel 2007 et 2010, aller dans Données>Filtres, en ayant au préalable sélectionne le tableau des données.

filtre-excel

Vous aurez alors des flèches qui se positionnent sur votre cellule, permettant d’accéder au tri automatique par couleur.tri automatique sur excel

Ensuite il vous suffira de cliquer sur la flèche, pour aller ensuite dans : Filtre par couleur > couleur choisie

après filtre excel

A partir de là, seul les jaunes (dans notre exemple) apparaîtront sur votre feuille excel.

Fonction recherchev d’Excel 2003 – 2013

La fonction recherchev fonctionne sur toutes les versions d’Excel. Pour voir comment elle fonction, voici une liste de cinq étudiants avec leurs notes globales. L’objectif de cet exercice est d’utiliser la fonction Recherchev afin qu’Excel leurs attribue automatiquement un grade suivant d’un commentaire.

fonction recherchevDans le premier tableau, se trouve la liste des étudiants (A2 à A6) avec leur notes (B2 à B6). C’est dans les colonnes C et D que figureront respectivement les Grades et les Commentaires.

Dans le second tableau, se trouve la liste des grades et la liste des commentaires qui s’afficheront dans les colonnes C et D du premier tableau.

Important : Dans le deuxième tableau, il est impératif que les valeurs de la colonne A soient dans l’ordre croissant.

Pour commencer, allez dans la cellule C2, puis tapez la formule suivante :
=recherchev(B2;A9:C13;2)

Appuyez sur Entrer pour valider.

La fonction recherchev à besoin de trois arguments pour fonctionner :

  • B2 correspond à la valeur cherchée. C’est cette valeur qui va permettre à Excel de déterminer le grade.
  • A9:C13, correspond à la plage de valeur de comparaison.
  • Le chiffre 2, fait référence à la colonne B du deuxième tableau. En effet, dans la plage A9:C13, la colone 2 correspond bien aux valeurs B9 à B13.

Pour obtenir les commentaires le principe est le même. La formule sera la suivante :
=recherchev(B2;A9:C13:3)

Ici, seul la dernière valeur a été changé. Pour les commentaires, les valeurs se trouvent dans la colonne numéro 3, autrement dit de C9 à C13).

Pour les étudiant de 2 à 5 il serait intéressant de tirer les cellules en utilisant la poignée de recopie. Toute fois il y a un piège. En faisant cela, la valeur A9:C13 se voie remplacé par A10:C13, ce qui décale la plage de valeur d’une ligne.

Pour remédier à ce problème, il va falloir modifier les formules afin de figer ces valeurs.
Allez sur la cellule C2, puis ajoutez-y le symbole dollar comme dans l’exemple ci-dessous :
=recherchev(B2;A$9:C$13;2)

Faites de même avec la formule se trouvant dans la cellule D2
=recherchev(B2;A$9:C$13;3)

Il est à présent possible d’utiliser la poignée de recopie pour les étudiants 2 à 5

fonction recherchev

Bien imprimer sur Excel 2010, procédure.

Imprimer sur Excel: Quelque soit la version d’Excel, c’est toujours un casse tête pour imprimer correctement.

Rien ne vaut donc une procédure pour être capable de le faire une bonne fois pour toute et comprendre que Excel n’est pas un éditeur de texte et qu’il lui faut par conséquent quelques indications, indications précieuses qui vous permettront d’imprimer sur Excel.

Si nous prenons l’exemple d’Excel 2010 (pour prendre la version Office la plus utilisée) vous pourrez également l’appliquer à Excel 2007 et à Excel 2013 puisque la dernière version a très peu de changement.

Voici donc les 5 étapes à suivre pour que tout se passe correctement à la sortie de votre imprimante!

  1. Sélectionner à l’aide de votre souris, la partie à imprimer, c’est à dire la zone d’impression.impression-excel
  2. Cliquer sur le menu « mise en page ».
  3. Sélectionner « Zone d’impression » dans le carré mise en page affilié au menu du même nom.
  4. Cliquer sur « Définir ».
  5. Puis aller dans le menu et sélectionner « Impression ».

L’impression est désormais configurée, il ne vous reste plus qu’à mettre le papier! En cas de problème ou pour ajuster un document, vous pouvez également une fois l’opération faîte, changer vos marges, grâce aux options d’impression.
La gestion des marges sur Excel est prédéfinie, il faut donc en profiter. Si vous avez des détails plus précis à demander, il faudra alors les personnaliser.

Comment mettre en forme un fichier CSV sous Excel 2010

Pour mettre en forme un fichier CSV sous forme de tableau, Excel possède les outils adéquates.
Pour rappel les fichiers CSV (Comma-separated values) est un format de fichier ouvert représentant des données tabulaires sous forme de valeurs séparées par des virgules. Ce format est très largement employé par les logiciels pour l’exportation de leur base de données.

Les fichiers CSV peuvent être ouverts avec Excel. Toutes fois leur présentation n’est pas des plus lisibles, comme l’illustre la capture d’écran ci-dessous.

fichier csv

Les données sont présentées sur plusieurs lignes mais sur une seule colonne. La colonne A en l’occurrence. Heureusement il n’est pas exclu ne remédier à ce problème, et de scinder la colonne A avec autant de colonne que nécessaire.

Sélectionnez la colonne A. Les fichiers CSV étant souvent très gros, il est conseillé de cliquer directement sur la lettre A. Ainsi, l’intégralité de la colonne (de A1 jusqu’à l’infinie) sera sélectionné.

Dans l’onglet Données cliquez sur Convertir. La boite de dialogue suivante apparait :

fichier csvDans Type de données d’origine sélectionner : Délimité, puis Suivant >.

fichier csv

Dans cet exemple, les valeurs sont séparées par des virgules. Ici, dans la partie Séparateurs, Tabulation sera décoché au profit de Virgule. Il est possible que votre fichier ne soit pas séparé par des virgules, voir même séparé par plusieurs séparateurs. Faites les sélections en fonction de la situation. La partie Aperçu de données propose un aperçu en temps réel en fonction des paramètres activé. Cliquez sur Suivant > pour passer à l’étape suivante.

fichier csv

Troisième est dernière étape. Il est possible de formater toutes les cellules du tableau (Format des données en colonnes), de placer le tableau à un endroit bien précis dans le classeur Excel (Destination), avec comme précédemment un Aperçu de données. Cliquez sur Terminer pour valider les paramètres.
A présent les valeurs sont présentées sous forme de tableau. Sa mise en forme est encore un peu brute, mais les colonnes sont bien délimitées et tous les outils de mise en forme sont disponibles.

Insérer un tableau excel dans une présentation Powerpoint.

Comment exporter un graphique Excel dans PowerPoint : Tutorial valable pour 2007 et 2010.

Apprendre l’insertion d’un tableau excel dans une présentation Powerpoint.

Lorsqu’il est question de présentation orale, PowerPoint s’est très vite imposé pour créer des diaporamas. Il a beau être le plus conviviale de la famille Microsoft Office, la création de tableau et de graphique reste tout de même ambigue. D’autant plus qu’il utilise Excel de manière native pour créer ce type de contenus ce qui complique les choses… mais les rend intéressantes. Regardons donc comment insérer un tableau excel dans une feuille powerpoint

En effet, avec cette liaison entre Excel et PowerPoint cela rend les graphiques plus dynamiques mais aussi est surtout cela offre la possibilité d’utiliser ses propres tableaux Excel pour la source du graphique PowerPoint.

Pour des raisons pratiques, le fichier.xlsx (Excel) et le fichier.pptx (Power Point) seront placé dans le même dossier. Il est important que les fichiers ne changent pas d’emplacement, ou alors le lien qui les unis sera cassé, ce qui empêcher d’avancer.

Ci-dessous un exemple de tableau Excel, où est lister huit vendeurs avec leurs chiffre d’affaire sur une période d’un moi, le tous répartit sur quatre semaines.

Ouvrez à présent votre fichier PowerPoint. Dans l’onglet Insertion > Graphique. Dans cet exemple c’est le choix de l’histogramme qui est retenu. Une fenêtre Excel s’ouvre avec un modèle de tableau. Les données du tableau sont immédiatement retranscrites dans le graphique.

Pour remplacer les données du modèle par les votre (ici ce sera le fichier.xlsx présenté ci-dessus), il suffit de le sélectionner, puis de cliquer sur Copier. Retourner à présent sur le modèle de tableau, sélectionnez-le à son tour, puis cliquez Collé. Le modèle de tableau devra être remplacé par votre tableau.

Le modèle de tableau étant très petit, il est fort à parier que le vôtre est beaucoup plus grand. Ainsi il sera nécessaire de redéfinir la plage de données que le graphique devra prendre en compte. Retournez dans PowerPoint, dans Outils de graphique, onglet Création, cliquez sur Sélectionner des données.

Excel repasse alors au premier plan avec une boite de dialogue suivante :

Sélectionnez tous votre tableau à l’aide de la souris. La nouvelle plage de données du graphique s’affiche dans le premier champ de la boite de dialogue. La colonne située en bas à gauche indique les légendes du graphique. Quant à la colonne de droite, elle indique les valeurs qui se trouveront sur l’axe des abscisses (l’axe horizontal du graphique). Cliquez sur OK valider.

Les données de votre tableau sont à présent retranscrites sous forme de graphique sous PowerPoint.
Si le tableau fait l’objet de modifications, tel que :

  • des valeurs ou encore les étiquettes, le graphique sera automatiquement mis à jour dans PowerPoint.
  • L’ajout ou la suppression de ligne et de colonnes, il suffit de refaire la sélection de la plage de données comme décrit ci-dessus.

Office 2010 dans le cloud de Microsoft

Word, Excel et Power Point dans leur version 2010 permettent de sauvegarder des documents sur SkyDrive, le cloud de Microsoft. Outre le fait de pouvoir sauvegarder et modifier vos documents en ligne, le service SkyDrive permet de partager tout ou partie de ces documents avec des tiers personnes.

Ce blog étant dédié à Excel, c’est dont Excel qui servira de support pour cet article. Toutes fois, les différentes étapes seront identiques pour Word et Power Point et donc parfaitement applicables.

Ouvrez Excel pour créer un nouveau document, puis ajoutez-y du contenue afin de ne pas enregistrer un document vide et sans intérêt.

Une fois celui-ci terminé, allez dans l’onglet Fichier, puis Enregistrer et envoyer. Cliquez en suite sur Enregistrer dans le site Web.

Pour ceux qui ne possèdent pas encore un compte de type Windows Live ID, (Hotmail, Messenger ou Xbox Live), la première étape consiste à en créer un. Pour cela cliquer sur S’inscrire à un Windows Live.

Le formulaire d’inscription s’affiche à l’écran. Renseigner les champs obligatoires comme demandé.

La seconde étape sera de se connecter avec ce compte. Pour cela cliquer sur le bouton Connexion.

Troisième et dernière étape, cliquer sur le bouton Enregistrer sous. Excel va enregistrer puis télécharger votre fichier directement dans SkyDrive.

Pour ceux qui le souhaitent, SkyDrive offre la possibilité de créer des dossiers afin de ranger vos documents. Pour cela, avant d’enregistrer votre document, commencer par créer le dossier en cliquant sur le bouton Nouveau.

Votre document est à présent sauvegarder sur le SkyDrive, pour s’en assurer, allez sur la page d’accueil https://skydrive.live.com/. Entrez, votre identifiant. Depuis le site, il sera possible de gérer et de visualiser tous les documents au format :

  • Excel (.xls et .xlsx).
  • Word (.doc et .docx).
  • Power Point (.ppt et pptx).

A l’aide du service Office Web App Preview, il sera même possible de modifier ces fichiers.

Attention toutes fois, Office Web App Preview est une version en ligne de la suite Microsoft Office. Certaine fonctionnalité peuvent ne pas fonctionner avec Office Web App Preview.

Ainsi ne soyez pas surpris si à l’ouverture d’un document un message indique que validation des données ou encore les tableaux croisés dynamique seront désactivés.

Pour conclure cette possibilité peut s’avérer très intéressante pour sauvegarder rapidement des documents sur SkyDrive.

Même si les possesseurs de Windows 7 ou 8, préfèrent utiliser l’application SkyDrive, les possesseurs Office 2010 sous Windows XP et Vista apprécieront cette possibilité.

Enregistrer des documents c’est bien, mais on regrettera toutes fois que Microsoft n’est rien prévue d’aussi pratique pour les ouvrir.