Archives de catégorie : Excel 2010

Répéter une ligne de titres pour l’impression sur Excel 2007

Vous avez un tableau comportant de nombreuses lignes et qui par conséquent représente plusieurs feuilles d’impression.

Nous allons voir comment nous pouvons répéter une ligne de titre afin de l’imprimer automatiquement sur chaque feuille.

Cette procédure est valable sur excel 2007, 2010 et 2013.

Pour notre exemple, je viens de créer un tableau pour le suivi de nos stagiaires qui comporte 6 colonnes et 125 inscriptions comme ci-après :

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Je souhaite imprimer ce tableau de suivi et si je vais dans l’aperçu avant impression :

(Bouton Office – Imprimer – Aperçu avant impression)

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Lors de mon aperçu,  je peux voir que ma première page est parfaitement présentée :

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Sauf que pour toutes mes pages qui vont suivre, je m’aperçois que mes titres n’apparaissent plus :

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Bien sûr, vous pourriez faire un copier-coller de la ligne comportant vos en-têtes mais cela signifie que si vous faites la moindre modification comme ajouter ou supprimer une ligne, toutes vos lignes de titres seraient elles-mêmes décalées et vous n’auriez plus qu’à tout recommencer.

Pour que notre ligne de titres s’imprime de façon automatique, nous allons aller dans l’onglet Mise en page et utiliser la fonction Imprimer les titres

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En cliquant sur Imprimer les titres, une nouvelle fenêtre mise en page s’ouvre et vous pouvez voir dans la rubrique Titres à imprimer, la fonction Lignes à répéter en haut

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Je clique sur le symbole qui va me permettre d’indiquer à Excel quelle ligne je souhaite qu’il répète lors de l’impression de mon tableau.

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La fenêtre Mise en page – Lignes à répéter en haut s’ouvre et il ne me restera plus qu’à sélectionner la ou les lignes sélectionnées.

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Dans mon exemple, je sélectionne de la ligne 1 à 4 car je souhaite aussi qu’il prenne le logo en compte et je valide.

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Je retrouve ma fenêtre précédente et je valide en cliquant sur OK.

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Je retourne dans mon aperçu avant impression et je vois que pour n’importe laquelle de mes pages, Excel m’imprimera bien automatiquement toutes les lignes sélectionnées.

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Dupliquer un classeur excel.

excel 2013Pour les besoins d’un suivi client ou chiffre d’affaire, dupliquer un classeur excel peut s’avérer précieux.

La duplication n’est pas très difficile, mais n’a pas les mêmes méthodes  en fonction du contenu. S’il s’agit de faire la différence entre ce que vous souhaitez copier, dupliquer ou retranscrire.

L’exemple d’un classeur avec une dizaine de feuilles à l’intérieur, représentants différents clients. Pour reprendre ce classeur pour chaque mois de l’année, la duplication passera par la fonction “enregistrer sous” puis “nom.xls”.

A partir de là vous pourrez préparer votre travail pour l’année entière.

Juste un point pour les autres données à dupliquer, qui ne sont pas des classeurs.

  • Pour un cellule, ou une plage de cellule : Il faut tout simplement faire un copeir/coller.
  • Pour dupliquer une feuille :Clic droit en bas, sur le nom de la feuille, puis dupliquer.
  • Pour dupliquer un classeur :Enregistrer-sous, puis on renomme ce classeur dans le fichier de destination voulu.

 

Faire un renvoi à la ligne sur excel 2014 : Astuce de la semaine

Les passionnés comme les confirmés me diront que ce n’est pas la découverte de la semaine, mais rappelons nous la première fois que nous avons chercher à faire un renvoi à la ligne dans une cellule excel…!

Pas très facile, même plutôt casse tête pour les non-initiés.

Voilà donc la procédure sur Excel 2014 (respectivement utilisé sur la version 2010 et 2007 de la même façon) :

  • Allez dans l’onglet d’accueil
  • Sélectionner la partie “alignement” qui se trouve au milieu de ce bandeau
  • Pré-sélectionner votre cellule, ou pour appliquer la règle à toute la page, faire une “selectionnez tout”
  • Puis, il suffit de cliquez sur “Renvoyez à la ligne automatiquement

Voilà la capture sur Excel 2014 ci dessous, pour vous permettre de comprendre au visuel.

retour-ligne-excel

Bref, rien de compliqué, mais c’est tout de même bien pratique d’en profiter !

Comment utiliser la fonction NBval sur Excel.

Utilisation de la fonction NBVAL sous Excel 2007 ou excel 2010

Nous allons voir ici comment nous pouvons compter un nombre de cellules contenant des données que ce soit du texte ou des nombres à l’aide de la fonction NBVAL sous Excel 2007 (procédure également valable sur la version 2010 et 2014).

Prenons pour exemple, un tableau Excel où nous suivons au jour le jour nos équipes de formateurs.

excel nbval

Dans notre tableau nous voulons savoir le nombre de personnes pour chaque catégorie et pour cela nous allons donc utiliser la fonction NBVAL qui va nous permettre en fait de calculer le nombre de cellules non vides.

Nous allons donc dans un premier temps, nous positionner dans la cellule B17, cellule dans laquelle nous voulons que s’affiche notre résultat pour la catégorie « Formateurs Excel – Niveau 1 ».

Comme vous le savez, toute formule doit commencer par le signe = auquel nous ajouterons la fonction NBVAL ; Dans la barre de formule, notre formule débutera donc ainsi.

nbval

En effet, en double cliquant sur cette fonction, nous voyons qu’automatiquement la parenthèse s’est affichée et qu’Excel nous apporte des indications sur les données que nous devons entrer pour que notre formule fonctionne correctement :

detail formule nbval

Ce que nous voulons, ce sont le nombre de données contenues dans notre colonne B intitulée « Formateurs Excel – Niveau 1 » et nous allons sélectionner, à l’aide de la souris, la plage de données de la cellule B5, où débute les noms de nos formateurs, à la cellule B16, où elle se termine.

exemple formule nombre valeur

On n’oublie pas de fermer la parenthèse et on valide notre formule à l’aide de la touche Entrée de notre clavier, ce qui nous donne =NBVAL(B5 :B16) ; Notre résultat s’affiche bien dans la cellule que nous avions sélectionné, à savoir B17 dans notre exemple.

Pour rappel, les : permette à Excel de comprendre qu’il doit prendre en compte toutes les données contenues entre la cellule B5 et la cellule B16

resultat formule excel

Il ne nous reste plus qu’à l’aide de la souris à étirer notre formule vers la droite pour la recopier et nos résultats s’afficheront pour chacune des catégories.

etirement formule excel

copier coller automatique formule

A présent, vous pouvez à ajouter ou supprimer un nom dans n’importe laquelle de vos colonnes, vos résultats s’agrémenteront automatiquement.

La fonction NB.SI également possible pour calculer le nombre de cellules pleines dans la plage sélectionnée.

A titre indicatif et un peu plus compliqué, pour cet exemple qui ne contient que des données textes, vous auriez également pu utiliser la fonction NB.SI qui vous calcule le nombre de cellules si la condition est respectée.

formule nb si

On demande ici à Excel de nous calculer le nombre de cellule entre la plage de données B5 et B16 si la cellule contient du texte, représentée par * que nous mettons entre guillemets.

calcul nombre de cellules

Comme vous pouvez le constater par vous-même, la première formule en utilisant la fonction NBVAL est bien plus simple à utiliser et nous arrivons au même résultat.

Modifier le format date sous Excel 2007

Excel vous présente différents formats de dates qui vous permettent de les présenter comme bon vous semble.

Par défaut, sous Excel, si vous saisissez une date, celle-ci s’affichera sous la forme « 01-janv » alors que vous l’avez saisi à l’aide du clavier numérique « 01/01 ».

Pour que votre date  s’affiche de manière complète, vous devez modifier le format de votre cellule.

  • Pour cela, sélectionnez la plage de données contenant vos dates ou la colonne entière si cette dernière n’est destinée qu’à ce type de données.
  • Dans l’onglet « Accueil » du ruban, dans la rubrique « Nombre », vous avez un menu déroulant qui par défaut, affiche « Standard ».

Il vous suffit alors de cliquer sur la petite flèche qui déroule les différentes options et de sélectionner :

  • Soit « Date courte » pour que votre date s’affiche sous le format « 01/01/2013 »,
  • Soit « Date longue » si vous souhaitez la formulation complète « mercredi 01 janvier 2014 ».

Autre façon de changer les formats :

Une fois vos données sélectionnées, vous pouvez utilisez le clic droit de votre souris. Vous retrouverez alors l’accès au « Format de cellule » et aux options de « Date » où de nombreuses possibilités vous seront offertes.

Figer des lignes et des colonnes sous Excel 2007 et 2010

figer-volets-excelFiger certaines lignes et/ou colonnes dans sa feuille de calcul Excel peux s’avérer bien pratique et utile lorsque vous avez un important  tableau et que vous ne pouvez pas tout visualiser sur l’écran.

Si vous avez en effet de nombreuses lignes et colonnes et que vous ne pouvez pas tout afficher à l’écran, vous allez devoir utiliser la barre de défilement verticalement et horizontalement et dans ce cas, vous ne pourrez plus voir l’intitulé de vos lignes.

Sauf avoir une très bonne mémoire pour se souvenir que la colonne B et la colonne J correspondent à telles données, vous risquez de vite vous perdre et être obligé de remonter régulièrement au début de votre tableau pour vérifier les en-têtes.

En figeant vos en-têtes, vous pourrez librement naviguer dans votre fichier et avoir toujours à l’écran les titres de vos données.

Pour se faire, vous trouverez dans l’onglet «Affichage» de votre ruban, la commande «Figer les volets».

En cliquant dessus et en fonction de votre besoin, vous aurez le choix :

  • De figer la ligne supérieure si votre tableau est étendu en hauteur
  • De figer la première colonne si votre tableau est étendu en largeur
  • De figer les volets, c’est-à-dire les deux, et la ligne supérieure et la première colonne, si votre tableau est étendu en hauteur et en largeur.

Attention pour figer les deux, vous devez vous positionner dans la cellule qui se trouve en dessous de votre première ligne et à droite de votre première colonne puis utiliser la commande « Figer les volets ».

La navigation dans votre tableau en sera bien plus simple et plus efficace maintenant que vous ne pouvez plus quitter des yeux les en-têtes de vos données.

Bien sûr, si vous souhaitez revenir à l’affichage normal, il vous suffira de re-cliquer sur l’icône «Figer les volet», toujours dans l’onglet «Affichage», et de sélectionner la commande «Libérer les volets».

Toutes les lignes et les colonnes qui ont été figées précédemment seront donc déverrouillées.

Insérer des commentaires à des cellules sous Excel 2010

Il peut être utile d’insérer des notes à vos cellules pour expliquer la donnée qui s’y trouve ou encore, pour vous faire un rappel. Par exemple, vérifier une donnée avant l’envoi ou l’impression de votre fichier ou encore lorsque vous partagez un fichier avec l’un de vos collègues et que vous souhaitez commenter un chiffre ou l’orienter dans le remplissage de sa feuille excel.

commentaires excel

Cela fonctionne un peu comme les mémos que vous collez un peu partout pour ne rien oublier mais sous format informatique.

Pour insérer un commentaire, il suffit de :

  • positionner votre curseur sur la cellule voulue
  • aller dans l’onglet « Révision »
  • cliquer sur « Nouveau commentaire ».

Une petite fenêtre apparaît alors à droite de votre cellule et vous pouvez saisir votre texte librement.

Pour valider votre commentaire, vous devez simplement cliquer hors de la zone de saisie.

Vous pouvez remarquer alors qu’un petit triangle rouge est apparu dans le coin à droite de votre cellule et cette petite icône  vous indique que cette cellule comporte une note. Il vous suffira de survoler la cellule avec ce petit triangle rouge pour lire le commentaire.

Pour effectuer cette action, je vous donne un petit raccourci qui vous fera gagner du temps :

Sélectionner la cellule dans laquelle vous souhaitez mettre votre commentaire, un clic droit avec votre souris et vous pouvez voir apparaître dans la liste la fonction « Insérer un commentaire ».

Si vous souhaitez modifier, afficher, masquer ou encore supprimer un ou plusieurs commentaires, vous trouverez tous les boutons utiles dans l’onglet « Révision ». Vous avez simplement à cliquer sur le bouton correspondant à l’action que vous souhaitez faire.

Pour modifier le format de vos notes si vous voulez, par exemple, changer la taille et la police du texte, mettre en gras, modifier la couleur du texte, etc, vous devez pour commencer Afficher votre commentaire (petit rappel, tout se passe dans l’onglet « Révision » !).

Il ne vous reste plus qu’à sélectionner votre texte, de faire un clic droit avec votre souris et vous verrez alors la fonction « Format de commentaire » où vous pouvez faire toutes vos modifications.

Afficher les formules sur Excel pour vérifier le contenu de votre cellule.

Même si la formule est longue, si le résultat est correcte, on ne voit que ce dernier apparaître. Par conséquent, il est bien utile de pouvoir de temps en temps voir correctement sa formule, et directement dans la cellule de sa feuille.

c’est un bon moyen de voir les éventuelles erreurs et un excellent indicateur qui permet de comprendre une formule. Nous l’utilisons donc très régulièrement durant nos formations d’initiation sur Excel, puisque la structuration d’une formule est le préalable à maîtriser pour être par la suite un peu plus tranquille.

Voici donc la procédure pour afficher votre formule sur excel:

  • Sélectionner sa cellule.
  • Tapez simultanément sur la touche CTRL + ” : cela affichera les formules.
  • Retapez sur les mêmes touches pour produire l’effet inverse, vous retrouverez votre résultat.

Il s’agit de la méthode facile, mais pour accéder à la fonction par le menu, vous pourrez passer par Fichier -> Options puis, Options avancées, et ensuite, afficher les options pour cette feuille. Il faudra alors cocher “Formules dans les cellules”. En décochant vous retrouverez votre résultat.

Les nouveautés et différences d’excel 2013 par rapport à 2010.

Excel 2013 : Les nouveautés et les grands changements sont surtout le confort.

excel 2013Si le confort est la première chose à remarquer, on peut également voir que la nouvelle version d’excel 2013 propose quelques changements que voici.

  • La gestion et le chargement des modèles basiques permet de gagner du temps lors de la création d’un tableau. C’est en effet plus le fond qui est traité que la forme, ce qui permet alors d’avoir des fonctions et des organisations préinstallées. Si les couleurs sont nombreuses, la déco n’est pas le premier objectif, on gagne donc du temps pour aller à l’essentielle puisque la mise en forme peut se gérer plus tard de façon automatique.
  • La création d’un outil “analyse rapide” permet d’anticiper les actions a priori mener comme la mise en forme conditionnelle qui s’adapte au thème et prend donc les couleurs instantanées.
  • Dans la même veine, vous pourrez remplir automatiquement vos données s’il repère une action que vous répétez. Le premier exemple serait de remplir un tableau de données avec des répétitions sur plusieurs colonnes. En cliquant sur la nouvelle option  de “remplissage instannée”, Excel fera le boulot de là où vous êtes en reproduisant la répétition que vous avez faites dans la colonne d’à côté.
  • Le choix des graphiques est également repris et repensé. Jusque là, c’était à nous de choisir le graphique correspondant. Mais avec le nombre croissant de types de graphiques sur excel 2007 et 2010, on prenait autant de temps à tous les essayer pour un final souvent pas adapté à nos données. Aujourd’hui, Excel 2013 vous “impose” le schéma ou le graphique qui correspond le mieux à vos données.
  • Pour le reste, la dextérité s’est clairement amélioré, mais c’est aussi et surtout la mise en ligne sur les solutions cloud de Microsoft qui reste l’essentiel de la réussite du dernier opus de Office.

Astuce pour changer de feuille dans un même classeur excel.

Voilà un astuce rapide qui vous permettra de faire un changement de feuille rapide. Rien d’extraordinaire  mais cette astuce à l’avantage de proposer un gain de temps.

Excel est la référence du tableur pour être rapide et efficace. En aucun cas, excel ne doit être plus complexe et un tableau doit être organiser pour gagner du temps afin d’éviter de faire des tâches répétitives.

C’est pourquoi pour un même sujet, il est préférable de travailler avec des feuilles dans un même classeur lorsqu’on souhaite travailler sur des informations d’évolutions annuelles ou des chiffres qui reprennent les mêmes bases.

La plupart des gens préfèrent plusieurs classeurs pour une organisation qu’ils jugent plus faciles. Ce qui est faut donc pour nous, et c’est pourquoi je vous dis juste comment passer d’une feuille à l’autre sur excel avec votre clavier.

Raccourcis pour faire le changement de feuille dans un même classeur.

CTRLPour cela, vous appuyer sur la touche CTRL et en même temps, vous appuyer sur la flèche du bas, vous permettant ainsi de basculer sur une autre feuille excel. En réalisant successivement l’opération, vous pourrez alors vous balader tranquillement d’une feuille à l’autre.

fleche-bas-haut-excel

En réalisant l’opération inverse, vous pourrez revenir en arrière et ainsi basculer dans la feuille excel supérieur, c’est à dire celle d’avant. Pour cela, il faut appuyer simultanément sur la touche CTRL et la flèche du Haut.

Pour les débutants, je vous conseil d’utiliser ces raccourcis. S’il ne s’agit pas d’un réflexe au premier abord, ce sont les successions de ces utilisations qui fera que vous serez un bon utilisateur. Excel, powerpoint ou autre logiciel, la plupart de bons utilisateurs se bloquent et se forcent à utiliser un raccourcis précis pour ensuite en faire une habitude.

Petit à petit, l’utilisation se met dans votre quotidien et certains raccourcis sur Excel ont une impact sur d’autres logiciels ou sur votre windows tout simplement. s’agissant de liens en pc et mac, l’équivalent sur Excel mac se fait dans les conditions presque identiques, avec pour remplacer la touche CTRL, l’utilisation de la touche CMD, l’ancienne pomme à gauche et droite de votre clavier.