Archives de l’auteur : Jeremy SPAETH

Fonction recherchev d’Excel 2003 – 2013

La fonction recherchev fonctionne sur toutes les versions d’Excel. Pour voir comment elle fonction, voici une liste de cinq étudiants avec leurs notes globales. L’objectif de cet exercice est d’utiliser la fonction Recherchev afin qu’Excel leurs attribue automatiquement un grade suivant d’un commentaire.

fonction recherchevDans le premier tableau, se trouve la liste des étudiants (A2 à A6) avec leur notes (B2 à B6). C’est dans les colonnes C et D que figureront respectivement les Grades et les Commentaires.

Dans le second tableau, se trouve la liste des grades et la liste des commentaires qui s’afficheront dans les colonnes C et D du premier tableau.

Important : Dans le deuxième tableau, il est impératif que les valeurs de la colonne A soient dans l’ordre croissant.

Pour commencer, allez dans la cellule C2, puis tapez la formule suivante :
=recherchev(B2;A9:C13;2)

Appuyez sur Entrer pour valider.

La fonction recherchev à besoin de trois arguments pour fonctionner :

  • B2 correspond à la valeur cherchée. C’est cette valeur qui va permettre à Excel de déterminer le grade.
  • A9:C13, correspond à la plage de valeur de comparaison.
  • Le chiffre 2, fait référence à la colonne B du deuxième tableau. En effet, dans la plage A9:C13, la colone 2 correspond bien aux valeurs B9 à B13.

Pour obtenir les commentaires le principe est le même. La formule sera la suivante :
=recherchev(B2;A9:C13:3)

Ici, seul la dernière valeur a été changé. Pour les commentaires, les valeurs se trouvent dans la colonne numéro 3, autrement dit de C9 à C13).

Pour les étudiant de 2 à 5 il serait intéressant de tirer les cellules en utilisant la poignée de recopie. Toute fois il y a un piège. En faisant cela, la valeur A9:C13 se voie remplacé par A10:C13, ce qui décale la plage de valeur d’une ligne.

Pour remédier à ce problème, il va falloir modifier les formules afin de figer ces valeurs.
Allez sur la cellule C2, puis ajoutez-y le symbole dollar comme dans l’exemple ci-dessous :
=recherchev(B2;A$9:C$13;2)

Faites de même avec la formule se trouvant dans la cellule D2
=recherchev(B2;A$9:C$13;3)

Il est à présent possible d’utiliser la poignée de recopie pour les étudiants 2 à 5

fonction recherchev

Comment mettre en forme un fichier CSV sous Excel 2010

Pour mettre en forme un fichier CSV sous forme de tableau, Excel possède les outils adéquates.
Pour rappel les fichiers CSV (Comma-separated values) est un format de fichier ouvert représentant des données tabulaires sous forme de valeurs séparées par des virgules. Ce format est très largement employé par les logiciels pour l’exportation de leur base de données.

Les fichiers CSV peuvent être ouverts avec Excel. Toutes fois leur présentation n’est pas des plus lisibles, comme l’illustre la capture d’écran ci-dessous.

fichier csv

Les données sont présentées sur plusieurs lignes mais sur une seule colonne. La colonne A en l’occurrence. Heureusement il n’est pas exclu ne remédier à ce problème, et de scinder la colonne A avec autant de colonne que nécessaire.

Sélectionnez la colonne A. Les fichiers CSV étant souvent très gros, il est conseillé de cliquer directement sur la lettre A. Ainsi, l’intégralité de la colonne (de A1 jusqu’à l’infinie) sera sélectionné.

Dans l’onglet Données cliquez sur Convertir. La boite de dialogue suivante apparait :

fichier csvDans Type de données d’origine sélectionner : Délimité, puis Suivant >.

fichier csv

Dans cet exemple, les valeurs sont séparées par des virgules. Ici, dans la partie Séparateurs, Tabulation sera décoché au profit de Virgule. Il est possible que votre fichier ne soit pas séparé par des virgules, voir même séparé par plusieurs séparateurs. Faites les sélections en fonction de la situation. La partie Aperçu de données propose un aperçu en temps réel en fonction des paramètres activé. Cliquez sur Suivant > pour passer à l’étape suivante.

fichier csv

Troisième est dernière étape. Il est possible de formater toutes les cellules du tableau (Format des données en colonnes), de placer le tableau à un endroit bien précis dans le classeur Excel (Destination), avec comme précédemment un Aperçu de données. Cliquez sur Terminer pour valider les paramètres.
A présent les valeurs sont présentées sous forme de tableau. Sa mise en forme est encore un peu brute, mais les colonnes sont bien délimitées et tous les outils de mise en forme sont disponibles.

Office 2010 dans le cloud de Microsoft

Word, Excel et Power Point dans leur version 2010 permettent de sauvegarder des documents sur SkyDrive, le cloud de Microsoft. Outre le fait de pouvoir sauvegarder et modifier vos documents en ligne, le service SkyDrive permet de partager tout ou partie de ces documents avec des tiers personnes.

Ce blog étant dédié à Excel, c’est dont Excel qui servira de support pour cet article. Toutes fois, les différentes étapes seront identiques pour Word et Power Point et donc parfaitement applicables.

Ouvrez Excel pour créer un nouveau document, puis ajoutez-y du contenue afin de ne pas enregistrer un document vide et sans intérêt.

Une fois celui-ci terminé, allez dans l’onglet Fichier, puis Enregistrer et envoyer. Cliquez en suite sur Enregistrer dans le site Web.

Pour ceux qui ne possèdent pas encore un compte de type Windows Live ID, (Hotmail, Messenger ou Xbox Live), la première étape consiste à en créer un. Pour cela cliquer sur S’inscrire à un Windows Live.

Le formulaire d’inscription s’affiche à l’écran. Renseigner les champs obligatoires comme demandé.

La seconde étape sera de se connecter avec ce compte. Pour cela cliquer sur le bouton Connexion.

Troisième et dernière étape, cliquer sur le bouton Enregistrer sous. Excel va enregistrer puis télécharger votre fichier directement dans SkyDrive.

Pour ceux qui le souhaitent, SkyDrive offre la possibilité de créer des dossiers afin de ranger vos documents. Pour cela, avant d’enregistrer votre document, commencer par créer le dossier en cliquant sur le bouton Nouveau.

Votre document est à présent sauvegarder sur le SkyDrive, pour s’en assurer, allez sur la page d’accueil https://skydrive.live.com/. Entrez, votre identifiant. Depuis le site, il sera possible de gérer et de visualiser tous les documents au format :

  • Excel (.xls et .xlsx).
  • Word (.doc et .docx).
  • Power Point (.ppt et pptx).

A l’aide du service Office Web App Preview, il sera même possible de modifier ces fichiers.

Attention toutes fois, Office Web App Preview est une version en ligne de la suite Microsoft Office. Certaine fonctionnalité peuvent ne pas fonctionner avec Office Web App Preview.

Ainsi ne soyez pas surpris si à l’ouverture d’un document un message indique que validation des données ou encore les tableaux croisés dynamique seront désactivés.

Pour conclure cette possibilité peut s’avérer très intéressante pour sauvegarder rapidement des documents sur SkyDrive.

Même si les possesseurs de Windows 7 ou 8, préfèrent utiliser l’application SkyDrive, les possesseurs Office 2010 sous Windows XP et Vista apprécieront cette possibilité.

Enregistrer des documents c’est bien, mais on regrettera toutes fois que Microsoft n’est rien prévue d’aussi pratique pour les ouvrir.