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Faire un tri par les couleurs avec Excel 2007 et 2010

Le tri de couleur a pour objectif de mettre en avant des éléments de votre tableau sans passer par un tri des données.

Depuis la version d’excel 2007, ces couleurs utilisées ne sont plus, juste à titre indicatif pour mettre en valeur des éléments. L’application d’une couleur permet également de créer des catégories, pour faire des tris par la suite, chose qui nous intéresse dans l’exemple de cet article.

L’application de ce tutoriel fonctionne pour les versions 2007, 2010 et bien évidement pour la toute dernière version 2013.
En utilisant le tri de couleur, vous pourrez ainsi mettre en avant certains éléments. Prenons l’exemple du commercial qui pose en vert ses contacts validés et en rouge les refus qu’il a essuyé.tableau sans tri de couleur

En fin de journée pour faire le tri de ses couleurs, rien de plus pratique que de le faire automatiquement, permettant alors de laisser passer que certaines données.

Le tri par couleur sur excel vous permettra de gagner un temps précieux d’observation sur Excel.

Si nous souhaitons mettre en avant les résultats en bleu, il faudra juste, depuis les dernières versions Excel 2007 et 2010, aller dans Données>Filtres, en ayant au préalable sélectionne le tableau des données.

filtre-excel

Vous aurez alors des flèches qui se positionnent sur votre cellule, permettant d’accéder au tri automatique par couleur.tri automatique sur excel

Ensuite il vous suffira de cliquer sur la flèche, pour aller ensuite dans : Filtre par couleur > couleur choisie

après filtre excel

A partir de là, seul les jaunes (dans notre exemple) apparaîtront sur votre feuille excel.

Bien imprimer sur Excel 2010, procédure.

Imprimer sur Excel: Quelque soit la version d’Excel, c’est toujours un casse tête pour imprimer correctement.

Rien ne vaut donc une procédure pour être capable de le faire une bonne fois pour toute et comprendre que Excel n’est pas un éditeur de texte et qu’il lui faut par conséquent quelques indications, indications précieuses qui vous permettront d’imprimer sur Excel.

Si nous prenons l’exemple d’Excel 2010 (pour prendre la version Office la plus utilisée) vous pourrez également l’appliquer à Excel 2007 et à Excel 2013 puisque la dernière version a très peu de changement.

Voici donc les 5 étapes à suivre pour que tout se passe correctement à la sortie de votre imprimante!

  1. Sélectionner à l’aide de votre souris, la partie à imprimer, c’est à dire la zone d’impression.impression-excel
  2. Cliquer sur le menu “mise en page”.
  3. Sélectionner “Zone d’impression” dans le carré mise en page affilié au menu du même nom.
  4. Cliquer sur “Définir”.
  5. Puis aller dans le menu et sélectionner “Impression”.

L’impression est désormais configurée, il ne vous reste plus qu’à mettre le papier! En cas de problème ou pour ajuster un document, vous pouvez également une fois l’opération faîte, changer vos marges, grâce aux options d’impression.
La gestion des marges sur Excel est prédéfinie, il faut donc en profiter. Si vous avez des détails plus précis à demander, il faudra alors les personnaliser.

Le vocabulaire de base

Vous avez pu le voir durant notre formation, le vocabulaire d’Excel est très simple.

Il faut faire le lien avec la vie “réelle”, celle du papier de tous les jours.
En gros rappeler vous d’un classeur avec vos tarifs commerciaux par exemple.

Dans un classeur, il y a des feuilles puis des éléments. Excel s’organise de la même façon.

Pour excel c’est pareil, le document que l’on ouvre comme un “nouveau document”, c’est le classeur, puis en dessous, ce sont les feuilles

  • classeur-excel-2007Voilà ci dessous quelques captures d’écran  avec le classeur, qui prend donc naturellement le titre de votre page (qui pourra changer par la suite avec un “enregistrer-sous” comme nous le verrons plus tard).
  • feuille-excel-2007Voici en dessous la capture d’écran pour une feuille : La feuille, comme la version papier, vous permettra d’en avoir plusieurs et donc de jongler sur des informations différentes, pourtant dans le même document, ou devrais je dire le même classeur (pour la nommer de façon différente, faîtes un clic droit puis sélectionner “renommer” puis taper votre texte et valider en appuyant sur la touche entrée).
  • Pour le reste, il s’agit d’une cellule et pour des groupes de cellules, nous appelons cela la plage

Insérer un tableau excel dans une présentation Powerpoint.

Comment exporter un graphique Excel dans PowerPoint : Tutorial valable pour 2007 et 2010.

Apprendre l’insertion d’un tableau excel dans une présentation Powerpoint.

Lorsqu’il est question de présentation orale, PowerPoint s’est très vite imposé pour créer des diaporamas. Il a beau être le plus conviviale de la famille Microsoft Office, la création de tableau et de graphique reste tout de même ambigue. D’autant plus qu’il utilise Excel de manière native pour créer ce type de contenus ce qui complique les choses… mais les rend intéressantes. Regardons donc comment insérer un tableau excel dans une feuille powerpoint

En effet, avec cette liaison entre Excel et PowerPoint cela rend les graphiques plus dynamiques mais aussi est surtout cela offre la possibilité d’utiliser ses propres tableaux Excel pour la source du graphique PowerPoint.

Pour des raisons pratiques, le fichier.xlsx (Excel) et le fichier.pptx (Power Point) seront placé dans le même dossier. Il est important que les fichiers ne changent pas d’emplacement, ou alors le lien qui les unis sera cassé, ce qui empêcher d’avancer.

Ci-dessous un exemple de tableau Excel, où est lister huit vendeurs avec leurs chiffre d’affaire sur une période d’un moi, le tous répartit sur quatre semaines.

Ouvrez à présent votre fichier PowerPoint. Dans l’onglet Insertion > Graphique. Dans cet exemple c’est le choix de l’histogramme qui est retenu. Une fenêtre Excel s’ouvre avec un modèle de tableau. Les données du tableau sont immédiatement retranscrites dans le graphique.

Pour remplacer les données du modèle par les votre (ici ce sera le fichier.xlsx présenté ci-dessus), il suffit de le sélectionner, puis de cliquer sur Copier. Retourner à présent sur le modèle de tableau, sélectionnez-le à son tour, puis cliquez Collé. Le modèle de tableau devra être remplacé par votre tableau.

Le modèle de tableau étant très petit, il est fort à parier que le vôtre est beaucoup plus grand. Ainsi il sera nécessaire de redéfinir la plage de données que le graphique devra prendre en compte. Retournez dans PowerPoint, dans Outils de graphique, onglet Création, cliquez sur Sélectionner des données.

Excel repasse alors au premier plan avec une boite de dialogue suivante :

Sélectionnez tous votre tableau à l’aide de la souris. La nouvelle plage de données du graphique s’affiche dans le premier champ de la boite de dialogue. La colonne située en bas à gauche indique les légendes du graphique. Quant à la colonne de droite, elle indique les valeurs qui se trouveront sur l’axe des abscisses (l’axe horizontal du graphique). Cliquez sur OK valider.

Les données de votre tableau sont à présent retranscrites sous forme de graphique sous PowerPoint.
Si le tableau fait l’objet de modifications, tel que :

  • des valeurs ou encore les étiquettes, le graphique sera automatiquement mis à jour dans PowerPoint.
  • L’ajout ou la suppression de ligne et de colonnes, il suffit de refaire la sélection de la plage de données comme décrit ci-dessus.

Ajuster une feuille excel mac 2008 pour impression

L’organisation du logiciel excel 2008 pour mac n’a pas exactement la même configuration que les autres versions excel pc. Idem pour Excel 2011 qui est plus moderne.

Pour ajuster une feuille excel sous Office 2008 pour mac, permettant ainsi l’impression de son tableau, il suffit d’utiliser “échelle d’impression”.

Cette fonction doit s’utiliser après la création du tableau.

Ensuite il suffit de sélectionner votre tableau et de faire une sélection d’impression. Après, la validation du bouton “échelle d’impression” permettra de faire le reste. Vous trouverez ce bouton dans la boite à outil pour la version 2008. Pour ceux qui ont excel mac 2011, le bouton s trouve dans l’onglet “mise en page” puis dans le cadre “imprimer”, vous aurez l’échelle d’impression avec le clic qui vous permettra de faire tenir votre tableau sur ce qui vous semble le mieux.

Cet outils excel vous permettra d’avoir un tableau à l’échelle de votre feuille de papier sans vous soucier du contenu. Ayant défini ce même papier dans le format au début du choix du nouveau classeur, il ne reste qu’à poursuivre votre travail, afin de le valider puis bien évidement de l’imprimer par la suite.

Gestion des thèmes sous Excel 2007 et 2010

Lorsque l’on créé un document sous Excel, que ce soit des tableaux ou des graphiques, il est conseillé de commencer par créer le document dans sa globalité avant de ce soucier de son apparence. Bien entendu l’apparence joue un rôle capital dans la lisibilité du document. Le choix des couleurs dépend de la pertinence de l’information mais aussi et surtout des goûts de l’auteur.

C’est pourquoi, certaines entreprises, et plus particulièrement les multinationales impose un code couleur, afin contenir l’imagination d’débordante de ses employés mais aussi et surtout pour garder une certaine continuité dans la mise en forme des documents de l’entreprise.

Excel ne manque d’outils pour personnaliser de façon spontané ses documents, et ainsi répondre à une charte graphique précise. Mais qu’en est-il lorsqu’il faut répéter cette charte graphique fréquemment ? Comment peut-on créer un thème graphique complet sous Excel ? Est-il possible de l’exporter sur d’autres ordinateurs ?

Autant de questions qui vont être le centre d’intérêt de cet article.

Dans l’élaboration d’un thème trois paramètres peuvent être pris en compte : Les couleurs, les polices et les effets. Les réglages figurent dans l’onglet Mise en page.

  1. Pour personnaliser les couleurs, cliquez sur le bouton Couleurs, puis sur Nouvelles couleurs du thème… La boîte de dialogue ci-dessous s’affiche.
    Les modifications se font dans la partie de gauche Couleur du thème. Cliquez sur les boutons de votre choix pour faire apparaitre le nuancier et ainsi remplacer la couleur par défaut, par une couleur personnalisée. Une fois les modifications terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer.
  2. Pour personnaliser les Polices, la procédure est la même que pour les couleurs. Cliquez sur Polices, puis sur Nouvelles polices du thème… Là encore une boîte de dialogue s’affiche pour effectuer les réglages.
  3. Pour les effets, il n’est pas possible de les personnaliser. Choisissez un effet dans la liste déroulante. Cet effet sera appliqué aux formes personnalisé et certaines parties des graphiques.

Votre thème est à présent terminé, et donc utilisable. L’ensemble des réglages on était sauvegardé dans trois fichiers distincts. Pour s’en assurer il suffit de se rendre dans le dossier suivant:

C:\Users\votre_nom_d’utilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Document Themes

Le moins que l’on puisse dire, c’est que le chemin vers ces fichiers n’est pas simple. D’autant plus que le dossier AppData est un dossier caché, ce qui ne rend vraiment pas les choses faciles, surtout si l’on envisage de partager le thème avec d’autres personnes.

Pour remédier à ce problème, retournez dans Excel, toujours dans l’onglet Mise en page, cliquez sur le bouton Thèmes, puis sur Enregistrer le thème actif… Votre thème sera enregistré dans un seul est unique fichier avec l’extension .thmx. Indiquez le dossier dans lequel le fichier. thmx devra être enregistrer puis donnez-lui un nom.

Votre thème est à présent créé et sauvegardé, il est à présent possible de l’importer sur d’autres ordinateurs (équipés d’Excel bien sûr). Sur l’ordinateur hôte, importer le fichier. thmx, par le biais d’une clé USB par exemple, puis ouvrez Excel. Dans l’onglet Mise en page, bouton Thème, allez cette fois-ci sur Rechercher les thèmes… et sélectionnez votre fichier.thmx

Dorénavant votre thème sera toujours disponible dans la liste des thèmes disponible (Mise en page, Thèmes).

Appliquer une mise en forme conditionnelle à une ligne – Exemple sur Excel 2007

C’est avec la venue d’Office 2007 que les mises en forme conditionnelles ont fait leur apparition dans Excel. Cette fonctionnalité peut s’avérer très pratique dans les tableaux de statistiques. En effet, Excel est en mesure de changer la mise en forme des cellules en fonction de leurs contenue.

Mais qu’en est-il lorsqu’il s’agit de changer la mise en forme de toute une ligne du tableau en fonction du contenue d’une seul cellule de ce tableau ? C’est ce qui va être expliqué dans cet article à travers cet exemple.

Le tableau ci-dessus, représente un suivit de propositions commercial. Pour assurer ce suivit, la colonne Etat indique si la proposition commercial est : En cours, Acceptéou Refusé. Cette information est la plus importante de toutes, aussi, il serait intéressant que les lignes du tableau changent de couleurs en fonction de de l’Etat.

Exemple : Accepté   En cour   Refusé

Commençons par créer la règle de mise en forme Accepté. Sélectionnez le tableau comme illustré ci-dessous.

Puis, dans l’onglet Accueil, cliquez sur Mise en forme conditionnelle, Nouvelle règle… BIEN PENSER A SÉLECTIONNER LA ZONE (Colonne, ou ligne ou plage de cellule) AVANT DE FAIRE UNE MISE EN FORME.

Remplissez la fenêtre avec les paramètres figurant dans la capture d’écran ci-dessous.

Apprendre à sauvegarder ses documents de travail Excel : Le format .xlw

Sauvegardez votre espace de travail sous Excel 2007 et 2010

format xlw sur excelIl n’est pas rare d’avoir besoin de visualiser plusieurs tableaux Excel en même temps pour mieux les comparer. On pourrait tous simplement les imprimer sur papier et placer côte à côte les feuilles de papier. Mais ce n’est pas ce qu’il y a de plus pratique, surtout à partir du moment ou les feuilles sont de plus en plus nombreuses.

C’est pourquoi Microsoft propose une alternative avec le format .xlw. Ainsi vos classeurs seront regroupé dans la même fenêtre Excel et sou’vriront tous ensemble d’un simple clique sur un fichier au format .xlw.

Pour ce faire, regroupez les classeurs .xls et .xlsx que vous souhaitez voir dans le même espace de travail dans un dossier.

  • Ouvrez Excel, puis allez dans: Fichier -> Ouvrir, sélectionnez les classeurs .xls et .xlsx puis cliquez sur Ouvrir.

Vos classeurs Excel sont ainsi tous ouverts dans la même fenêtre. Cependant, ils sont tous empilés les uns sur les autres le tout en mode Maximisé.

Cliquez sur le bouton Réduire en haut à droite de chaque classeur Excel. Les classeurs sont ainsi dans des fenêtres flottantes que vous pourrez ajuster à votre convenance.

Après l’enregistrement, l’espace de travail est utilisable grâce au format xlw Excel.

Un fois votre organisation terminée, allez dans l’onglet Affichage, puis cliquez sur Enregistrer l’espace de travail. Dans boite de dialogue qui s’ouvre, attribuez un nom au fichier, puis enregistrez le dans le dossier qui contient tous les classeurs que vous avez ouvert dans Excel.

La prochaine fois que vous souhaiterez retrouver cette espace de travail, il vous suffira de faire un double clique (gauche) sur le fichier.xlw.

Excel s’ouvrira alors immédiatement, et vous retrouverez votre espace de travail tel que vous l’avez enregistrer.

En tous les cas, si vous travaillez sur plusieurs fichiers excel qui s’entrecroisent et qui agissent ensemble, il s’agit d’une solution bien pratique pour être capable de travailler sur les liens entre ces derniers. Les personnes qui utilisent des tableaux de bord par exemple, sauront de quoi on parle !

Les nouveautés d’excel 2013, le renouveau de Microsoft Office

On annonce l’arrivée de la suite Office pour Janvier 2013, et parmi la suite, le plus attendu est bien évidement Excel. Toutes les nouveautés sont donc déjà scrutées par tous les béta testeurs.

Office 2013, au coeur de la stratégie de développement de Microsoft.

Les nouveautés ne sont pas tant dans le développement du logiciel, elles sont surtout dans la définition de sa place. La suite office était avant très officiellement liée à un ordinateur pc, alors que désormais, Office 2013, sera au coeur de la stratégie Microsoft. Il est vrai, Microsoft perd de l’argent pour la première fois depuis 1986, mais on peut aussi les féliciter d’un retour en force, puisque l’arrivée de 2013 matérialise le lancement des nouvelles tablettes, au même titre qu’elle précise l’arrivée de Windows 8.

En stoppant l’intégration d’office 2013 dans les univers Xp et vista, c’est aussi et surtout un bon moyen de rappeler qu’Office ne sera pas que sur pc, il sera également présent sur des supports tels que les tablettes ou les téléphones.

Un point fort pour contre carrer la stratégie d’apple, puisque les mac ne profiteront pas de mises à jour avant quelque temps. L’ipad se retrouve donc mis de côté, et ceci très certainement par la volonté de Microsoft de démontrer que la tablette tactile de Microsoft sera indispensable.

Des nouveautés de partage et d’ergonomie pour Excel 2013.

Hormis la mis en forme automatique, il faut noter la volonté d’excel de désormais s’inscrire dans l’univers cloud. Partage de données en ligne, connexion à son compte cloud par l’intermédiaire de Windows Live, tout sera en ligne pour démontrer qu’Excel reste le numéro des logiciels informatiques, toutes marques confondues.

Dans un univers qui se veut de plus en plus concurrencé

Créer une liste déroulante sur Excel 2010

Créer une liste déroulante sur Excel 2010 ou 2007

Excel 2010 : générer un menu déroulant

Excel est un logiciel detableur faisant partie de la suite Office. Il est sans doute l’outil de bureautique le plus utilisé pour la gestion des données chiffrées.Excel 2010 est la dernière version du logiciel : elle est venue remplacer Excel 2007 (en savoir plus sur les différences entre Excel 2007 et Excel 2010).

L’une des options proposées par Excel 2010 est la création d’une liste déroulante.

Une liste déroulante, qu’est-ce que c’est ?

La liste déroulante (ou menu déroulant) est un élément de l’interface qui permet d’afficher plusieurs options sous forme de liste.
L’utilisateur peut alors choisir un – ou plusieurs – éléments parmi les différents objets listés.
La création d’une liste déroulante sous Excel 2010 est particulièrement simple : elle se fait en 3 étapes.

Etape 1 : saisir les entrées de la liste

Pour générer une liste déroulante sous Excel 2010, l’utilisateur doit d’abord ouvrir le document Excel.

Dans une colonne, il va d’abord lister les entrées affichées dans la liste.

Attention, il ne doit pas y avoir de cellule vide entre deux entrées.

Conseil : pour plus de simplicité, il est plus pratique de saisir les entrées de la liste sur une feuille spécifique du document Excel 2010.

Etape 2 : nommer la liste

Une fois les entrées de la liste saisies, il faut sélectionner l’ensemble des champs entrés et cliquer sur l’onglet « Formule » puis « Définir un nom ».

Une fenêtre « Nouveau nom » s’ouvre alors : dans le champ « Nom », il convient alors de remplir le nom donné à la liste et de valider en cliquant sur « Ok ».

Etape 3 : rattacher la liste à une cellule

La dernière étape consiste à affecter la liste générée à une cellule du tableau.

Dans un premier temps, l’utilisateur doit sélectionner la cellule de destination de la liste déroulante.

Il faut ensuite sélectionner l’onglet « Données » et cliquer sur « Validation des données ». Une fenêtre s’ouvre alors.

Dans l’onglet « Options » de cette fenêtre :

• Sélectionner « Liste » dans le menu « Autoriser » et vérifier que les options « Ignorer si vide » et « Liste déroulante dans la cellule » sont cochées.
• Dans la zone « Source », taper le signe égal suivi du nom de la liste (par exemple, si vous avez appelé la liste « Listing », vous taperez « =Listing »).
• Valider en cliquant sur « OK ».

La liste déroulante est alors opérationnelle.