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Impression d’un tableau trop large sur Excel 2010 et 2013

Première chose à faire, c’est de cliquer sur l’onglet “Mise en page” qui laissera place à un carré de mise en page (qui va de marges à imprimer les titres).

Ensuite dans l’ordre, on va définir la zone d’impression. Au préalable, il faut sélectionner la zone qui nous intéresse, puis on clic “définir la zone d’impression”

Ensuite on prend le temps de définir l’orientation du document.  Pour cela, allez dans  l’onglet mise en page > Orientation > Portrait ou Paysage. Cette étape ne résoudra pas votre problème mais permettra d’avoir une impression plus confortable.

onglet-mise-en-pageEnsuite cliquez en bas à droite de l’onglet pour développer toutes les options de la mise en page de votre feuille excel. (en jaune sur l’image)

Une fenêtre s’ouvre alors et vous permet de détailler beaucoup plus votre mise en page, avec des chiffres qui vous permettront d’être le plus précis possible dans votre présentation.

fenetre mise en page excel

Les quatre onglets sont identiques sur Excel 2007, 2010 et 2013 pour vous rassurer. Le plus important alors pour adapter votre document, ce sera de choisir l’orientation, mais surtout de déterminer l’échelle.
Soit:

  • vous tâtonnez en modifiant le pourcentage de la taille normale.
  • vous ajustez en fonction du nombre de pages, en largeur et en hauteur.

La première solution est idéale lorsque votre document dépasse très largement et qu’il n’est pas énorme, en revanche pour une classeur excel très long, la deuxième solution est plus facile à gérer.

Il vous suffira ensuite de valider, puis de lancer l’impression et votre document sortira en une seule feuille, en deux, ou encore en trois feuilles… à vous de choisir.

N’oubliez pas que vouloir à tout prix sortir une seule feuille n’est pas le mieux si on ne peut rien lire. Sans vouloir les aligner et les scotcher comme on peut voir parfois, choisissez une feuille de large pour 3 ou 4 de long, cela ne gênera personne!

Si vous bloquez sur ce point, laissez nous un commentaire, nous vous proposerons la bonne procédure en fonction de la taille  et du type de votre document.

 

Faire un décalage de cellules en vba

selection-cellule-vba

Dans cet exemple, nous avons la première sélection en A2. L’objectif est grâce à une ligne de code VBA, de la poser en E4.

Si on compte, on pourra voir qu’il suffit de descendre de 2 cellules vers la bas et d’ensuite décaler de 4 cellules vers la droite, ce qui s’apparentrait en formulation abscisse ordonnée, par un +2,+4.

En réalité, le “+” n’a pas beaucoup d’importance, mais il faut le retenir implicitement, puisque le chemin inverse est possible. Vous pourrez donc également remonter le tableau en utilisant des valeurs négatives.

Ainsi, la ligne de code qui nous permettra de faire le changement de cellule sera avec “ActiveCell.Offset”:

Sub selection()
'Sélection pour décaler ma sélection de celllule vers une autre cellule
ActiveCell.Offset(2, 4).Select
End Sub

A noter, l’espace entre la virule et le 4, très important, mais qui devrait se corriger sur les dernières versions (2007 à 2013), si vous faites la faute.

Figer des lignes et des colonnes sous Excel 2007 et 2010

figer-volets-excelFiger certaines lignes et/ou colonnes dans sa feuille de calcul Excel peux s’avérer bien pratique et utile lorsque vous avez un important  tableau et que vous ne pouvez pas tout visualiser sur l’écran.

Si vous avez en effet de nombreuses lignes et colonnes et que vous ne pouvez pas tout afficher à l’écran, vous allez devoir utiliser la barre de défilement verticalement et horizontalement et dans ce cas, vous ne pourrez plus voir l’intitulé de vos lignes.

Sauf avoir une très bonne mémoire pour se souvenir que la colonne B et la colonne J correspondent à telles données, vous risquez de vite vous perdre et être obligé de remonter régulièrement au début de votre tableau pour vérifier les en-têtes.

En figeant vos en-têtes, vous pourrez librement naviguer dans votre fichier et avoir toujours à l’écran les titres de vos données.

Pour se faire, vous trouverez dans l’onglet «Affichage» de votre ruban, la commande «Figer les volets».

En cliquant dessus et en fonction de votre besoin, vous aurez le choix :

  • De figer la ligne supérieure si votre tableau est étendu en hauteur
  • De figer la première colonne si votre tableau est étendu en largeur
  • De figer les volets, c’est-à-dire les deux, et la ligne supérieure et la première colonne, si votre tableau est étendu en hauteur et en largeur.

Attention pour figer les deux, vous devez vous positionner dans la cellule qui se trouve en dessous de votre première ligne et à droite de votre première colonne puis utiliser la commande « Figer les volets ».

La navigation dans votre tableau en sera bien plus simple et plus efficace maintenant que vous ne pouvez plus quitter des yeux les en-têtes de vos données.

Bien sûr, si vous souhaitez revenir à l’affichage normal, il vous suffira de re-cliquer sur l’icône «Figer les volet», toujours dans l’onglet «Affichage», et de sélectionner la commande «Libérer les volets».

Toutes les lignes et les colonnes qui ont été figées précédemment seront donc déverrouillées.

Les raccourcis sur Excel 2013, globalement peu de changement par rapport aux versions précédentes

Un petit rappel nécessaire même si les fonctions de raccourcis restent les mêmes que sur 2007 et 2010

Si vous êtes à l’aise avec votre clavier et que vous souhaitez gagner du temps sur Excel 2013 en mettant votre souris de côté, vous trouverez ci-après les raccourcis des commandes les plus utilisées.

raccourcis excelN’hésitez pas à vous en servir les plus souvent possible jusqu’à ce que ces raccourcis deviennent  des automatismes.

La touche «Ctrl» qui se trouve normalement en bas à gauche de votre clavier, vous permettra d’accéder aux principales fonctions.

Commençons par les chiffres (pour activer la fonction, vous devez appuyer simultanément sur la touche Ctrl et sur le chiffre voulu) :

  • Ctrl+1 vous affichera la boite de dialogue « Format de cellule »
  • Ctrl+2 vous permettra de mettre ou de retirer la mise en forme gras du texte de la cellule sélectionnée
  • Ctrl+3 vous permettra de mettre ou de retirer la mise en forme italique  du texte de la cellule sélectionnée
  • Ctrl+4 vous permettra de mettre ou de retirer le soulignement du texte de la cellule sélectionnée
  • Ctrl+5 vous permettra de mettre ou de retirer l’attribut barré de votre texte
  • Ctrl+6 affichera ou masquera les objets
  • Ctrl+8 affichera ou masquera les symboles du plan
  • Ctrl+9 masquera les lignes sélectionnées
  • Ctrl+0 masquera les colonnes sélectionnées

Sans vous détaillez ici tout l’alphabet, voici maintenant les principaux raccourcis avec les lettres :

  • Ctrl+A sélectionnera votre feuille de calcul ; si celle-ci contient des données, elle ne sélectionnera que la plage active. Pour sélectionner l’ensemble de la feuille, répétez une seconde fois cette combinaison.
  • Ctrl+C copiera les cellules sélectionnées.
  • Ctrl+F affichera la boite de dialogue «Rechercher et Remplacer» avec la sélection de l’onglet «Rechercher» ; Pour afficher cette même boite de dialogue avec cette fois-ci l’onglet «Remplacer», utilisez la combinaison, Ctrl+H.
  • Ctrl+N créera un nouveau classeur.
  • Ctrl+O affichera la boite de dialogue «Ouvrir».
  • Ctrl+P affichera la boite de dialogue «Imprimer».
  • Ctrl+W fermera la fenêtre du classeur sélectionné.
  • Ctrl+Y répétera la dernière action effectuée, tandis que Ctrl+Z aura pour effet d’annuler votre dernière action.

Allez, encore quelques petites combinaisons bien utiles sous Excel:

Ctrl+ ; vous affichera automatiquement la date du jour et Ctrl+ : pour l’heure.

Ctrl+Pg. Suiv vous permettra de passer d’un onglet à l’autre, de gauche à droite et Ctrl+Pg. Préc de passer d’un onglet à l’autre de droite à gauche

Ctrl+ ajoutera une ligne ou une colonne et Ctrl-, au contraire, supprimera une ligne ou une colonne.

Voilà donc un résumé des raccourcis sur excel qui pourra bien vous être utile si vous souhaitez automatiser quelques tâches!

Afficher les formules sur Excel pour vérifier le contenu de votre cellule.

Même si la formule est longue, si le résultat est correcte, on ne voit que ce dernier apparaître. Par conséquent, il est bien utile de pouvoir de temps en temps voir correctement sa formule, et directement dans la cellule de sa feuille.

c’est un bon moyen de voir les éventuelles erreurs et un excellent indicateur qui permet de comprendre une formule. Nous l’utilisons donc très régulièrement durant nos formations d’initiation sur Excel, puisque la structuration d’une formule est le préalable à maîtriser pour être par la suite un peu plus tranquille.

Voici donc la procédure pour afficher votre formule sur excel:

  • Sélectionner sa cellule.
  • Tapez simultanément sur la touche CTRL + ” : cela affichera les formules.
  • Retapez sur les mêmes touches pour produire l’effet inverse, vous retrouverez votre résultat.

Il s’agit de la méthode facile, mais pour accéder à la fonction par le menu, vous pourrez passer par Fichier -> Options puis, Options avancées, et ensuite, afficher les options pour cette feuille. Il faudra alors cocher “Formules dans les cellules”. En décochant vous retrouverez votre résultat.

Astuces : Renvoi à la ligne dans une cellule sur Excel 2007.

Il ne s’agit pas d’une révélation, mais nous nous engageons à produire des astuces comme des tutoriaux techniques. C’est pourquoi vous pourrez, tout spécialement dans cet article, vous rendre compte à quel point il est facile d’utiliser excel depuis la version 2007.

Dès qu’excel est utilisé avec du texte, on est toujours moins à l’aise qu’avec Word. Par conséquent, voici pour cet article, comment faire un renvoi à la ligne dans une cellule excel.

Figure 1 : Texte sans renvoi

Figure 1 : Texte sans renvoi

Dans la première image, vous pourrez voir que le texte contenu dans la cellule déborde. Vous pourrez alors jouer avec la largeur des colonnes, mais ce n’est pas forcément ce qu’il y a de plus pratique lorsque vous souhaitez travailler sur une seule page et que vous avez déjà une idée de ce que donnera votre impression. Ceci n’a pas d’intérêt pour des nombres, mais pour des classements de bases de données de noms par exemple, la présentation sera plus agréable et plus uniforme avec le renvoi à la ligne.

Figure 2 : Bouton de renvoi à la ligne

Figure 2 : Bouton de renvoi à la ligne

Depuis 2007, la fonction est directement visible et il vous suffit de:

  1. Cliquez sur la cellule, afin de la sélectionner.
  2. Cliquez ensuite sur le bouton se trouvant dans la section “alignement” : “Renvoyez à la ligne automatiquement”. Ce renvoi sera effectif sur la cellule sélectionné. Pour annuler votre renvoi, il suffit de recliquer sur le même bouton, ou alors d’annuler grâce à l’action CTRL + Z.
    Si vous souhaitez étendre cette fonction, il faut soit, sélectionner toute la feuille, soit sélectionner la colonne ou la ligne qui vous intéresse.

 

Les nouveautés et différences d’excel 2013 par rapport à 2010.

Excel 2013 : Les nouveautés et les grands changements sont surtout le confort.

excel 2013Si le confort est la première chose à remarquer, on peut également voir que la nouvelle version d’excel 2013 propose quelques changements que voici.

  • La gestion et le chargement des modèles basiques permet de gagner du temps lors de la création d’un tableau. C’est en effet plus le fond qui est traité que la forme, ce qui permet alors d’avoir des fonctions et des organisations préinstallées. Si les couleurs sont nombreuses, la déco n’est pas le premier objectif, on gagne donc du temps pour aller à l’essentielle puisque la mise en forme peut se gérer plus tard de façon automatique.
  • La création d’un outil “analyse rapide” permet d’anticiper les actions a priori mener comme la mise en forme conditionnelle qui s’adapte au thème et prend donc les couleurs instantanées.
  • Dans la même veine, vous pourrez remplir automatiquement vos données s’il repère une action que vous répétez. Le premier exemple serait de remplir un tableau de données avec des répétitions sur plusieurs colonnes. En cliquant sur la nouvelle option  de “remplissage instannée”, Excel fera le boulot de là où vous êtes en reproduisant la répétition que vous avez faites dans la colonne d’à côté.
  • Le choix des graphiques est également repris et repensé. Jusque là, c’était à nous de choisir le graphique correspondant. Mais avec le nombre croissant de types de graphiques sur excel 2007 et 2010, on prenait autant de temps à tous les essayer pour un final souvent pas adapté à nos données. Aujourd’hui, Excel 2013 vous “impose” le schéma ou le graphique qui correspond le mieux à vos données.
  • Pour le reste, la dextérité s’est clairement amélioré, mais c’est aussi et surtout la mise en ligne sur les solutions cloud de Microsoft qui reste l’essentiel de la réussite du dernier opus de Office.

Astuce pour changer de feuille dans un même classeur excel.

Voilà un astuce rapide qui vous permettra de faire un changement de feuille rapide. Rien d’extraordinaire  mais cette astuce à l’avantage de proposer un gain de temps.

Excel est la référence du tableur pour être rapide et efficace. En aucun cas, excel ne doit être plus complexe et un tableau doit être organiser pour gagner du temps afin d’éviter de faire des tâches répétitives.

C’est pourquoi pour un même sujet, il est préférable de travailler avec des feuilles dans un même classeur lorsqu’on souhaite travailler sur des informations d’évolutions annuelles ou des chiffres qui reprennent les mêmes bases.

La plupart des gens préfèrent plusieurs classeurs pour une organisation qu’ils jugent plus faciles. Ce qui est faut donc pour nous, et c’est pourquoi je vous dis juste comment passer d’une feuille à l’autre sur excel avec votre clavier.

Raccourcis pour faire le changement de feuille dans un même classeur.

CTRLPour cela, vous appuyer sur la touche CTRL et en même temps, vous appuyer sur la flèche du bas, vous permettant ainsi de basculer sur une autre feuille excel. En réalisant successivement l’opération, vous pourrez alors vous balader tranquillement d’une feuille à l’autre.

fleche-bas-haut-excel

En réalisant l’opération inverse, vous pourrez revenir en arrière et ainsi basculer dans la feuille excel supérieur, c’est à dire celle d’avant. Pour cela, il faut appuyer simultanément sur la touche CTRL et la flèche du Haut.

Pour les débutants, je vous conseil d’utiliser ces raccourcis. S’il ne s’agit pas d’un réflexe au premier abord, ce sont les successions de ces utilisations qui fera que vous serez un bon utilisateur. Excel, powerpoint ou autre logiciel, la plupart de bons utilisateurs se bloquent et se forcent à utiliser un raccourcis précis pour ensuite en faire une habitude.

Petit à petit, l’utilisation se met dans votre quotidien et certains raccourcis sur Excel ont une impact sur d’autres logiciels ou sur votre windows tout simplement. s’agissant de liens en pc et mac, l’équivalent sur Excel mac se fait dans les conditions presque identiques, avec pour remplacer la touche CTRL, l’utilisation de la touche CMD, l’ancienne pomme à gauche et droite de votre clavier.

Faire un lien entre deux classeurs sur Excel 2007 ou 2010

La précision du type de versions n’est pas vraiment utile puisque la procédure est vrai sur le toute dernier excel d’office 2013 et l’est également depuis 2003. Mais si la sémantique est identique, il ne faut pas oublier que le principal c’est le visuel et c’est précisément ce qui change sur les dernières versions.

Bref, pour les versions 2007 et 2010, il faut tout d’abord ouvrir les deux classeurs. Le classeurs s’identifie par son nom et son chemin d’accès direct. C’est la définition de ces deux éléments que l’on intègre dans Excel, permettant ainsi de définir le chemin d’accès de votre cellule.

lien-classeur-excel

Ensuite, pour passer d’un classeur à un autre (attention à ne pas mélanger un classeur et une feuille), il faut actionner le bouton  “changement de fenêtre” que vous trouverez à droite, dans l’onglet “affichage”.

A partir de là, il faut démarrer votre fonction, exactement de la même façon que pour un échange de lien entre deux feuilles d’un même classeur, mais cette fois ci, vous irez cherchez la cellule qui vous intéresse en effectuant un changement de fenêtre.

Ainsi, la cellule D5 d’une feuille A d’un classeur C aura dans votre feuille, la définition suivante : =[classeurC]feuilleA!D5.

Rien de plus facile donc, d’échanger des informations entre classeur. Le seul hic, c’est évidement si vous changer la destination de votre fichier.

Pour résumer, c’est qu’excel fait le travail de tracer l’endroit ou se trouve notre fichier et intègre la localisation de la cellule distante dans notre fichier, classeur puis feuille.

Dupliquer une donnée pour l’intégrer dans toutes les feuilles d’un classeur

Si vous avez besoin d’intégrer une nouvelle colonne ou un nouvel élément dans toutes les feuilles de votre classeur, Excel vous permet de le faire automatiquement.

Pour cela, il faut aller en bas de votre première feuille > faire un clic droit > sélectionner toutes les feuilles > puis il faut faire votre action, qui peut être l’ajout d’un nombre, l’ajout d’une colonne ou la mise en place d’un calcul.feuilles-excel

Ensuite, votre “action” sera présente sur toutes vos feuilles, vous économisant ainsi un temps précieux!

Ainsi dans l’exemple de l’image, il y a des tableaux pour répertorier les différents vins, permettant ensuite de définir des coûts de transport.
Si par exemple vous avez besoin d’une colonne de caractéristique supplémentaire qui s’applique à toutes les sortes de vins, vous aurez alors ce qu’il faut pour