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Créer une base de données Excel pour faire un publipostage avec Word

Préparer une base de données de nom sur Excel et s’en servir ensuite sur Word

Pour envoyer un courrier à plusieurs destinataires où seuls les coordonnées et quelques informations diffèrent, nous allons voir comment créer une base de données sous Excel et utiliser cette même base pour faire un publipostage avec Word.

Pour réaliser un publipostage, nous devons dans un premier temps créer une base Excel qui comportera toutes les informations nécessaires pour réaliser notre fusion.

Nous créerons par la suite notre courrier type sur Word en utilisant la fonction publipostage afin que Word puisse aller chercher toutes nos données dans notre base Excel.

Imaginons que nous devons envoyer un courrier à tous les parents d’une classe de 5ème pour les informer des résultats scolaires de chacun des élèves.

Nous allons donc commencer par ouvrir Excel et créer la base qui nous servira de source de données en indiquant toutes les informations dont nous aurons besoin sur notre courrier.

Attention, la première ligne de votre base doit uniquement indiquer les en-têtes de vos colonnes.

Si vous souhaitez ajouter un titre à votre tableau, utiliser la fonction En-tête dans l’onglet Insertion mais vous ne devez pas ajouter de ligne entre votre ligne comportant les titres de vos colonnes et la première ligne de votre tableau.

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Notre tableau comportera ainsi toutes les coordonnées des parents, le prénom de l’élève, les notes obtenues ainsi que sa moyenne et les commentaires éventuels des professeurs.

Il ne nous reste plus qu’à saisir nos informations :

liste word pour publipostage

Nous avons terminés sur Excel et il nous suffit maintenant d’enregistrer notre fichier à l’emplacement souhaité et à le fermer.

Dans la seconde étape, nous allons travailler sur Word pour créer notre courrier type et insérer nos champs de fusion correspondant à notre fichier Excel et pouvoir ainsi effectuer notre publipostage.

Une fois saisie l’expéditeur, le lieu et la date, nous devons dans l’emplacement « Destinaire » que je vous ai indiqué par un carré rouge, devoir insérer les champs de fusion correspondants aux intitulés de nos colonnes de notre fichier Excel et pour cela, nous allons travailler avec les fonctions de l’onglet Publipostage de Word.

base de donnée excel pour publipostage

 

La première fonction Démarrer la fusion et le publipostage nous permet d’indiquer sur quel type de document nous travaillons.

Par défaut, Word nous indique Document Word normal. Pour notre exemple, s’agissant d’une simple lettre, nous pouvons soit laisser ce type de document, soit sélectionner Lettres mais ce qui est intéressant, c’est que nous voyons que nous pouvons également faire des publipostages sur des étiquettes ou des enveloppes par exemple en fonction de nos besoins.

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Une fois le type de document sélectionné, nous allons lier notre document Word à notre base Excel et pour cela nous allons utiliser la fonction Sélection des destinataires et sélectionner Utiliser la liste existante étant donné que nous avons créé notre base Excel contenant les informations dont nous avons besoin.

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Une nouvelle fenêtre Sélectionner la source de données s’ouvre alors et nous allons rechercher notre fichier Excel à l’emplacement où nous l’avons enregistré.

Ensuite, soit vous double-cliquez sur votre fichier soit vous le sélectionnez et cliquer sur le bouton Ouvrir qui se trouve en bas à droite de la fenêtre.

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Une fois votre fichier ouvert, vous voyez apparaître une nouvelle fenêtre Sélectionner le tableau  vous permettant de sélectionner la feuille de votre classeur Excel qui contient les données que vous voulez utiliser pour votre publipostage. Un petit conseil, nommer vos feuilles pour vous y retrouver plus facilement sinon par défaut Excel les nommera Feuil1, Feuil2, Feuil3, etc.

Je sais que mes données se trouvent sur la feuille que j’ai nommé en amont Notes du 1er trimestre, je la sélectionne et utilise le bouton Ok pour valider.

Vérifiez toujours que la ligne qui indique « La première ligne de données contient les en-têtes de colonnes » soit bien cochée ; Elle l’est normalement par défaut mais un petit coup d’œil ne sera pas superflu car c’est une fonction important car c’est ainsi que vont être nommés nos champs de fusion.

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Une fois mon fichier et ma feuille sélectionnés, nous pouvons voir que de nouvelles fonctions sont maintenant utilisables dans le bloc Champs d’écriture et d’insertion de mon onglet Publipostage, ce qui n’était pas le cas avant, ces fonctions étant grisées et inaccessibles.

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La fonction qui va nous intéressée ici est Insérer un champ de fusion et en cliquant dessus, je vois que je retrouve toutes les en-têtes de mes colonnes de ma base de données Excel.

Nous nous positionnons donc là où nous souhaitons insérer nos champs de fusion et nous les indiquons un par un.

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Dans notre encart où nous devons indiquer le destinataire, nous insérons donc les champs « Titre », « Nom », « Adresse », « Code_Postal » et « Ville ».

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Nous pouvons maintenant continuer notre courrier et insérer au fur et à mesure nos champs de fusion là où c’est nécessaire, toujours en utilisant la fonction Insérer un champ de fusion.

Notre courrier est terminé !

Je vous conseille d’enregistrer votre lettre type avant de démarrer le publipostage. Ainsi, dans notre exemple, nous pourrons utiliser la même lettre pour envoyer les notes du second  trimestre et il ne nous restera juste à sélectionner une autre feuille de notre classeur ou un autre fichier grâce à la fonction Sélection des destinataires et à modifier notre source de données.

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Pour la dernière étape, il nous reste à fusionner nos lettres et pour cela, nous allons utiliser la fonction Terminer & fusionner de l’onglet Publipostage.

Si nous cliquons sur la flèche permettant de dérouler toutes les options, nous voyons que nous avons plusieurs possibilités : Modifier des documents individuels, Imprimer les documents, Envoyer des messages électroniques.

Avant d’imprimer, nous voulons être sûr de ce que donne nos courriers, nous allons donc sélectionner Modifier des documents individuels

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Une fois que vous avez cliquez sur Modifier des documents individuels, vous pouvez voir une nouvelle fenêtre apparaitre intitulée Fusion avec un nouveau document et par défaut, Fusionner les enregistrements, le choix  « Tous » est coché.

Pour notre exemple, nous allons laisser ainsi mais vous pourriez tout à fait ne fusionner que certaines lignes avec le choix « De :          A :        »

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Nous validons avec la touche Ok et un nouveau fichier s’ouvre alors avec toutes nos lettres personnalisées ; Tous les champs de fusion que nous avions inséré dans notre lettre type ont été remplacés par les données de notre fichier Excel.

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Copier – Coller plusieurs éléments avec le Presse papier de Excel 2010

Pour tout utilisateur régulier des logiciels du pack office, nous connaissons tous les fonctions copier – coller.

Mais nous avons aussi dans Microsoft une fonction nommée Presse-papiers qui est d’ailleurs sous-utilisée et pourtant est des plus pratiques pour copier-coller plusieurs éléments dans Excel ou tout autre logiciel de la suite office.

Dans l’onglet Accueil, groupe Presse-Papier, il vous suffit de cliquer sur la petite icône en bas à droite pour afficher le volet Presse-Papier.

Presse papier - 1

En cliquant sur cette icône, une nouvelle fenêtre s’affiche à la gauche de votre classeur.

 

Presse papier - 2

A partir d’ici, vous pouvez copier le nombre d’éléments que vous souhaitez. Ils s’afficheront au fur et à mesure dans la bibliothèque du Presse-Papier.

Je prends un exemple tout simple mais valable même pour un grand nombre de données que nous souhaitons copier et coller.

Comme vous pouvez le voir plus haut, mon premier onglet « Factures 2013 » comporte le montant total des factures par mois, et mon second d’onglet, une représentation graphique de ces données.

Presse papier - 3

Je souhaite copier la donnée du montant total de mes factures pour l’année se trouvant dans le premier onglet et mon graphique de mon second onglet dans un nouvel onglet pour regrouper les deux.

Je pourrai bien sûr aller copier ma première donnée et aller la copier dans ma Feuil3 puis aller copier mon graphique et aller le copier dans ma Feuil3 mais si nous avons beaucoup de données à des emplacements différents, cela peut vite devenir long et fastidieux.

D’où tout l’intérêt du Presse-papier.

Je me positionne dans ma première feuille, sélectionne ce que je souhaite et copie ces données (Ctrl + C en raccourci pour gagner du temps). Je vois de suite que ce que j’ai copié, c’est de suite ajouter dans le presse-papier.

Presse papier - 4

Je fais de même avec mon graphique qui se trouve dans le second onglet qui s’ajoute également dans la bibliothèque du Presse-Papier.

Presse papier - 5

Je vais maintenant dans ma Feuil3 et il ne me reste plus qu’à cliquer sur les éléments que je souhaite coller ou cliquer sur le bouton Coller tout si je veux toutes les données copiées.

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Le presse-Papier peut être très pratique pour copier des données d’Excel et aller les coller dans Word ou tout autre logiciel du pack Office.

Par exemple, j’ouvre un nouveau document Word et je retrouve mon volet Presse-papier avec mes données Excel et il ne reste plus qu’à cliquer sur Coller tout.

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Nommer une feuille ou un classeur sur Excel

Nommer une feuille et faire appel à une feuille différente sur excel.

Nommer une feuille sur Excel n’a rien à voir avec renommer la feuille sur laquelle on travail.

nommer-feuille-excelPour donner un nom sur la feuille du classeur sur laquelle on travail, il suffit de faire un clic droit sur l’image et de cliquer sur renommer.

Mais renommer la feuille ne vous permettra pas d’aller la chercher, pour cela il faut au delà de son nom, expliquer à excel ce que c’est.

Un feuille se nomme de cette façon : “nomfeuille!“. C’est le point d’exclamation à la fin du nom de la feuille qui indique qu’il s’agit bien d’une feuille.

Pour un classeur, c’est pareil, il faudra le nommer à la façon excel : En l’occurrence, avec des crochets de cette façon [classeur1].

Ces éléments inquiètent souvent à tort ceux qui souhaitent travailler avec Excel. C’est en tout cas le seul moyen d’aller chercher des autres tableaux, des autres feuilles ou des autres classeurs.

ecriture-feuilleEn revanche, à défaut de l’écrire, en allant chercher votre cellule directement dans la feuille citée, vous aurez l’écriture du chemin qui se fera tout seul, comme par exemple :

Actualiser son tableau croisé dynamique sous Excel 2007

Si la base source de votre Tableau Croisé Dynamique se trouve dans le même classeur Excel, il vous est sans doute arrivé d’ajouter des données à votre base source et de ne pas réussir à actualiser votre tableau croisé dynamique.

Nous allons voir pourquoi et comment y remédier.

Pour exemple, nous allons imaginer qu’occasionnellement, nous vendons des fleurs sur un marché et que nous faisons un suivi de nos ventes, comme le présente le tableau ci-après :

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Les données telles quelles sont difficilement exploitable et nous avons donc généré un Tableau Croisé Dynamique :

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Pour rappel :

Pour générer le Tableau Croisé Dynamique, vous devez vous positionner dans une cellule à l’intérieur de votre tableau source puis dans l’onglet Accueil, vous trouverez la fonction Tableau Croisé Dynamique.

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Maintenant, essayons d’ajouter une ligne à notre base source :

Le 30 mai 2014, j’ai décidé d’ajouter des Mimosas à mes ventes et j’en ai vendu 112.

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Je retourne sur l’onglet de mon Tableau Croisé Dynamique et aucun changement ; Mon tableau est toujours identique et mes Mimosas n’apparaissent nulle part.

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Dès l’instant que je clique à l’intérieur de mon Tableau Croisé Dynamique, nous pouvons voir que l’outil Tableau Croisé Dynamique est apparu et que nous avons accès à deux nouveaux onglets : Option et Création

Nous allons donc essayer en passant par l’onglet Option où nous avons la fonction Actualiser

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Je clique sur Actualiser et … rien ne se passe ! Mes Mimosas n’apparaissent toujours pas.

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Pourquoi ?

Rappelez vous, quand vous générez votre Tableau Croisé Dynamique, Excel vous défini votre base source qui comprend vos données initiales, à savoir dans notre exemple, de la cellule A1 à la cellule C47.

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Par conséquent, en ajoutant une ligne en dessous de notre base source définie initialement, Excel ne peux pas la prendre en compte.

Deux solutions dans ce cas là :

1- Soit vous ajouter votre ligne supplémentaire à l’intérieur de votre tableau. Peu importe où mais la ligne ajoutée doit impérativement être inséré entre la première et la dernière ligne de notre base source initiale.

Par exemple, j’insère ma ligne « Mimosas » en date du 30/05/2014 entre les Roses et les Orchidées, comme ci-après :

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Maintenant, si je retourne dans la feuille de mon Tableau Croisé Dynamique et que je clique  sur la fonction Actualiser qui se trouve dans l’onglet Option, je vois bien mon Tableau à jour avec les Mimosas qui ont été ajoutés.

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2- Si par contre, votre suivi est comme dans notre exemple, c’est-à-dire afficher par date et que vous ne souhaitez pas à avoir à chaque fois à re-trier vos données parce que vous avez dû insérer vos lignes à l’intérieur de votre tableau initial, nous allons donc devoir cette fois-ci redéfinir notre base source.

Imaginons que le 03/06/2014, nous faisons un nouveau marché et que nous ajoutons donc ces nouvelles données à la suite des précédentes.

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Si nous essayons par la fonction Actualiser, nos nouvelles données étant en dessous de la base source initialement définie, celles-ci ne seront pas prises en compte.

Nous allons donc devoir changer notre base source et la redéfinir.

Pour cela, nous allons simplement dans la feuille où se trouve notre Tableau Croisé Dynamique, utiliser la fonction Changer la source de données qui se trouve également dans l’onglet Option de l’outil Tableau Croisé Dynamique.

(Attention, à bien toujours vous positionner à l’intérieur de votre tableau pour qu’apparaissent ces outils).

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Une fois que vous avez cliquez sur la fonction Changer la source de données, vous êtes automatiquement rebasculer dans la feuille contenant votre base source et la fenêtre Modifier la source de données du tableau croisé dynamique s’affiche alors.

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Il ne vous reste donc plus qu’à redéfinir votre zone en sélectionnant les données ajoutées et à cliquer sur Ok.

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Votre tableau croisé dynamique est alors mis à jour et toutes les nouvelles données prises en compte.

 

Changer la couleur d'une cellule si la valeur est différente

Changer la couleur d’une cellule si la valeur est différente

Pour changer la couleur d’une cellule si la valeur est différente il faut créer une règle de mise en forme conditionnelle pour la cellule en question.

Exemple :

Dans la Feuil1, cellule C3 est saisit le nombre 22. Lorsque cette valeur sera modifiée par une valeur quelconque, la couleur de trame de la cellule deviendra rouge.

Mise en pratique :

Sélectionnez la cellule C3, puis dans l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnel -> Nouvelle règle…

Dans Sélectionnez un type de règle, choisissez l’option : Appliquer une mise en forme uniquement aux cellules qui contiennent.

Dans Modifier la description de la règle, sélectionner à l’aide des menus déroulants les options : Texte spécifique et ne contenant pas.

Dans le champ (à droite) saisissez 22, la valeur de la cellule C3.

A présent, cliquez sur le bouton Format… Depuis l’onglet Remplissage sélectionnez une couleur (ici ce sera du rouge).

Pour finir, cliquez sur OK pour fermer les boites de dialogues et valider les paramètres.

Mise en application :

La mise en forme de la cellule C3 reste inchangée le moment. Changez sa valeur (55 par exemple). La couleur de trame de la cellule doit devenir rouge.

Nota 1 : La règle peut s’appliquer sur plusieurs cellules contenant la même valeur. Pour cella elles devront être toutes sélectionnées avant de cliquer sur Mise en forme conditionnel…

Nota 2 : La règle ne peut pas s’appliquer sur plusieurs cellules ne contenant pas la même valeur. Dans ce cas, il faudra créer autant de règle qu’il n’y a de cellules.

Répéter une ligne de titres pour l’impression sur Excel 2007

Vous avez un tableau comportant de nombreuses lignes et qui par conséquent représente plusieurs feuilles d’impression.

Nous allons voir comment nous pouvons répéter une ligne de titre afin de l’imprimer automatiquement sur chaque feuille.

Cette procédure est valable sur excel 2007, 2010 et 2013.

Pour notre exemple, je viens de créer un tableau pour le suivi de nos stagiaires qui comporte 6 colonnes et 125 inscriptions comme ci-après :

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Je souhaite imprimer ce tableau de suivi et si je vais dans l’aperçu avant impression :

(Bouton Office – Imprimer – Aperçu avant impression)

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Lors de mon aperçu,  je peux voir que ma première page est parfaitement présentée :

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Sauf que pour toutes mes pages qui vont suivre, je m’aperçois que mes titres n’apparaissent plus :

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Bien sûr, vous pourriez faire un copier-coller de la ligne comportant vos en-têtes mais cela signifie que si vous faites la moindre modification comme ajouter ou supprimer une ligne, toutes vos lignes de titres seraient elles-mêmes décalées et vous n’auriez plus qu’à tout recommencer.

Pour que notre ligne de titres s’imprime de façon automatique, nous allons aller dans l’onglet Mise en page et utiliser la fonction Imprimer les titres

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En cliquant sur Imprimer les titres, une nouvelle fenêtre mise en page s’ouvre et vous pouvez voir dans la rubrique Titres à imprimer, la fonction Lignes à répéter en haut

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Je clique sur le symbole qui va me permettre d’indiquer à Excel quelle ligne je souhaite qu’il répète lors de l’impression de mon tableau.

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La fenêtre Mise en page – Lignes à répéter en haut s’ouvre et il ne me restera plus qu’à sélectionner la ou les lignes sélectionnées.

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Dans mon exemple, je sélectionne de la ligne 1 à 4 car je souhaite aussi qu’il prenne le logo en compte et je valide.

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Je retrouve ma fenêtre précédente et je valide en cliquant sur OK.

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Je retourne dans mon aperçu avant impression et je vois que pour n’importe laquelle de mes pages, Excel m’imprimera bien automatiquement toutes les lignes sélectionnées.

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Dupliquer un classeur excel.

excel 2013Pour les besoins d’un suivi client ou chiffre d’affaire, dupliquer un classeur excel peut s’avérer précieux.

La duplication n’est pas très difficile, mais n’a pas les mêmes méthodes  en fonction du contenu. S’il s’agit de faire la différence entre ce que vous souhaitez copier, dupliquer ou retranscrire.

L’exemple d’un classeur avec une dizaine de feuilles à l’intérieur, représentants différents clients. Pour reprendre ce classeur pour chaque mois de l’année, la duplication passera par la fonction “enregistrer sous” puis “nom.xls”.

A partir de là vous pourrez préparer votre travail pour l’année entière.

Juste un point pour les autres données à dupliquer, qui ne sont pas des classeurs.

  • Pour un cellule, ou une plage de cellule : Il faut tout simplement faire un copeir/coller.
  • Pour dupliquer une feuille :Clic droit en bas, sur le nom de la feuille, puis dupliquer.
  • Pour dupliquer un classeur :Enregistrer-sous, puis on renomme ce classeur dans le fichier de destination voulu.

 

Faire un renvoi à la ligne sur excel 2014 : Astuce de la semaine

Les passionnés comme les confirmés me diront que ce n’est pas la découverte de la semaine, mais rappelons nous la première fois que nous avons chercher à faire un renvoi à la ligne dans une cellule excel…!

Pas très facile, même plutôt casse tête pour les non-initiés.

Voilà donc la procédure sur Excel 2014 (respectivement utilisé sur la version 2010 et 2007 de la même façon) :

  • Allez dans l’onglet d’accueil
  • Sélectionner la partie “alignement” qui se trouve au milieu de ce bandeau
  • Pré-sélectionner votre cellule, ou pour appliquer la règle à toute la page, faire une “selectionnez tout”
  • Puis, il suffit de cliquez sur “Renvoyez à la ligne automatiquement

Voilà la capture sur Excel 2014 ci dessous, pour vous permettre de comprendre au visuel.

retour-ligne-excel

Bref, rien de compliqué, mais c’est tout de même bien pratique d’en profiter !